Welche:r Onlinehändler:in träumt nicht von effizienten Abläufen im Lager, reibungslosen Abrechnungen, weniger Kosten, mehr Gewinn? Die gute Nachricht ist: Mit einer passenden E-Commerce-Systemlandschaft ist genau das möglich. Und bevor Du an dieser Stelle schon aufhörst zu lesen, weil Dich das Wort „Systemlandschaft“ abschreckt – tu es bitte nicht. Wir versprechen Dir, weiterlesen lohnt sich!
Ja, „E-Commerce Systemlandschaft“ klingt für viele erst einmal nach IT und komplexen Strukturen. Das Ganze dann noch in der Größe einer Landschaft? Vermutlich muss da manch eine:r etwas schlucken. Aber tatsächlich gibt es keinen Grund zur Panik, ganz im Gegenteil.
Die passende Systemlandschaft kann gerade im E-Commerce ein echter Gamechanger sein. Als eine Art voll umfassende Komplettlösung sorgt sie in Deinem Unternehmen für mehr Übersicht, schnellere Abläufe und effizientere Prozesse. Dadurch beschleunigst Du nicht nur Deinen Handel, sondern sparst zudem bares Geld.
Was ist eine E-Commerce-Systemlandschaft?
Wie genau das funktioniert, erklären wir Dir im Folgenden Schritt für Schritt. E-Commerce Systemlandschaften sind nämlich kein geheimnisvolles Hexenwerk, sondern bieten einen effizienten Ansatz, Deine Unternehmensprozesse auf eine logische, effiziente Art und Weise zu strukturieren und zu automatisieren.
Beginnen wir von vorne: Was genau ist überhaupt eine Systemlandschaft? (Wenn Du Dich bereits auskennst, kannst Du diesen Teil natürlich überspringen. Wir sehen uns dann wieder im Abschnitt „Welche Komponenten hat eine E-Commerce Systemlandschaft?“).
Tatsächlich stammt der Begriff aus der IT. Sehr kurz gesagt umfasst die Systemlandschaft alle Anwendungen, die in der sogenannten Systemumgebung des Unternehmens eingesetzt werden, sowie deren Interaktion. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Systeme haben es im Einsatz.
Außerdem zählen zur Systemlandschaft die Infrastruktur des Unternehmensnetzwerkes und dessen Bestandteile, die Schnittstellen, Plattformen und natürlich sämtliche Daten, wie z.B. Produktdaten oder Kundendaten sowie deren Integration in die verwalteten Systeme.
Wie wird eine Systemlandschaft geschaffen?
Das klingt bereits so, als ob man schnell den Überblick verlieren könnte, oder? Damit eben das nicht passiert, wird der Aufbau der Systeme erfasst und visuell aufgezeichnet. Das ist allerdings nicht der erste Schritt.
Noch bevor Du daran gehst, die einzelnen Komponenten Deiner Systemlandschaft in Beziehung zu setzen, müssen zuerst der Aufbau und die Prozesse Deines Unternehmens erfasst werden – quasi Deine Geschäftslogik. Was sind Deine Strategien und Hauptprozesse, welche Ziele verfolgst Du, wie sieht die Organisation aus? Systemlandschaft und Geschäftsarchitektur gehen Hand in Hand und sollen letztendlich Deinem Geschäftserfolg dienen.
Bei der Ausarbeitung Deiner Prozesse und wie diese in einer Systemlandschaft erfasst und abgebildet werden können, ist es deshalb hilfreich, sowohl betreffende Abteilungen des Unternehmens hinzuzuziehen (wie beispielsweise das Lager, den Einkauf und die Finanzbuchhaltung), als auch mit externen Dienstleistern aus dem IT-Bereich zusammenzuarbeiten.
Das können beispielsweise Software bzw. ERP Anbieter sein, die auf E-Commerce spezialisiert sind. In dem entstehenden Diagramm werden nicht nur alle Anwendungen und Systeme erfasst, die Dein Unternehmen nutzt, sondern auch deren Interaktionen sowie die Art der Datenintegration. Auf diese Weise wird sofort ersichtlich, welche Systeme gegenseitig Informationen bzw. Daten austauschen, z.B. über eine API Verbindung und wo genau die Datenquellen liegen.
Abb. 1: Schritt für Schritt zu einer korrekt erstellten Systemlandschaft: von der Identifikation der Geschäftsprozesse bis zur regelmäßigen Überprüfung der Systemlandschaft (Quelle: Vepos via Canva)
Wie funktioniert eine Systemlandschaft?
Eine Systemlandschaft ist eine Art Komplettlösung, die richtig erstellt ein ganzheitliches Bild der bestehenden Systeme liefert und wie diese miteinander interagieren. Das verhindert das Entstehen einer sogenannten Spaghetti-Architektur, in der die einzelnen Systeme nur punktuell miteinander verbunden sind und ausschließlich separat betrachtet werden.
Wichtig ist außerdem nicht nur der Aufbau, sondern vor allem auch, wie die Systeme miteinander interagieren sowie die Datenintegration. Die Systemlandschaft sollte Informationen darüber liefern, wie und in welchen Formaten die beteiligten Systeme kommunizieren, wo Anbindungen liegen, welche Daten in welchen Abständen ausgetauscht werden und welches System über die Datenhoheit verfügt.
Welche Komponenten hat eine E-Commerce-Systemlandschaft?
Unter einer E-Commerce-Systemlandschaft versteht man folglich Aufbau, Struktur und Zusammenspiel aller Systeme wie z.B. Shopsysteme, zugehörige Schnittstellen, Dienstleister:innen, Anbieter:innen, etc., die im Onlinehandel wichtig sind.
Dazu zählen zum einen Deine eigenen internen Unternehmensprozesse, angefangen vom Einkauf, der Kommissionierung, dem Lager bis hin zum Finanzmanagement. In den meisten Fällen werden diese Prozesse und die zugehörigen Daten mit Softwaresystemen verwaltet, wie z.B. CRM (Customer Relationship Management) oder PIM (Product Information Management) oder mithilfe eines ERP Systems (Enterprise Resource Planning).
Der Vorteil eines umfangreichen ERP Systems: größtenteils deckt es nicht nur die gängigen Softwaresysteme ab, sondern bietet darüber hinaus effiziente Automatisierungen in allen wichtigen Geschäftsprozessen, ob im Einkauf, Lager, Abrechnungswesen u.v.m. – quasi eine Warenwirtschaft Komplettlösung aus einer Hand.
Zum anderen gehören zur E-Commerce Systemlandschaft natürlich auch Dein Shopsystem und die Webshop-Software sowie die externen Anbieterplattformen und Versanddienstleister:in, Payment- und Serviceunternehmen.
Je nachdem über welche Vertriebskanäle und Plattformen Du beispielsweise Deine Produkte verkaufst oder welches Shopsystem Du nutzt, brauchst Du eine passende Schnittstelle oder auch mehrere Anbindungen für Deinen Onlineshop, wenn Du einen Multichannel Ansatz hast. Alle zugehörigen Schnittstellen sind Teil der Systemlandschaft und müssen korrekt erfasst werden. Auch hier sind passgenaue ERP Systeme oft von Vorteil, da sie bereits die wichtigsten Schnittstellen für den Onlinehandel beinhalten.
Im Idealfall ist eine Systemlandschaft am Ende so aufgebaut, dass sie relativ problemlos erweiterbar ist oder auch der Umbau bestehender Prozesse schnell und einfach umgesetzt werden kann. Zudem werden Abläufe deutlich besser skalierbar.
Die 3 größten Vorteile einer E-Commerce-Systemlandschaft
1. Schnelle Identifikation von Fehlerquellen und Optimierungspotentialen
Vermutlich wurde bereits jetzt schon deutlich, dass einer der großen Vorteile von E-Commerce Systemlandschaften in ihrer Übersichtlichkeit liegt. Durch die bildliche Darstellung aller Systeme und deren Interaktion siehst Du auf einen Blick, wo genau welche Zusammenhänge bestehen und wie die einzelnen Systeme Informationen und Daten austauschen.
Chancen, Risiken und deren Lösung werden in einer korrekt erstellten E-Commerce Systemlandschaft sehr viel schneller erkannt: an welchen Stellen kann es zu Fehlern kommen und in welchen Bereichen schlummert Entwicklungspotential?
Treten Probleme z.B. in der Kaufabwicklung auf, so ist die Ursachenforschung ohne eine detaillierte Systemlandschaft meist umständlich und zeitaufwendig. Größere Zusammenhänge werden schnell übersehen, weil beispielsweise die Verantwortlichkeiten der Systeme nicht geklärt sind. Häufig werden deshalb nur Symptome bekämpft, aber keine Lösung für die tatsächlichen Ursachen gefunden.
Eine umfassende und gepflegte E-Commerce Systemlandschaft zeigt hingegen sofort auf, welches System in welchem Bereich führend ist. Bei Kundendaten ist dies größtenteils relativ leicht, denn es handelt sich in der Regel um das CRM. Wie aber sind die Zuständigkeiten beispielsweise im Retourenmanagement oder der Sammelkommissionierung und Lagerverwaltung geregelt?
Inwieweit laufen die Prozesse über das ERP oder z.B. über externe Dienstleister:innen? Wie sind die einzelnen Vertriebskanäle verknüpft und sind die Datenquellen einheitlich? Übernehmen an solchen Stellen die falschen Systeme die Verantwortung, kann den zu langsameren Prozessen führen, die Abläufe werden komplizierter, die Schnittstellen häufen sich – kurz: Es wird für alle Vorgänge mehr Zeit benötigt.
Eine detaillierte E-Commerce-Systemlandschaft ermöglicht außerdem die schnellere Identifikation von Optimierungspotential. Ein umfassender und genauer Überblick lässt Schwachstellen offensichtlich werden, wenn z.B. ein relevantes System komplett fehlt und andere Systeme dessen Aufgabe übernehmen – obwohl sie dafür ursprünglich überhaupt nicht konzipiert wurden.
Die Folgen von solchen Ersatzsystemen sind oftmals erhöhte Wartungsarbeiten, Redundanzen und mangelnde Sicherheit.. Eine ausführlich erarbeitete und erweiterbare Systemlandschaft reduziert solche Risiken nachhaltig. Lösungen für Prozessoptimierungen werden schneller gefunden.
Abb. 2: Ein Gesamtüberblick über die einzelnen Systeme einer eCommerce Systemlandschaft, die über ein zentrales ERP System gesteuert werden. Eine sogenannte Spaghetti Architektur wird auf diese Weise vermieden. (Quelle: Vepos via Canva)
2. Flexibilität der E-Commerce Systemlandschaft: Schnelle Umsetzung von Neuerungen und Erweiterungen
Damit wären wir beim nächsten großen Vorteil von E-Commerce Systemlandschaften: ihre Flexibilität. In einer E-Commerce-Systemlandschaft können einzelne Systeme schneller und einfacher ausgetauscht und erweitert werden. Das kann der Fall sein, wenn es neue, bessere Lösungen auf dem Markt gibt oder sich die Anforderungen an Dein Shopsystem ändern, weil Dein Unternehmen stark wächst.
In diesem Fall können beispielsweise kurzfristig standardisierte Lieferantenschnittstellen ergänzt werden, bei denen Du aus dem eigenen ERP System heraus Bestellungen tätigst, die automatisch und ohne weitere Medienbrüche direkt im ERP System des:der Liferant:in angelegt werden.
Bei wachsendem Bestellvolumen im Onlineshop kann es außerdem sinnvoll sein, die Kommissionierung der Produkte zu beschleunigen, z.B. durch laufwegoptimierte Picklisten, die automatisch von einem passenden ERP System erzeugt werden – oder sogar durch eine robotergestützte Lagerverwaltung. Egal, welche Erneuerungen oder Erweiterungen anstehen: auf Grundlage einer ausführlich dokumentierten E-Commerce Systemlandschaft kann die Umsetzung deutlich schneller und einfacher erfolgen.
Eine wichtige Voraussetzung für die Flexibilität ist übrigens, dass sich einzelne Systeme in ihren Funktionen nicht überschneiden, d.h., dass die Verantwortlichkeiten der Systeme gekapselt und somit genau festgelegt sind. Nur dann ist die Integration einzelner Komponenten relativ leicht möglich.
In diesem Zusammenhang ist auch die Datenintegration und -pflege ein wichtiger Punkt. Wenn z.B. Kunden- und Produktdaten nicht aktuell oder unvollständig sind bzw. in unterschiedlicher Form und Umfang in den verschiedenen Systemen vorliegen, erschwert und verlangsamt dies die Arbeit der gesamten Warenwirtschaft.
3. Zeitersparnis und Kostenreduktion durch Automatisierung der E-Commerce Warenwirtschaft
1. Verkaufsschnittstellen zu eShops und Marktplätzen
2. Automatisierung im Einkauf
3. Automatisierung im Lager
4. Automatisierung im Finanzmanagement
Die Vorteile einer ausgearbeiteten E-Commerce-Systemlandschaft liegen demnach auf der Hand: hohe Übersichtlichkeit, großes Optimierungspotential, Fehlerreduktion und Flexibilität – all das sorgt für mehr Effizienz und weniger Kosten. Einen weiteren Booster für Umsatz und Gewinn liefert darüber hinaus eine möglichst hohe Automatisierung Deiner Warenwirtschaft und ihrer Prozesse.
Wie bereits oben erklärt, bilden Deine Geschäftsprozesse die Grundlage Deiner Systemlandschaft. Diese wird so aufgebaut, dass ihre Komponenten und ihre Infrastruktur Deine Abläufe bestmöglich darstellen, unterstützen und umsetzen.
Im E-Commerce ist gerade Geschwindigkeit besonders wichtig: täglich gehen zahlreiche Bestellungen von unterschiedlichen Kunden im Onlineshop ein, Pakete müssen fristgerecht versendet, Retouren ordnungsgemäß verrechnet werden.
Das verlangt nicht nur ein passendes Shopsystem, auch in der Lagerverwaltung und dem Finanzmanagement ist ein hohes Maß an Effizienz ausschlaggebend. Sämtliche Arbeitsschritte sollten schnell und unkompliziert durchgeführt werden können. Die einzelnen Systeme müssen dafür perfekt aufeinander abgestimmt sein und reibungslos miteinander arbeiten.
Besonders hilfreich sind hier ERP Systeme für Warenwirtschaft, die auf E-Commerce spezialisiert sind. Im Idealfall beinhalten diese ERP Systeme alle oder zumindest ein Gros der Systeme, die für den E-Commerce relevant sind. Dadurch können sie einen Großteil der E-Commerce-Systemlandschaft bereits abdecken und als eine Art Komplettlösung für einen hohen Grad an Automatisierung sorgen. Hier findest Du dazu noch weitere Informationen.
Verkaufsschnittstellen zu eShops und Marktplätzen
Für Onlinehändler:innen sind funktionierende Schnittstellen zwischen den Verkaufskanälen wie Onlineshops und Marktplätzen und dem ERP System wichtig. Dafür gleicht das ERP System alle relevanten Daten wie z.B. die Produktdaten automatisiert ab.
Außerdem gehören dazu die automatische Anlage neuer Artikel im Shop, der automatischer Abgleich der Lagerbestände (dies ist gerade bei mehreren Verkaufskanälen sehr wichtig, damit es nicht zu Leerverkäufen kommen kann), Anlage und Abgleich von Kundendaten und Kundenbestellung als Aufträge im ERP sowie die Rückmeldung an Marktplätze mit Versandinfo und Paket-IDs.
Für den erfolgreichen Onlinehandel ist es wesentlich, unterschiedliche Zahlungsbedingungen anzubieten. Eine automatische Vorkasseprüfung in der ERP Software spart Zeit. Das System gibt den Auftrag erst dann zur Kommissionierung frei, wenn der Zahlungseingang erfolgt ist.
Wichtig ist zudem eine automatisierte Abwicklung von Gutschriften direkt im ERP System. Kunden erhalten im Falle einer Retoure automatisch das Geld über den von ihnen gewählten Zahlungsdienstleister:innen zurück, ohne dass manueller Aufwand nötig ist.
Im Einkauf können z.B. automatisierte Tools wie Bestellvorschläge und die Bestell Eskalation für eine große Zeitersparnis sorgen. Bestellvorschläge schlagen – wie der Name schon sagt – auf Grundlage bisheriger Bestellungen automatisch vor, wann neue Artikel nachbestellt werden sollten und wie viele.
Teilweise übernimmt das System die Bestellung sogar automatisch. Ziel ist es, Leerkäufe zu vermeiden und gleichzeitig nicht unnötig viele Artikel auf Lager zu haben. Lagerkapazitäten sollten schließlich sinnvoll und effizient genutzt werden. Indem das ERP System beim Bestellvorschlag auf alle bisherigen Daten zugreift, kann es sehr verlässliche Prognosen abliefern.
Auch eine automatische Wareneingangsprüfung mittels MDE Geräten sorgt für deutlich schneller Abläufe: Die Bestände werden direkt via Scan in das System eingelesen und idealerweise sogar dahingehend geprüft, ob ein Artikel direkt an einen Kunden geht. Außerdem liefert das System sofort einen Überblick, ob die Bestellung vollständig war, welche Bestellungen noch offen waren und wann die nächsten Lieferungen zu erwarten sind.
Besonders hohes Optimierungspotenzial besteht im Lager. Wenn bei der Einlagerung in einem statischen Lager lange Laufwege nötig sind, weil jeder Artikel seinen eigenen Platz hat, dann kostet das viel Zeit. Dazu ist der Raumnutzungsgrad nicht ideal.
Abhilfe bietet eine chaotische Lagerung, bei dem Artikel auf beliebig freien Plätzen eingelagert werden. Durch einen Scan sind ihre genauen Lagerplätze im ERP System hinterlegt. Auf diese Weise können z.B. für aktuelle Schnelldreher besonders kurze Laufwege geschaffen werden. Entwickelt sich dann ein früherer Schnelldreher zu einem Mitteldreher – oder umgekehrt – kann schnell und flexibel reagiert werden.
Zudem gibt es ERP Systeme, die das Betreiben von vollautomatisierten robotergestützten Lagern ermöglichen. Dabei übernehmen Roboter die vom System optimierte Einlagerung der Ware. Einlagerung und Kommissionierung können auch über Pick-by-light gesteuert werden, was die Vermeidung von falschen Lieferungen unterstützt und zu einer extremen Zeitersparnis führt: bis zu dreimal schneller kann das Picken und Kommissionieren Deiner Produkte erfolgen im Vergleich zu laufwegoptimierten Picklisten.
Abb. 3: Blick auf ein robotergesteuertes Kleinteilelager mit Pick-by-light. Auf diese Weise kann die Kommissionierung der Ware bis zu drei Mal schneller erfolgen.(Quelle)
Automatisierung im Finanzmanagement
Das Finanzmanagement umfasst die Finanzbuchhaltung sowie das Prüfen, Verbuchen und Ablegen von Rechnungen und erfolgt teilweise noch händisch. Die gute Nachricht: auch diese Prozesse lassen sich in einer E-Commerce-Systemlandschaft automatisieren.
Es bedeutet z.B. eine große Zeitersparnis, wenn das ERP System direkt mit den Banken bzw. einer entsprechenden Bankensoftware sowie Zahlungsdienstleister:innen wie PayPal, Klarna, Amazon Payments u.a. kommunizieren kann.
Über einen automatischen Zahlungslauf können fällige Lastschriften und Überweisungen direkt aus dem ERP System heraus getätigt werden. Im Idealfall berücksichtigt dieser auch Skontofristen. Da die Informationen bereits alle im Finanzmanagement des ERP Systems hinterlegt sind, ist eine fehleranfällige Doppelerfassung nicht nötig.
Über einen Kontoauszugsmanager wiederum können automatisiert offene Posten ausgetragen und Buchungssätze erzeugt werden. Dabei lassen sich nicht nur Bankkonten, sondern auch Transaktionslisten von Zahlungsdienstleistern wie Klarna, PayPal, Amazon Payments uvm. einlesen und offenen Aufträgen zuordnen.
Fazit und Ausblick
Zugegeben, eine E-Commerce-Systemlandschaft erstellt sich nicht eben zwischen Tür und Angel. Die Qualität Deiner E-Commerce-Systemlandschaft ist entscheidend für ihren Nutzen – der aber ohne Zweifel für jedes Unternehmen immens ist, wenn sie korrekt erstellt wurde. Dann liefert sie Dir eine detaillierte Landkarte Deiner Geschäftsprozesse, in der alle Abläufe und Prozesse nicht einfach nur irgendwie erfasst sind, sondern auf eine möglichst effiziente Art und Weise angeordnet und koordiniert werden.
Deine E-Commerce-Systemlandschaft sollte Dir einen raschen Überblick über sämtliche Prozesse ermöglichen, sodass Du bei Problemen und Herausforderungen schnell eine nachhaltige Lösung findest. Richtig konzipiert kann sie dann jederzeit angepasst, erweitert und verbessert werden. Sie ist so flexibel, dass sie mit Deinem Unternehmen und den sich ändernden Ansprüchen stetig mitwachsen kann.
Mithilfe einer E-Commerce-Systemlandschaft kannst Du (fast) alle Deine Prozesse automatisieren, ob Einkauf, Verkauf, Lager oder Finanzmanagement. Die Abläufe in Deiner Warenwirtschaft werden schneller, effizienter und besser skalierbar – das spart Dir und Deinen Mitarbeiter:innen viel Zeit.
Auf den Handel spezialisierte ERP System Hersteller bieten Softwaresysteme an, die bereits einen Großteil der im E-Commerce benötigten Systeme abdecken, wie beispielsweise CRM, Finanzbuchhaltung oder auch Schnittstellen zu allen relevanten Verkaufskanälen und Versanddienstleistern. Der Vorteil: Du erhältst eine Lösung aus einer Hand und erarbeitest Deine Systemlandschaft mit erfahrenen Expert:innen in der Prozessoptimierung.
Eine ausführliche und korrekt erstellte E-Commerce-Systemlandschaft ist von grundlegender Bedeutung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Insbesondere sobald Dein Unternehmen wächst oder Du rasch auf Herausforderungen reagieren musst, bist Du mit einer flexiblen Systemlandschaft in der Lage, schnell zu reagieren.
Dieser Ansatz ist gerade im Hinblick auf aktuelle Herausforderungen wie die Energiefrage und den Fachkräftemangel nicht zu unterschätzen. Der Invest in eine E-Commerce-Systemlandschaft ist immer ein guter Invest in die Zukunft.
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