Heutzutage erhalten wir Dokumente über viele verschiedene Wege und Kanäle – sei es der Vertrag oder weitere Schriftstücke per Post, die Rechnung des bestellten Buches zum Download im Amazon-Portal, die Auftragsbestätigung als PDF-Anhang in der E-Mail oder Dokumente, die bereits im Datei-Explorer auf dem PC liegen.
Allein diese vier Beispiele zeigen, wie vielfältig die Quellen von Dokumenten sein können und lässt erahnen, wie viel Arbeit es als Anwender ist, den Überblick über all diese Quellen zu behalten.
Um die Herausforderung „Überblick behalten“ erfolgreich zu meistern, muss es ein einfaches Ziel geben: Alle Dokumente sicher an einem Ort archivieren und leicht wiederfinden.
Wie genau dieses Ziel erreicht werden kann und was digitales Dokumentenmanagement damit zu tun hat, erfährst Du im folgenden Artikel.
Die Lösung des Problems: Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
Um das oben beschriebene Ziel zu erreichen, bietet sich der Einsatz eines sogenannten Dokumentenmanagementsystems für Anwender an.
Was genau ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Eine einfache Definition besagt:
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beinhaltet im Kern die einfache und schnelle Erfassung, die sichere Ablage und das effektive Finden von Dokumenten […]. (Quelle: docutain.de)
Hinweis:
Häufig werden die Begriffe DMS und ECM synonym verwendet, wobei die Abkürzung ECM für „Enterprise Content Management“ steht. In einem ECM können neben Dokumenten weitere, unstrukturierte Daten verwaltet werden, wohingegen beim Dokumentenmanagementsystem vor allem die strukturierten Daten archiviert werden.
Kernkomponenten und Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems
Wie sich aus der Definition bereits ableiten lässt, wird ein Dokumentenmanagementsystem durch verschiedene Funktionalitäten charakterisiert, die sich gemäß der Association for Intelligent Information Management (AIIM) in folgende Schwerpunkt-Themen gliedern lassen:
2. Verwalten/Indexieren von Dokumenten
1. Erfassen von Dokumenten
Die Erfassung eines Dokumentes kann in Form von Import eines bereits digitalisierten PDFs passieren oder durch Einscannen des Dokumentes. Hierbei kann das Scannen mithilfe einer Scanner-App oder das Scannen mit angeschlossenem Tischscanner unterschieden werden.
2. Verwalten/Indexieren von Dokumenten
Ist das Dokument in die Software gescannt oder importiert, geht es an die Verwaltung bzw. die Vergabe von Informationen zum Dokument.
Relevante Informationen können u.a. sein:
- Bezeichnung
- Dokumententyp (bspw. Rechnung, Vertrag, Bescheinigung, Zeugnis)
- Schlagwort (um Zusammenhänge von Dokumenten untereinander abzubilden)
- Betrag
- Dokumentendatum
- Adresse (Absender oder Empfänger des Dokumentes)
- Sonstige Kennzeichen (bspw. „bezahlt“ oder „steuerrelevant“)
Viele Dokumentenmanagement Systeme verfügen über eine sogenannte OCR-Funktionalität, wobei OCR für „Optical Character Recognition“ steht. Das bedeutet konkret, dass die Software in der Lage ist, die Informationen des Dokumentes als Text zu erkennen.
Daraus ergeben sich tolle Möglichkeiten, die Dich bei der Bearbeitung und beim Verwalten Deiner Dokumente entlasten, denn das DMS kann Dir so sinnvolle Vorschläge zur Benennung und weiteren Indexierung des Dokumentes machen, ohne, dass Du Dir selbst Gedanken machen musst.
3. Speichern von Dokumenten
Sind die Informationen zum Dokument hinterlegt, kann das Dokument revisionssicher gespeichert werden. Hierbei gibt es – je nach System – unterschiedliche Speicherorte: Dokumente können lokal auf dem Gerät gespeichert werden, in einer Cloud oder auf einem NAS („Network Attached Storage“).
Wichtig ist, dass Du Dich beim Archivieren mit dem Speicherort auseinandersetzt, damit Dir klar ist, wo all Deine Dateien verwaltet werden und ob diese womöglich auf Servern gehostet werden. In letzterem Fall solltest Du Dich unbedingt mit den Datenschutz-Bestimmungen des Anbieters vertraut machen.
4. Dokumentensuche
Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die Dokumentensuche. Nach dem Archivieren Deiner Akten ist es wichtig, dass Du diese jederzeit schnell wiederfinden und abrufen kannst. Das ist gerade dann relevant, wenn Du viele Akten im DMS speicherst.
Dabei sollen intuitive Suchoptionen helfen, damit Du in möglichst wenigen Klicks Deine Dokumente wiederauffinden kannst.
Auch hier kommt die OCR-Funktion wieder zum Tragen, denn es gibt Systeme, die eine Suche nach dem erkannten Text des Dokumentes durchführen können. Selbst wenn Du also die Bezeichnung oder das hinterlegte Schlagwort nicht mehr genau kennst, kannst Du nach Textbestandteilen und Begriffen innerhalb des Dokumentes im System suchen. Viele Suchoptionen führen hierbei zu einer schnellen Wiederauffindbarkeit.
5. Teilen
Zu guter Letzt ist es relevant, Dokumente auch exportieren und – zum Beispiel via E-Mail – teilen zu können. So kannst Du auch im privaten Bereich einen kleinen „Workflow“ bzw. Arbeitsablauf abbilden und vom Import über die Ablage und Bearbeitung bis zum Export Dein DMS zum Einsatz bringen.
Die fünf genannten Schwerpunkte stellen Kernfunktionen einer Dokumentenmanagement Software dar. Je nach Anwendungsfall und Zielgruppe können die Funktionen allerdings noch deutlich umfangreicher sein. (Stichworte wie revisionssichere Ablage, Abbildung von Management-Prozessen, Vergabe von Anwender-Zugriffen, Versionierung, Einblick in verschiedene Bearbeitungsstände sollen hierbei nur exemplarisch genannt werden).
Zu unterscheiden ist auch, ob die Anwendung für Privatpersonen oder Unternehmen genutzt wird. Gerade bei Anwendungsfällen zur Optimierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen bieten Systemhäuser eine Beratung an, um zu geeigneter Software für relevante Geschäftsprozesse zu beraten.
Vorteile des Einsatzes eines DMS
Um zu erläutern, was digitale Archivierung nun so sexy macht, ist es wichtig, den Mehrwert einer DMS-Lösung zu kennen.
Um dies möglichst deutlich darzustellen, werden die Nachteile der papierbasierten Ordnerablage direkt mit den Vorteilen eines DMS gegenübergestellt:
1. Mit einem DMS Deine Dokumente langfristig sicher aufbewahren
2. Mit einem DMS eine flexible Ablage mit cleveren Verknüpfungen schaffen
3. Mit einem DMS einen flexiblen Zugriff von überall gewährleisten
4. Mit einem DMS eine effiziente, mitdenkende Ablage schaffen
5. Mit einem DMS einen Beitrag zum Umweltschutz leisten
6. Mit einem DMS sinnvoll Platz sparen
1. Mit einem DMS Deine Dokumente langfristig sicher aufbewahren
Kennst Du den Mythos „Papier ist sicher“? Dieser Spruch wird oftmals genannt, wenn Personen ihre papierbasierte Ordnerablage begründen und behaupten, dass sie für sich ein super System haben. Dies gilt allerdings nur so lange, bis es unverhofft zu einem Brand oder Wasserschaden kommt.
Nicht zu vergessen, der Hund, der Dokumente anknabbert oder Schimmel im Haus, der Dokumente angreift und vernichten kann – oder hast Du schon mal einen Kassenzettel nach fünf Jahren betrachtet und darauf noch etwas erkannt?
Demgegenüber hast Du mit einem DMS eine dauerhafte Absicherung Deiner Dateien, lokal auf dem Gerät und zusätzlich (optional) in der Cloud. Demnach bist Du hier mehrfach abgesichert und die Dokumente sind wirklich langfristig gesichert.
2. Mit einem DMS eine flexible Ablage mit cleveren Verknüpfungen schaffen
Während Du bei der papierbasierten Ordnerablage eine starre Dokumentenzuordnung in Ordnern und Registern hast, bist Du bei der digitalen Lösung deutlich flexibler.
Hier ein Praxisbeispiel zum Thema „Altersvorsorge“, um das Argument zu verdeutlichen:
Wenn Du alle Deine Unterlagen zur Altersvorsorge einsehen willst, musst Du beim Ablagesystem mit papierbasierten Aktenordnern in drei verschiedenen Ordnern Deine Dokumente zusammensuchen und auch noch überlegen, welche Dokumente wirklich relevant sind.
Mit dem Schlagwort-System im DMS hast Du alle relevanten Unterlagen zuvor mit dem Schlagwort versehen und musst bei der Suche lediglich „Altersvorsorge“ angeben und schon erscheinen alle Unterlagen zu diesem Wort – das ist Effizienz:
Vorteile der Nutzung von Schlagworten im Vergleich zur starren Ordnerstruktur. (Quelle: docutain.de)
3. Mit einem DMS einen flexiblen Zugriff von überall gewährleisten
Die papierbasierte Ordnerablage setzt voraus, dass Du vor Ort bist, wenn Du ein Dokument benötigst und es dann im entsprechenden Aktenordner raussuchen musst. Demgegenüber kannst Du mit einem DMS von überall schnell auf die Unterlagen zugreifen (per App, am PC oder Laptop) und so ortsungebunden und nach individuellen Suchkriterien schnell das gewünschte Dokument raussuchen.
4. Mit einem DMS eine effiziente, mitdenkende Ablage schaffen
Während Du mit dem Aktenordner eine statische Ablage hast, kannst Du mit einem DMS bei der Ablage von Rechnungen bspw. automatisch einen Plausibilitätscheck machen. Dank der OCR-Funktion erkennt die digitale Lösung nämlich, ob sich Informationen eines wiederkehrenden Dokumentes ändern.
Zudem bist Du nicht an feste Strukturen gebunden, sondern kannst mithilfe von Schlagworten eine dynamische Verknüpfung von Unterlagen untereinander schaffen. Diese Darstellung von Dokumentenbeziehungen ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber dem starren Ordner und ein äußerst mächtiges Hilfsmittel.
5. Mit einem DMS einen Beitrag zum Umweltschutz leisten
Wusstest Du, dass Deutschland laut WWF der viertgrößte Papierverbraucher der Welt hinter China, den USA und Japan ist? Aus jedem zweiten Baum, der industriell gefällt wird, wird Papier erzeugt.
Mit dem Einsatz einer Dokumentenmanagement Software kann der Papierverbrauch zumindest reduziert werden, da es keinen Bedarf gibt, Unterlagen auszudrucken und abzuheften. Selbst beim Versenden von Dateien kann es zum Einsatz kommen und so Papier eingespart werden.
6. Mit einem DMS sinnvoll Platz sparen
Durch den Einsatz einer Verwaltungs-Software sparst Du physischen Platz, da Du keine meterlangen Regale für die Aktenordner mehr benötigst. Grundsätzlich gibt es für Privatpersonen gemäß rechtlicher Vorschriften tendenziell nur wenige Unterlagen, die überhaupt aufbewahrt werden müssen.
Demgegenüber stehen einige Dokumente, die Du nicht aufbewahren musst, aber unbedingt aufbewahren solltest, bspw. Steuerunterlagen, Rechnungen, Versicherungsdokumente, Zeugnisse, amtliche Daten, ärztliche Unterlagen usw.
Wenn Du Dir daher unsicher bist, scanne oder importiere es sicherheitshalber lieber in Dein DMS, ohne physischen Platz zu verbrauchen. So brauchst Du Dir keine Gedanken machen.
Dies sind nur einige Vorteile der digitalen Archivierung im Vergleich zur papierbasierten Ordnerstruktur. Dir selbst fallen nach den Ausführungen vielleicht weitere ein oder zumindest hast Du Dich vielleicht dabei ertappt, wie Du daran gedacht hast, dass der Papierordner doch nicht unbedingt das Nonplusultra ist?
Wie kannst Du sinnvoll mit einem DMS starten?
Du überlegst, von papierbasierten Aktenordnern auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen? Dann ist der wichtigste Schritt bereits erfolgt, nämlich die Erkenntnis, wie wichtig und nachhaltig die digitale Verwaltung für Deinen Alltag ist.
Folgende drei Tipps sollen Dir den Start mit einem Dokumentenmanagementsystem erleichtern:
1. Überlege Dir eine Struktur, wie Du die Daten ablegen möchtest (nach Schwerpunkten/Sachthemen)
Deine Ordnerstruktur kannst Du simpel übertragen und die Nachteile der starren Struktur dann im DMS umgehen, indem Du flexibel Schlagworte für die Dokumente vergibst, um Dokumentenbeziehungen untereinander kenntlich zu machen.
So musst Du Dich nicht für einen Ordner entscheiden oder Dokumente gar kopieren und doppelt ablegen.
2. Digitalisiere Deine Unterlagen
Ist die Entscheidung für ein DMS gefallen (Du solltest Dich vorher unabhängig informieren und überlegen, was Du alles an Funktionen benötigst), geht es daran, sämtliche Unterlagen mithilfe eines Scanners oder durch den Import von bestehenden Ordnern einzupflegen. Auch Scanner-Apps wie Docutain können dabei behilflich sein.
3. Bleib am Ball!
Ein DMS ist dann hilfreich, wenn Du Deine Unterlagen auch alle darin verwaltest. Ob Du diese nun direkt nach Erhalt einpflegst oder erst ein wenig sammelst und dann in einer ruhigen Minute digitalisierst, ist natürlich ganz allein Deine Entscheidung.
Wichtig ist nur, dass Du das DMS als Deinen Ort für die Dokumente nutzt, um bei Bedarf dort alles zu finden. Achte zudem darauf, dass Du Deine Struktur einhältst, die Du Dir im Vorfeld überlegt hast. Gerade Schlagwörter hast Du schnell vergeben. Aber Dopplungen wie „Kfz“ oder „PKW“ blähen das System unnötig auf.
Überlege Dir also lieber: Wonach würde ich im Bedarfsfall suchen?
Ein DMS in der Anwendung – Praxisbeispiel mit Docutain
Docutain ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem, welches als App für Android und iOS und als Windows-Desktop Lösung zur Verfügung steht und für Privatpersonen, Selbstständige und Kleinunternehmen geeignet ist. Durch eine optionale Cloud-Verknüpfung mit gängigen Cloudanbietern können die Unterlagen synchron in der App und am Desktop eingesehen werden, um größtmögliche Flexibilität und Ortsunabhängigkeit zu bieten.
Eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Du sofort mit der Digitalisierung und Archivierung der Dokumente loslegen kannst:
Die Benutzeroberfläche von Docutain gliedert sich in drei Bereiche: Infos zum Dokument (links), das Dokument in der Ansicht (mitte) und Übersicht aller Dokumente (rechts).
Durch die automatische Erkennung von Indexinformationen mittels der OCR-Funktionalität werden passende Vorschläge bei der Indexierung gemacht, um Dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu verschaffen. Wiederkehrende Unterlagen, wie monatliche oder jährliche Rechnungen, werden von Docutain automatisch erkannt und auf Änderungen überprüft. So erhältst Du Unterstützung bei wichtigen Plausibilitätschecks.
Indexinformationen kannst Du in Form eines selbst bestimmbaren Systems mit Schlagworten, Dokumententypen, Adressdateien und weiteren Kennzeichen aufbauen. Eine Lösung ganz nach Deinen Vorstellungen.
Darüber hinaus kannst Du Erinnerungen in Docutain hinterlegen, um keine Frist mehr für eine Kündigung oder Vertragsverlängerung zu verpassen.
Mit verschiedenen Suchmöglichkeiten findest Du Dokumente in Docutain in Sekundenschnelle, auf vielfältige Weise. Egal, ob mit der Suchleiste, in die Du alles eintippen kannst, dem Suchmenü, in dem Du alle möglichen Suchvariablen eingeben kannst, oder über die Anzeige aller Adressen, Schlagworte oder Dokumententypen, zu denen Unterlagen hinterlegt sind.
Verschiedene Suchfunktionen in Docutain ermöglichen es Dir, Dokumente in Sekundenschnelle zu finden.
Dokumente können aus Docutain heraus geteilt oder zur Weiterverarbeitung, bspw in Excel, exportiert werden. Auch so kannst Du Dir einen gesamthaften Überblick zur Entwicklung von Kosten, Beiträgen etc. schaffen, um maximale Transparenz zu ermöglichen.
Docutain kann kostenlos heruntergeladen und 14 Tage in vollem Funktionsumfang getestet werden.
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Mehr InformationenFazit: Ein DMS wie Docutain erleichtert Deinen Alltag
Im Rahmen des Artikels sind Vorteile und der Nutzen des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems beleuchtet worden. Es galt zu bestätigen, dass digitale Dokumentenverwaltung sexy ist.
Hier nochmal in vier Punkten zusammengefasst, warum genau das so ist:
- Du findest Dokumente viel schneller und bist dabei ortsunabhängig.
- Du bist immer auskunftsfähig, denn die Dokumente hast Du immer dabei.
- Du hast Deine Unterlagen im Griff und kannst sie nach Deinen Vorstellungen strukturieren.
- Du hast mehr Zeit für die wichtigen Dinge, denn Dein Dokumentenmanagementsystem denkt für Dich mit und Du hast den Kopf frei.
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