Ob Blaise Pascal mit seinem Schlusswort 1656 schon E-Mails voraussah? In einem Brief an einen Freund schrieb er: „Ich schreibe Dir einen langen Brief, weil ich keine Zeit habe, einen kurzen zu schreiben.“
Denn das hat sich seit über 300 Jahren nicht verändert: Menschen lesen lieber kürzere Texte als lange, vor allem E-Mails. Abseits der Länge gibt es noch viele weitere Tipps zum Schreiben besserer E-Mails – sowohl für geschäftliche als auch für Newsletter und E-Mails im Rahmen von Kampagnen im E-Mail-Marketing.
Mit diesen Tipps werden Deine E-Mails gerne gelesen, die Empfänger:innen verstehen, worum es geht, und folgen Deiner Handlungsaufforderung.
Bessere geschäftliche E-Mails schreiben
Bei etwa 26 eingehenden geschäftlichen E-Mails pro Tag* ist es verständlich, dass viele einen langen, kompliziert geschriebenen Text nicht bis zum Ende lesen. Das führt zu häufigen Nachfragen, die eigentlich bereits in der ersten E-Mail beantwortet wurden. (Quelle: Repräsentative Umfrage von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom 2021)
Solche Mehrarbeit gehört ab heute der Vergangenheit an. Hier sind die wichtigsten Tipps für bessere geschäftliche E-Mails, die wirklich bis zum Ende gelesen werden.
1. Tipps vor dem Schreiben Deiner Geschäftsmail
2. Bessere Betreffzeilen für Geschäftsmails schreiben
3. Gute Anreden in geschäftlichen E-Mails
4. Den Inhalt der geschäftlichen E-Mail besser schreiben
5. Geschäftliche E-Mails besser formulieren
6. Bessere Grußformeln schreiben
7. Abschließende Tipps für bessere geschäftliche E-Mails
1. Tipps vor dem Schreiben Deiner Geschäftsmail
Stelle sicher, dass Du die bzw. den richtige:n Adressat:in auswählst. Hast Du die richtige Katharina ausgewählt? Braucht es Marco aus der Buchhaltung wirklich im CC? Hast Du an alle Meeting-Teilnehmer:innen gedacht? Überprüfe die bzw. den richtige:n Empfänger:in lieber einmal zu oft als einmal zu wenig.
Achte gleichzeitig darauf, dass Du selbst von einer einheitlichen E-Mail-Adresse schreibst und nicht von verschiedenen Adressen. Das hilft den Adressat:innen dabei, Deine E-Mails im Postfach schnell wiederzufinden.
Antworte auf die einkommende E-Mail, anstatt eine neue zu beginnen. So bleibt der E-Mail-Verlauf ersichtlich und wichtige Daten können von allen nachgelesen werden.
Frage Dich kritisch: Braucht es diese E-Mail wirklich?
Besonders bei Konflikten mit Kollegen bzw. Kolleginnen, Vorgesetzten oder Geschäftspartner:innen ist der Griff zum Telefonhörer empfehlenswert. So schaffst Du diese Konflikte schneller und ohne Missverständnis aus dem Weg.
2. Bessere Betreffzeilen für Geschäftsmails schreiben
Der Betreff ist bei E-Mails entscheidend. Er entscheidet darüber, wann die Empfänger:innen Deine E-Mail öffnen. Deshalb gilt: Nenne darin die wichtigsten Informationen. Achte gleichzeitig darauf, ihn so kurz wie möglich zu halten – damit er nicht abgeschnitten wird. Halte Dich an ca. 40 Zeichen.
7 Vorlagen für gute Betreffzeilen:
- Jour fix: Marketing / 06.09. / 11:30 Uhr
- Inhalt des Führungskräfte-Coachings
- Zusammenfassung des Gesprächs vom 08.08
- IT-Information: wichtiges Update für (Software)
- Bewerbungsunterlagen Büromanagement
- Zwischenstand Projekt XY
- Freigabe erforderlich: Rechnung vom 09.08
3. Gute Anreden in geschäftlichen E-Mails
Streiche umgangssprachliche Anreden wie „Servus“, „Hi“, „Moin“. Halte Dich lieber an einen höflichen, formellen Schreibstil und verwende:
- „Hallo“
- „Liebe“ oder „Lieber“
- „Sehr geehrte Frau Müller“ oder „Sehr geehrter Herr Müller“
Was ist mit Titeln? In der Anrede ist „nur“ der Doktortitel relevant. Diplom, Magister oder andere Abschlüsse musst Du nicht aufführen. Hat der:die Empfänger:in einen Professor-Titel, ersetzt dieser den Doktortitel.
Beispielsweise:
- Sehr geehrte Frau Professorin Müller
- Sehr geehrter Herr Doktor Müller
Was ist, wenn Du die Pronomen des Empfängers bzw. der Empfängerin nicht kennst?
Gerade wenn ein Vorname nicht eindeutig einem Geschlecht zuzuordnen ist oder wenn Du Dir der richtigen Ansprache unsicher bist, empfiehlt sich tiefgehende Recherche. Die Ansprache mit falschem Namen kann unschöne Folgen nach sich ziehen: vom Löschen der E-Mail bis zu schnippischen Bemerkungen ist (fast) alles möglich.
Ziehe deshalb Social Media, Telefonbuch oder die Website zurate – oder frage in der Personalabteilung nach.
Führen alle Bemühungen zu keinem Ergebnis, wähle eine höfliche, neutrale Anrede wie:
- „Sehr geehrte Damen und Herren“
- „Liebe Leser:innen“
- „Guten Tag“
4. Den Inhalt der geschäftlichen E-Mail besser schreiben
Du musst bei Deinen E-Mails das Rad nicht stetig neu erfinden. Du kannst Dich jederzeit an diese Struktur halten:
- persönliche Anrede
- einleitender Satz
- wichtige Information(en)
- konkrete Handlungsaufforderung
- personalisierte Grußformel
Fasse im ersten Satz nach der Anrede Dein Anliegen kurz zusammen. Beispielsweise mit:
- „Hiermit sende ich Dir Terminvorschläge für das Jour fix.“
- „Wie besprochen, sende ich Dir die Leistungsbeschreibung des Führungskräfte-Coachings.“
- „Wie im letzten Meeting erwähnt, findet morgen das große Update statt.“
Nutze für wichtige Inhalte Aufzählungen. Sie sind ideal bei Einladungen, Terminvorschlägen oder anderen Entscheidungsfragen. Vermeide dabei Abkürzungen und schreibe alle Worte aus.
Auch wenn es für Dich einfacher ist: Begrenze Deine E-Mail auf eine Information bzw. ein Thema. Hast Du mehrere Anliegen, verfasse für jedes eine separate E-Mail mit dem entsprechenden Betreff. Das erleichtert Deinen Kollegen bzw. Kolleginnen und Geschäftspartner:innen die Antwort.
Achte auf eine lesefreundliche Formatierung, damit Deine E-Mail bis zum Ende gelesen wird. Dazu zählt ein Absatz nach maximal 5 Sätzen. Markiere wichtige Daten und Fakten fett und nutze Aufzählungen mit Bulletpoints.
So formatierte E-Mails sind leichter erfass- und lesbar. Du erleichterst Deinen Lesern bzw. Leserinnen damit das Erfassen der wichtigsten Informationen.
Mach es nicht wie Blaise Pascal, sondern nimm Dir die Zeit, die E-Mail so kurz wie möglich zu schreiben.
Formuliere zum Schluss eine konkrete Handlungsaufforderung – im besten Fall mit einer Frist. Benötigst Du mehrere Dokumente oder Informationen, zählst Du sie am besten mit Bulletpoints oder einer Art Checkliste auf.
5 Beispiele für gute Handlungsaufforderungen:
- Sende mir bitte bis Freitag, 12.05, die fertige Präsentation inklusive der Kostenaufstellung zu.
- Melde Dich bitte bis morgen, 30.11, um 12 Uhr mit dem passenden Termin bei mir zurück.
- Gib mir bitte schnellstmöglich Rückmeldung, ob Du für das Projekt noch etwas benötigst.
- Melde Dich bitte bis Ende der Woche mit dem Feedback zur Präsentation bei mir zurück.
- Sende mir bis Freitag, 06.10, folgende Unterlagen im PDF-Format zu:
- Kostenaufstellung
- Entwurf des Flyers
- Gästeliste
- Ablaufplan
Den Abschluss macht eine persönliche Schlussformel.
5. Geschäftliche E-Mails besser formulieren
„Du hast doch keine Ahnung davon, wir müssen das anders machen!“ – „Ich schlage aufgrund der Erkenntnisse des letzten Meetings eine andere Herangehensweise vor.“
Wie der Ton die Musik macht, macht es die Formulierung im Hauptteil von E-Mails und Texten allgemein. Positive, höfliche Formulierungen nehmen Empfänger:innen leichter auf und setzen diese lieber um. Deshalb rate ich zu einer positiven Sprache:
- Formuliere Handlungsaufforderungen freundlich und respektvoll.
- Füge konkrete Verbesserungsvorschläge ein.
- Verfasse Kritik positiv, wertschätzend und konstruktiv.
Tipps für bessere Formulierungen.
6. Bessere Grußformeln schreiben
„Ciao, Kakao“ oder ein abrupter Abbruch – so enden unprofessionelle Geschäftsmails. Aber wie geht es besser?
Verwende förmliche Schlussformeln wie:
- Liebe Grüße
- Viele Grüße
- Beste Grüße
Noch besser wirken persönliche Grußformeln. Zum Beispiel:
- Liebe Grüße nach Hamburg
- Freundliche Grüße aus dem winterlichen Bad Homburg
- Sonnige Grüße aus Nürnberg
7. Abschließende Tipps für bessere geschäftliche E-Mails
- Lies Deine E-Mail vor dem Klick auf „Senden“ Korrektur. Rechtschreib- und Grammatikfehler lassen den Text unprofessionell wirken.
- Kontrolliere, ob der versprochene Anhang im richtigen Format und in der aktuellsten Version wirklich angehängt ist. Bestenfalls als PDF, das von allen Betriebssystemen geöffnet werden kann.
- Setze Ausrufezeichen mit Bedacht ein. Ausrufezeichen könnten so wirken, als schreist Du Adressaten und Adressatinnen an, was unhöflich wirkt. Dieses Fettnäpfchen kannst Du einfach umgehen. Verwende lieber Punkte zum Satzende.
- Verwende eine aktuelle und ansprechend gestaltete Signatur. Mit HubSpot kannst Du sie kostenlos erstellen. ((https://www.hubspot.de/email-signature-generator))
- Du hast eine negative E-Mail erhalten? Schlafe besser eine Nacht darüber, bevor Du antwortest. Das sorgt für eine klare Sicht und eine freundlichere Antwort.
Checkliste zum Schreiben guter E-Mails
Bessere E-Mails im E-Mail-Marketing schreiben
19 % der web.de und gmx-Nutzer:innen erhalten wöchentlich durchschnittlich mehr als 20 Newsletter – das sind knapp 3 täglich. Das ergab eine Online-Umfrage Anfang 2019. (Quelle: statista.com)
Dazu besagt eine Marketing-Weisheit: Das Geld liegt in der (E-Mail-)Liste. Das bedeutet: Wir sind dazu aufgefordert, so gute E-Mails und Newsletter wie möglich zu versenden. Denn dadurch steigen die Öffnungsrate und der Umsatz.
Das gelingt mit den folgenden Tipps. Diese eignen sich, wenn Du bis jetzt noch kein E-Mail-Marketing betrieben oder bereits angefangen hast, aber mit den Resultaten noch nicht zufrieden bist.
1. Die wichtigsten Grundregeln, bevor Du den ersten Newsletter schreibst
Um im E-Mail-Marketing bessere E-Mails zu schreiben, bedarf es etwas Vorbereitung. Und auch, wenn Du schon Newsletter versendest, lohnt es sich, diese Punkte nochmals durchzugehen.
- Wähle einen Sprachstil und behalte diesen bei: Idealerweise hast Du Deine Corporate Language schon festgelegt. Falls nicht, entscheide Dich für einen bestimmten Stil. Humorvoll? Formell? Provokant? „Blumig“? Klar auf den Punkt oder eher ausschweifend? Achtung bei Humor: Er kann schnell nach hinten losgehen und in schriftlicher Form falsch bei Deinen Lesern und Leserinnen ankommen. Setze Humor bewusst ein. Der Sprachstil richtet sich nach Deiner Persönlichkeit, Deinem Unternehmen und Deiner Zielgruppe. Hast Du Mitarbeiter:innen kann jede:r seinen bzw. ihren eigenen Stil in den E-Mails zeigen.
- Designe ein Template für all Deine E-Mails: Das sorgt für einen hohen Wiedererkennungseffekt und stärkt Deine Marke. Gleichzeitig sparst Du beim Schreiben und Gestalten der ansprechenden Newsletter eine Menge Zeit. Wichtig: Es muss keine ausgefallene Grafik sein. Ein Bild oberhalb der Begrüßung, hier und dort eine Grafik oder ein farbiger Button reichen oft schon aus, um Deine E-Mails zu branden.
- Definiere vor dem Schreiben Deines Newsletters ein konkretes Ziel: Das hilft Dir, den roten Faden beizubehalten und die Leser:innen nicht zu verwirren.
Extratipp für Unternehmen und Teams: Legt fest, von welchem:r Absender:in welche E-Mails geschrieben und versendet werden. Beispielsweise wichtige Infos von Führungskräften, Informationen über neue Blogartikel oder andere Inhalte von Social-Media-Manager:innen und Umfragen oder persönlichere Inhalte vom Customer Support.
Klickstarke E-Mail-Betreffzeilen schreiben
Im Postfach der E-Mail-Empfänger:innen gilt es, Aufmerksamkeit auf Deine E-Mails und Newsletter zu lenken. Das gelingt mit klickstarken Betreffzeilen. Bevor Du Dich für einen Clickbait entscheidest: Verfasse zuerst den Inhalt Deines Newsletters und wähle dann einen passenden Betreff aus. Damit hält er, was er verspricht, und Du baust Vertrauen zu Deinen E-Mail-Abonnent:innen auf. Wirkungsvoll kann der Name der Adressat:innen im Betreff sein.
Achte darauf, dass der Betreff zwischen 21 und 40 Zeichen inklusive Leerzeichen kurz ist. Dann ist er auch mobil in Gänze lesbar und wird nicht abgeschnitten.
Generell kann ich Dir empfehlen, menschliche Bedürfnisse in der Betreffzeile (und Deiner gesamten E-Mail) anzusprechen.
- Neugierde
- sparen wollen
- etwas geschenkt bekommen wollen
- etwas lernen
- einen Vorsprung erhalten
- Teil einer Gruppe werden / Zugehörigkeitsgefühl
- eine Beziehung aufbauen
- schnelle Bedürfniserfüllung und Ergebnisse
10 klickstarke E-Mail-Betreffzeilen für (fast) jede Branche
- [Letzte Chance] 50,00 % bis 23:59 Uhr
- Das Nr. 1 Geheimnis für (etwas, das Deine Zielgruppe erreichen/erleben möchte)
- 3 Tipps für (etwas, das Deine Zielgruppe erreichen/erleben möchte)
- Mein größter Fehler
- (Etwas, das Deine Zielgruppe erreichen/erleben möchte) – so gelingt es Dir
- In 6 Wochen. (Etwas, das Deine Zielgruppe erreichen/erleben möchte)
- Kann es wirklich so einfach sein?
- ((Name)) – vielen Dank!
- Das willst Du nicht verpassen
- Was machst Du am (Datum Deines Events)?
Oft vergessen: Gute Previews schreiben
Vielleicht kennst Du es: Du öffnest Dein E-Mail-Postfach und neben oder unter dem Betreff kannst Du die ersten Zeilen des E-Mail-Inhalts lesen. Diese ersten Zeilen sind kein Zufall und oft kein „echter“ Bestandteil der E-Mail. Was Du dort lesen kannst, ist das Preview oder der Preheader. Diese Bezeichnung kann je nach Tool variieren.
Nutze das, um die Klickrate noch mehr zu erhöhen. Zum Beispiel mit einer weiteren Betreff-Formel oder einer Frage, die Neugier erweckt.
2. Bessere Newsletter schreiben – so einfach geht’s
Die Herausforderung beim Schreiben guter E-Mails liegt darin, nicht nur Dein Angebot oder Deinen weiterführenden Content zu präsentieren, sondern gleichzeitig die Bindung zu Deinen Subscribern zu stärken. Hier trifft Copywriting auf Storytelling. Doch fangen wir mit der Basis an:
Egal, ob Du geschäftliche E-Mails schreibst oder einen Newsletter versendest. Die oben genannten Formulierungstipps gelten auch hier. Zusätzlich lege ich Dir diese Tipps ans Herz:
- Verwende einen aktiven Schreibstil. Also statt „Die Entscheidung wurde von der Geschäftsführung getroffen“ lieber „Die Geschäftsführung traf die Entscheidung XY“ oder „Im Team kamen wir auf die Idee XYZ“.
- Auch wenn Du an viele Empfänger:innen gleichzeitig schreibst: Verwende die direkte, persönliche Ansprache mit Du oder Sie und füge ein paar Mal ihren Namen ein.
- Lege besonderen Wert auf viele Absätze – spätestens nach 5 Sätzen. Besser nach maximal 3, damit Deine E-Mails auch mobil leicht zu lesen sind.
- Fokussiere Dich auf einen konkreten CTA (Handlungsaufforderung) pro E-Mail. Hast Du mehrere Anliegen, schreibe lieber mehrere E-Mails mit einem Tag Abstand.
- Das hier gilt vor allem, wenn Du ein Angebot verkaufen oder die Leser:innen zum Klicken auf weiterführenden Content verleiten möchtest: Schreibe nicht nur Fakten, sondern streue emotionale Vorteile ein.
- Verwende nur Abkürzungen, von denen Du weißt, dass sie alle Emfpänger:innen problemlos verstehen und wissen, was Du damit meinst. Lass Abkürzungen im Zweifelsfall weg und schreibe die Worte aus.
Emotionale Benefits konvertieren stärker als rationale Fakten
Storytelling oder Informationen? Womit schreibst Du bessere E-Mails?
Viele sagen, dass es wichtig ist, direkt am Anfang der Mail den Nutzen für die Leser:innen klarzumachen. Doch es geht auch anders – mit Storytelling.
Keiner dieser beiden Ansätze sind per se schlechter oder besser. Es ist wichtig, dass der Stil zu Deinem Unternehmen und vor allem zu Deiner Zielgruppe passt.
Beim Storytelling beginnst Du die E-Mail bzw. den Newsletter mit einer Geschichte, aus der Du konkrete Tipps für Deine Leser:innen ableitest, die dann zu Deiner Handlungsaufforderung führen.
Dieser Stil eignet sich vor allem für Einzelunternehmen oder größere Unternehmen, deren Führungskräfte eine starke Personalbrand aufgebaut haben.
Mit Storytelling bessere E-Mails schreiben
Diese Art von E-Mail steht und fällt mit einer starken Geschichte. Sammle deshalb Ideen, um nie ideenlos vor dem digitalen weißen Blatt Papier zu sitzen.
- Wie baut Hollywood Geschichten auf?
- Nach welchem Cliffhanger startest Du die neue Folge, obwohl Du schon längst ins Bett gehen wolltest?
- Welche Geschichten verwenden Personalbrands in Social Media, die Dich in den Bann ziehen?
Werde Dir vor dem Schreiben der E-Mail bewusst, welche Geschichte Du erzählen möchtest. Beginne dann auf keinen Fall chronologisch. Falle am Anfang der E-Mail mit der Tür ins Haus. Und erkläre dann erst, wie es zu dieser Situation kam und was der Mehrwert hinter dieser Geschichte ist.
Beispiel:
… und dann warf mir das Publikum faule Eier auf die Bühne. So hatte ich mir das nicht vorgestellt.
Diese Einleitung in die Geschichte ist spannend und zieht Leser:innen sofort in den Bann. Würdest Du hiermit beginnen, würden die meisten die E-Mail wieder schließen, ohne bis zum Ende gelesen zu haben:
Ich stieg ins Auto und fuhr zur Eventlocation. Natürlich war wieder Stau und ich hatte Glück, früh genug losgefahren zu sein.
Halte die Augen nach guten Geschichten offen – die, die Dir selbst widerfahren, und die, die Deinem kreativen Geist entspringen.
Interessante, informative E-Mails schreiben
Nicht nur Storytelling ist eine Möglichkeit, einen Newsletter bzw. generell E-Mails im Rahmen von E-Mail-Marketing zu schreiben. Besonders bei Aktionen ist es ratsam, direkt mit den Fakten zu beginnen:
- 50 % Rabatt bis Mitternacht
- Aktion: Stimme ab und gewinne mit etwas Glück ein neues iPad
- Bekommen wir Deine Stimme für den Award XY?
Aber auch bei anderen Anlässen kannst Du diesen Stil verwenden – wenn es zum zuvor definierten Stil und Deiner Zielgruppe passt.
Es gilt: Nichts ist in Stein gemeißelt. Gerade zu Beginn von E-Mail-Marketing ist es sinnvoll, verschiedene Varianten zu testen und dann bei der zu bleiben, die die besseren Ergebnisse erzielt.
Checkliste zum Schreiben guter Newsletter
Zum Abschluss 5 wichtige Tipps, um bessere E-Mails zu schreiben
- Verwende Abkürzungen und Fachausdrücke nur, wenn alle Empfänger:innen sicher wissen, was Du damit meinst. Schreibe im Zweifelsfall alle Worte aus und in einfacher Sprache und/oder hänge ein Wörterverzeichnis an.
- Vermeide Denglisch und bleibe bei deutschen Begrifflichkeiten.
- Antworte nicht sofort auf eintreffende E-Mails. Lege lieber 1 – 2 Zeitblöcke pro Tag fest, in denen Du E-Mails schreibst und beantwortest. Am besten zu einer Tageszeit, in der die Konzentration etwas niedriger ist, damit Du genügend Fokus für Deine wichtigen Aufgaben hast.
- Halte Sätze so kurz wie möglich. In der Regel gilt: Ein Komma pro Satz ist genug. Versuche, lange Sätze zu kürzen. Das erleichtert das Lesen.
- Schreibe generell so verständlich wie möglich. Stell Dir eine:n Grundschüler:in vor und frage Dich: Würde sie oder er den Text der E-Mail verstehen?
Fazit: E-Mails schreiben ist leichter als gedacht
Wir kennen sie alle: Unsäglich lange, verwirrende E-Mails, bei denen Du am Ende nicht mehr weißt, was eigentlich alles zu tun ist. Ich denke, solche E-Mails haben wir alle schon geschrieben. Doch Du kannst heute noch damit beginnen, bessere E-Mails zu schreiben. Eines ist mir noch wichtig zu sagen:
Löse Dich vom Anspruch, dass Deine E-Mails ab jetzt perfekt strukturiert, logisch aufgebaut und verständlich sind. Kein Text der Welt ist perfekt – auch nicht, wenn er von künstlicher Intelligenz erstellt wird. Doch mit den obigen Formulierungshilfen und Tipps gelingt es Dir, Deine E-Mails zu verbessern.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
