Wenn aus einem kleinen Online-Shop ein echtes Unternehmen wird, wenn kontinuierlich Wachstum generiert wird und die zu erledigenden Aufgaben immer umfangreicher werden, ist die Zeit gekommen, über die Implementierung eines auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmten Warenwirtschaftssystems nachzudenken.
Wann dieser Zeitpunkt gekommen ist, was ein solches System kann und worauf Du bei der Auswahl der Software achten solltest, erfährst Du in diesem Artikel.
Wachstum bedeutet kontinuierliche Veränderungen
Wie umfangreich die Aufgaben sind, die mit dem Betrieb eines Online-Shops verbunden sind, wird oft erst dann deutlich, wenn sich dieser erfolgreich entwickelt. Solange die Zahl der Verkäufe überschaubar ist, der Warenbestand zuverlässig mit einem Blick ins Lager erfasst und die Sendungen noch persönlich zum Paketshop gebracht werden können, besteht sicherlich noch keine Notwendigkeit, über ein ausgeklügeltes Warenwirtschaftssystem nachzudenken.
Mit dem Erfolg wachsen jedoch die Aufgaben und irgendwann ist der Zeitpunkt gekommen, an dem der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems nicht nur aus organisatorischen, sondern auch aus wirtschaftlichen Gründen die bessere Lösung darstellt.
Abläufe anpassen und Organisation optimieren
Einen kontinuierlich wachsenden Online-Shop dauerhaft erfolgreich zu betreiben, verlangt eine straffe Organisation der Abläufe. Längere Versandzeiten akzeptieren Kunden heute ebenso wenig wie einen mangelhaften Service oder Lieferprobleme. Aus diesem Grund muss der Warenbestand jederzeit abrufbar sein, der Versand zügig erfolgen und rechtzeitig für Nachschub gesorgt werden.
Je größer die Zahl der Verkäufe, desto schwieriger ist es, all diese Aufgaben manuell zu erledigen. Fehler sind dann oft nicht zu vermeiden. Insbesondere in stressigen Situationen – wenn schnell noch ein Paket verschickt oder dringend neue Ware bei einem Lieferanten geordert werden muss, weil mehr verkauft wurde als gedacht – kommt die analoge Organisation schnell an ihre Grenzen.
Probleme mit Kunden sind so vorprogrammiert. Zufriedene Kunden sind aber die Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Werden Erwartungen zu oft enttäuscht, stellt dies eine Bedrohung für die Reputation der Firma dar. Mit dem Einsatz eines Warenwirtschaftssystems, das auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten abgestimmt ist, kann dieser Gefahr entgegengewirkt werden.
Fehlerquellen durch Automatisierung eliminieren
Durch die Automatisierung von Abläufen ist es möglich, Fehlerquellen zu eliminieren, die Arbeitsbelastung von Mitarbeitenden zu reduzieren und Kosten zu minimieren. Moderne Warenwirtschaftssysteme steuern zuverlässig den Fluss von Waren auf dem gesamten Weg vom Lieferanten über das Lager bis zum Kunden.
Sie können isoliert eingesetzt werden oder als Teil einer komplexeren ERP-Software konzipiert sein, mit der weitere Geschäftsbereiche, etwa die Personalplanung oder der Kapitaleinsatz, organisiert werden.
Wenn Du zunächst lediglich Deinen Warenfluss optimieren möchtest, ist dies also kein Problem. Die meisten ERP-Systeme sind so konzipiert, dass sie Schritt für Schritt erweitert werden können. Gerade für Inhaber eines Online-Shops empfiehlt es sich deshalb, mit einem Warenwirtschaftssystem zu beginnen und dieses bei Bedarf mit zusätzlichen Komponenten zu erweitern.
Wie innovative Warenwirtschaftssysteme den Arbeitsalltag verändern
- Was können diese Systeme überhaupt?
- Wie tragen sie dazu bei, den Arbeitsalltag einfacher zu gestalten?
- Wie helfen Sie dabei, ein Unternehmen zukunftsfähig zu machen?
Ein innovatives Warenwirtschaftssystem ermöglicht eine effiziente Gestaltung von Prozessen durch:
- Automatisierung
- Steigerung der Transparenz
- Ausweitung des Serviceangebots
- Optimierung des Warenangebots
Die Steigerung der Effizienz wird in erster Linie dadurch erreicht, dass alle an einem Prozess beteiligten Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf alle für sie und die Erledigung ihrer Arbeit relevanten Daten haben. Dazu zählen auch Informationen aus anderen Abteilungen, die nun nicht mehr aufwändig erfragt werden müssen, sondern auf einen Blick verfügbar sind.
Durch die Erhöhung der Transparenz können kritische Situationen schneller erkannt und entsprechend behandelt werden. Auf diese Weise werden nicht nur Fehler vermieden, sondern auch exakte und schnelle Reaktionen auf akute Lagen ermöglicht.
Transparenz und Serviceangebot für Kunden steigern
Die Steigerung der Transparenz hilft jedoch nicht nur dabei, innerbetriebliche Prozesse zu optimieren, sondern auch, Kunden wichtige Informationen zu liefern. Durch die permanente Überwachung des Warenbestandes ist es möglich, die jeweils verfügbare Menge eines Produktes in Echtzeit auf der Produktseite im Online-Shop anzuzeigen. Ist nur noch eine geringe Stückzahl auf Lager, kann dies die Entscheidungsfreude des Kunden steigern.
Sollte er noch länger mit seiner Bestellung warten wollen, kann er sich rechtzeitig auf eine eventuell längere Lieferzeit einstellen. Durch diese Transparenz wird das Vertrauen in das Unternehmen gesteigert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Um die Kaufabwicklung für den Kunden möglichst einfach und bequem zu gestalten, kann auch der Bezahlvorgang in das System integriert werden.
Die automatisierten Abläufe ermöglichen es darüber hinaus, den aktuellen Status einer Bestellung jederzeit abzurufen. Der Kunde weiß so stets, wo sich seine Bestellung gerade befindet.
Dieses umfangreiche Serviceangebot und die damit verbundene Transparenz machen einen Online-Shop für Kunden besonders attraktiv.
Optimierung des Warenangebots
Moderne Warenwirtschaftssysteme geben jederzeit Auskunft über den aktuellen Warenbestand. Tägliche Statistiken zeigen an, welche Produkte aktuell besonders gefragt sind. Als Analysetool liefert die Software auch Informationen darüber, welche Produkte sich ergänzen.
Wenn Produkt A besonders oft in Verbindung mit Produkt B gekauft wird, lassen sich daraus Erkenntnisse in Bezug auf die Bedürfnisse der Kunden ableiten. So kann gezielt nach vergleichbaren Produkten gesucht werden, mit denen das Sortiment kontinuierlich und bedarfsgerecht erweitert werden kann. Auch die Beschaffung der jeweiligen Produktkombinationen kannst Du anhand dieser Informationen besser koordinieren.
Analyse des Ist-Zustandes und Formulierung eines Anforderungsprofils
Um die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems optimal nutzen zu können, sollte vor der Einführung eine gründliche Analyse des Ist-Zustandes erfolgen.
Das Erkennen von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen hilft dabei, konkrete Anforderungen zu formulieren:
- Anforderungen, die das neue System unbedingt erfüllen muss
- Anforderungen, welche wünschenswert sind
- Funktionen, auf die zunächst einmal verzichtet werden kann
Die Komplexität von innovativen Warenwirtschaftssystemen ist Chance und Gefahr zugleich. Deshalb sollte die Einführung behutsam und Schritt für Schritt erfolgen. Ansonsten droht die Belastung für alle Beteiligten zu groß zu werden.
Wenn nur selten genutzte Funktionen mit einem beschränkten Nutzen das System unnötig kompliziert machen, kann dies zu einer Überforderung der Mitarbeitenden führen.
Diese Überforderung führt zu einem Akzeptanzproblem, das die erfolgreiche Implementierung der Software stark behindern und am Ende sogar das gesamte Projekt gefährden kann.
Mitarbeitende einbinden und gründlich schulen
Aus diesem Grund sollten alle, die später mit dem System arbeiten müssen, in die Entscheidung, welche Komponenten angeschafft werden, eingebunden werden. Eine gründliche Einarbeitung, bildet die Basis für den weiteren Ausbau.
Wenn die Mitarbeitenden den Nutzen für das Unternehmen und ihre eigene Arbeit erkannt haben, werden sie weiteren Veränderungen offener gegenüberstehen. Das System kann so nach und nach, je nach Bedarf und finanziellen Möglichkeiten, erweitert werden.
Vor der Einführung eines Warenwirtschaftssystems musst Du also klar definieren, welche Ziele Du verfolgst, was Du von der Software erwartest und was sie unbedingt können muss.
Denkbare Schwerpunkte sind:
- Beschleunigte Auftragsbearbeitung
- Optimierung des Warenflusses
- Bessere Erfassung von Unternehmensdaten
- Verbesserung der Consumer Experience
Wo es in Deinem Unternehmen die größten Defizite gibt, die mittels Warenwirtschaftssystem behoben werden können, findest Du heraus, indem Du alle Arbeitsabläufe gründlich analysierst und Deine Mitarbeitenden nach ihren Erfahrungen fragst. Am Ende sollte ein Anforderungskatalog stehen, der die Basis für die Auswahl der passenden Software für Dein Unternehmen sein kann.
Kosten und Nutzen abwägen
Bei der Auswahl des passenden Systems spielen natürlich auch finanzielle Aspekt eine wichtige Rolle. Deine Aufgabe ist es, eine Software zu finden, die nicht nur zu Deinem Anforderungsprofil passt, sondern auch zu dem Budget, das Dir für entsprechende Maßnahmen zur Verfügung steht.
Dabei solltest Du nicht nur die reinen Anschaffungskosten betrachten, sondern auch Folgekosten für den technischen Support sowie die Schulung der Mitarbeiter. Wie bei allen Investitionen gilt auch hier, dass sie sich nur dann lohnen, wenn der erwartbare Nutzen die Kosten übersteigt.
Dabei solltest Du jedoch nicht nur einseitig die mögliche Einsparung von Personalkosten betrachten, sondern auch die vielfältigen weiteren Aspekte, die mit der Implementierung einer Warenwirtschaftssoftware verbunden sind. Die Automatisierung von wiederkehrenden, zeitraubenden und wenig inspirierenden Tätigkeiten erlaubt es Dir, Deine Mitarbeitenden mit interessanteren Aufgaben zu betrauen, die dazu beitragen, das Unternehmen voran zu bringen.
Umsatz durch verbessertes Einkaufserlebnis steigern
Ein angenehmes Einkaufserlebnis ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Online-Shops. Zusätzliche Informationen, wie etwa zur Verfügbarkeit eines Produktes, steigern die Kundenzufriedenheit ebenso wie ein schneller Versand, eine unkomplizierte Bezahlung oder die zeitnahe Bearbeitung von Reklamationen.
All diese Faktoren können mit Hilfe der entsprechenden Software optimiert werden. Zufriedene Kunden bedeuten Empfehlungen, erneute Einkäufe und damit eine Steigerung des Umsatzes. Auch diese Effekte sollten bei der Abwägung von Kosten und Nutzen eines Warenwirtschaftssystems berücksichtigt werden.
Dies gilt ebenso für die Möglichkeit, neben dem eigenen Online-Shop andere Vertriebswege in das System zu integrieren und so eine breitere Käuferschicht zu erreichen.
Schnittstellen zu publikumsstarken Verkaufsplattformen
Ohne Präsenz auf den großen internationalen Marktplätzen wie Amazon oder Ebay ist der Online-Handel kaum noch zu betreiben. Ein eigener Shop auf diesen Plattformen bedeutet jedoch einen zusätzlichen Aufwand, der Zeit und Geld kostet. Deshalb solltest Du bei der Auswahl einer Warenwirtschaftssoftware darauf achten, dass sie über spezielle Schnittstellen verfügt, die eine Automatisierung der Verkäufe auf diesen Plattformen erlauben.
Dies bedeutet unter anderem, dass:
- Bestellungen unverzüglich erfasst werden
- Lagerbestände in Echtzeit übermittelt werden
- Versandinformationen an die Plattform weitergeleitet werden
- Preis- und Konditionsänderungen automatisch angepasst werden
- Zahlungseingänge automatisch registriert werden
Die Präsenz auf externen Marktplätzen bietet zusätzliche Chancen, Umsatz zu generieren und die Kundenbasis zu verbreitern. Damit die zusätzlichen Verkäufe routiniert abgewickelt werden können – und sowohl das System als auch die Mitarbeitenden nicht überfordert werden – sind Schnittstellen zu anderen Plattformen ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems.
Gerade, wenn Du auf Amazon oder Ebay aktiv bist, spielen die Kundenbewertungen eine zentrale Rolle. Kommt es zu einer Überlastung Deiner Kapazitäten, führt dies schnell zu negativen Kommentaren, die insbesondere für junge Unternehmen äußerst gefährlich werden können. Mit einer innovativen Software, die einer solchen Entwicklung vorbaut, kannst Du dieses Risiko drastisch reduzieren.
Einführung von Warenwirtschaftssystem erfordert gründliche Vorbereitung
Selten ist bei der Eröffnung eines neuen Online-Shops auch gleich ein komplexes Warenwirtschaftssystem mit am Start. Für die spätere Umstellung der Organisation bedeutet dies, dass alle bis zur Einführung gesammelten Daten in das neue System migriert werden müssen.
Dies stellt ebenso eine große Herausforderung dar wie die Einarbeitung in die neue Software. Deshalb solltest Du die Einführung gründlich vorbereiten. Hole Dir professionelle Hilfe und plane ausreichend Zeit für die Umstellung ein. Nur wenn ausreichende zeitliche Ressourcen zur Verfügung stehen, können die mit der Einführung der neuen Software verbundenen Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden.
Sorge also dafür, dass auch Deine Mitarbeitenden genügend Zeit haben, sich mit den neuen Abläufen vertraut zu machen.
Moderne Warenwirtschaftssysteme helfen Online-Shops, erfolgreich zu wachsen
Wenn aus einem kleinen Online-Shop schnell ein großes Geschäft wird, bedeutet dieses Wachstum eine große Chance, aber auch eine enorme Herausforderung. Wenn die Strukturen des Unternehmens nicht im gleichen Tempo mitwachsen, kann dies ebenso schnell zu einer ernsthaften Bedrohung für den gesamten Unternehmenserfolg werden.
Innovative Software hilft dabei, diese Gefahr zu mindern. Durch die Automatisierung von Abläufen können personelle Ressourcen effektiver genutzt und Kosten reduziert werden. Prozesse kontinuierlich zu optimieren und an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen, ist insbesondere für junge, stark wachsende Unternehmen von überragender Bedeutung.
Spätestens wenn die analoge Auftragsbearbeitung erkennbar an ihre Belastungsgrenze stößt, ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Du Dich intensiv mit dem Thema Warenwirtschaftssystem beschäftigen solltest, um Deinen Weg erfolgreich weiter zu gehen.
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