Personalverwaltung: Definition und Kontaktpunkte
Bei der Personalverwaltung handelt es sich um einen der typischen Bereiche des Personalmanagements. Auch wenn dieser Begriff erst einmal nicht allzu spannend klingt, geht es tatsächlich um einen ganz wichtigen und essenziellen Bereich im Betrieb.
Warum ist dieser Bereich nun so wichtig?
Erstens, weil in der Personaladministration (oder transaktionale Personalarbeit genannt) die Summe aller administrativen Aufgaben eines Unternehmens, die mit Personalwirtschaft zu tun haben, abgewickelt werden.
Erinnerst Du Dich beispielsweise noch an Deinen ersten Arbeitstag?
- Du bist im Unternehmen angekommen und musstest bestimmt erst einmal ein Formular mit Deinen persönlichen Angaben, wie Adresse, Telefonnummer und Steuerdaten, ausfüllen.
- Bereits vor Deinem ersten Tag hast Du Deinen Arbeitsvertrag unterschrieben und ihn wieder an die Personalabteilung zurückgesandt.
- Am Ende jedes Monats hast Du Deine Gehaltszahlungen erhalten.
- Nach einigen Monaten hast Du Deinen ersten Urlaubstag beantragt.
- Zwischendurch hast Du Dich für Dein erstes Training angemeldet.
- Einmal hast Du Dich ein paar Tage krank gemeldet.
- Zwischendurch hast Du den Ein- und Austritt von Kollegen und weitere Personalveränderungen mitbekommen.
Diese Punkte stellen nur einige Beispiele für Kontaktpunkten zwischen Personalverwaltung und Mitarbeitern dar. Übrigens werden diese Aufgaben in kleinen Firmen, die noch keine Personaladministration haben, oft von der Geschäftsführung übernommen.
Aber zurück zu Zweitens: Die Werte, die sich im Personalbereich ansammeln, können natürlich auch strategisch genutzt werden. Dies ist besonders relevant, wenn es in einzelnen Bereichen nicht rund läuft, es z.B. zu viele Personalveränderungen gibt und das Management herausfinden möchte, woran dies liegt.
Personalverwaltung: Aufgaben und Vorschriften
Was sind nun die wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung? In der Personalverwaltung werden alle Angaben der Angestellten aufgenommen und administrative Aufgaben abgewickelt.
Es kann dabei unterschieden werden zwischen Aufgaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind, und Aufgaben, die einen personalpolitischen Hintergrund haben und vom Unternehmen aus strategischen Gründen durchgeführt werden, so u.a. Mitarbeiterumfragen oder Leistungsbeurteilungen.
In der Personalverwaltung treten die folgenden Aufgaben auf:
- Formalitäten, wie die Erstellung oder Anpassung von Verträgen, Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, werden im Rahmen der Personalverwaltung bearbeitet.
- Es werden On- und Offboardings, also Personalzugänge und -abgänge, abgewickelt, um so den Personalbedarf zu decken.
- Auch die Übermittlung von Meldebescheinigungen an Sozialversicherungsträger wird im Rahmen der Personalwirtschaft übernommen.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden zudem an die relevanten Behörden weitergeleitet.
- Zeugnisse werden in Abstimmung mit den relevanten Abteilungen im Personalbereich erstellt.
- Mitarbeiterstatistiken werden geführt.
Die reibungslose Durchführung der administrativen Tätigkeiten sollte unbedingt gewährleistet werden, damit beispielsweise Lohnzahlungen pünktlich getätigt, Einstellungen richtig bearbeitet und Urlaubs- und Abwesenheiten korrekt aufgenommen werden und dadurch letztendlich die Mitarbeitermotivation nicht leidet. Bestenfalls werden alle Fakten in einer digitalen Zusammenstellung geführt.
Für die korrekte Abfolge in der Personalverwaltung müssen immer einige gesetzliche Vorschriften berücksichtigt werden, wie beispielsweise das Arbeits- und Sozialrecht. Bestehende Betriebsvereinbarungen können einzelne Tätigkeiten zudem beeinflussen. Natürlich müssen auch Regelungen in den Arbeits- oder Tarifverträgen berücksichtigt werden.
Was sind die Ziele der Personalverwaltung?
Oberstes Ziel der Personalverwaltung ist, die Personaldaten möglichst auf dem aktuellen Stand und fehlerfrei sowie, wenn möglich, in digitaler Form zu halten. Dadurch soll die interne Kommunikation gefördert und die Motivation der Mitarbeitenden letztendlich erhöht werden.
Auch die Sicherstellung der pünktlichen Lohnzahlung durch eine ordentliche Gehaltsabrechnung ist wichtig.
Informationen sollen bereitgestellt und beispielsweise für Lohnabrechnungen oder Personalstatistiken genutzt werden. Auch die Kontrolle der Arbeitszeit wird durch die Angaben gewährleistet. Die Mitarbeiter werden durch die Personalwirtschaft geschützt, so wird der Arbeitsschutz gewährleistet und die Datenschutzgesetze eingehalten.
Datenschutz: Das gilt es zu beachten
Wie bereits erwähnt, ist auch die Einhaltung von bestimmten Gesetzen unabdingbar. Im Personalbereich sind jede Menge vertrauliche, personenbezogene Daten von Mitarbeitern gespeichert. Damit diese nicht missbräuchlich verwendet werden, gibt es strenge Datenschutzregeln der DSGVO.
Indem diese wirklich befolgt werden, umgehen Unternehmen Verstöße, die ansonsten Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro nach sich ziehen (Quelle: Datenschutz.org).
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Fakten müssen zum Beispiel die folgenden Grundsätze eingehalten werden:
- Zweckbindung: Es muss einen legitimen und eindeutigen Zweck für den Gebrauch geben. Dieser entsteht aus dem Bewerber- oder Beschäftigtenverhältnis.
- Minimierung: Nicht alle Werte sind wirklich auch relevant für das Beschäftigungsverhältnis. Die Details sollen auf das notwendige Maß beschränkt werden, welches für den Zweck der Bearbeitung notwendig ist.
- Integrität und Vertraulichkeit: Die Werte müssen vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung geschützt werden. Auch der Schutz vor Zerstörung, Verlust und Schädigung muss in Form von technischen und organisatorischen Maßnahmen gewährleistet sein.
- Richtigkeit: Die personenbezogenen Angaben sollten natürlich richtig sein und fortlaufend aktualisiert werden.
- Speicherbegrenzung: Die Werte dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden und müssen – z.B. nach dem Austritt des Mitarbeitenden – gelöscht werden (Quelle: 5 – EU-DSGVO).
Neben der Datenschutzverordnung müssen Unternehmen auch Sicherheitskonzepte erstellen und zum Beispiel darauf achten, dass Beschäftigte Verschwiegenheitserklärungen bzgl. Unternehmenszahlen unterschreiben.
Die folgenden Dinge sollten nicht vergessen werden:
- Mitarbeitende haben einen Anspruch auf Auskunft, welche personenbezogenen Fakten genau gesammelt werden (Quelle: 15 DS-GVO).
- Mitarbeiter müssen der Nutzung zustimmen, meist erfolgt dies durch die Unterschrift eines entsprechenden Dokuments (Quelle: 7 DS-GVO).
- Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei Entscheidungen hinsichtlich des Datenschutzrechtes (Quelle: 89 BetrVG und § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG).
Eine Software bietet sich in der Personalverwaltung an, damit die Abläufe fehlerfrei bleiben und Aufgaben nicht vergessen werden.
Wie können die HR-Werte strategisch genutzt werden?
Wie bereits angesprochen, können die Angaben der Mitarbeiter auch strategisch durch Personalstatistiken genutzt werden, u.a. durch Mitarbeiterbefragungen oder Auswertungen bestimmter Kennzahlen des Personalwesens.
Manager in der Personaladministration können durch die Personaldaten folgendes bestimmen und herausfinden:
- Wie viele Einstellungen und Personalveränderungen es in den jeweiligen Abteilungen gibt.
- Welches Kompetenzprofil Bewerber für bestimmte Stellen benötigen.
- Über welche Kanäle sich die besten Kandidaten bewerben.
- Wie die Mitarbeiterstruktur aussieht (Qualifikationsstruktur, Führungskräfte-Anteil, Durchschnittsalter etc.).
- Wie es um die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter bestellt ist und welche Aufgaben diese bearbeiten.
- In welchen Teams eine hohe Fluktuation herrscht und wo Personalbedarf besteht.
- Welche Fähigkeiten die einzelnen Mitarbeitenden haben und ob diese für die jeweilige Funktion ausreichend sind.
- Welche Weiterbildungsmaßnahmen sinnvoll sind und welche nicht.
- Wie viele Krankheitstage es in den einzelnen Verantwortungsbereichen gibt.
- Ob es High Potentials gibt, welche zusätzlichen Tätigkeiten diese übernehmen und wie diese Talente gefördert werden können.
- Wie hoch die Zufriedenheit der Beschäftigten in den einzelnen Sparten derzeit ist und wie eng die Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen zusammenarbeiten.
Wie können Personaler schrittweise vorgehen, um die Werte gewinnbringend zu nutzen?
Im Zuge von Analytics müssen die Werte zuerst einmal durch die Personaladministration erfasst und gesammelt werden.
Die Fakten kommen meist aus der im Unternehmen genutzten Software, Umfragen oder der Erfassung durch mobile Geräte.
Die Personaldaten sollten dann im zweiten Schritt vor der Auswertung bereinigt werden. Danach müssen sie überwacht und gemessen und den vorhandenen KPIs gegenübergestellt werden. Dies kann nicht schnell “per Knopfdruck” geschehen, sondern muss über einen längeren Zeitraum durchgeführt werden, um detaillierte Aussagen treffen zu können.
Aus diesem Schritt folgt die Prüfung der vorhandenen Zahlen. Die Werte können im Rahmen von deskriptiven, diagnostischen und prädiktiven Analysen genauer geprüft werden.
Deskriptive Analysen
Bei deskriptiven Analysen werden einfach statistische Verfahren benutzt. Es geht darum, historische Zahlen auszuwerten, um aufzudecken, in welchen Bereichen es Verbesserungspotenzial gibt.
Diagnostische Analysen
Bei der diagnostischen Analyse werden multivariate Statistiken sowie Verfahren des maschinellen Lernens genutzt. Die Betrachtung von Zusammenhängen steht im Vordergrund.
Prädiktive Analyse
Auch bei der prädiktiven Analyse werden diese statistischen Verfahren genutzt, es geht allerdings in erster Linie darum, Prognosen für die weitere Entwicklung zu erstellen.
Nachdem bestimmte Trends und Probleme identifiziert wurden, müssen sich Personaler überlegen, welche Maßnahmen sie ergreifen können, um die spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Wenn es z.B. in bestimmten Abteilungen viele Krankheitstage gibt, könnten Mental Health Workshops zum Stressabbau angeboten werden. In anderen Abteilungen besteht z.B. ein hoher Personalbedarf.
Durch den strategischen Gebrauch der Angaben können dann Personalprozesse verbessert werden, Entwicklungen können durch das Personalmanagement schon frühzeitig erkannt und Optimierungen eingeleitet werden.
Digitalisierung: So baust Du auf der digitalen Personalakte auf
Die fortschreitende Digitalisierung ist auch in Personalabteilungen und den entsprechenden Personalverwaltungsaufgaben angekommen. Einerseits wird das Daten- und Technologiemanagement in Unternehmen immer wichtiger, andererseits sehen Manager ein erhebliches Vorbereitungs-Defizit von rund 42 Prozent.
Das Ziel ist es, alle administrativen Aufgaben zu automatisieren und Werte somit nicht nur in Microsoft Excel-Vorlagen zu speichern. Dabei kann eine Software helfen. In einer HR-Software können Manager verschiedene Workflows erfassen und verwalten, die dann automatisiert ablaufen.
Dadurch, dass die Software Mitarbeitende an verschiedene Tätigkeiten und Fristen erinnert, gewinnen Manager mehr Zeit, um interessanteren Aufgaben, wie beispielsweise der strategischen Personalplanung, nachzugehen.
Welche gespeicherten Fakten liegen in der Personalverwaltung und sollten digitalisiert werden?
- Die Bewerberwerte der einzelnen Mitarbeiter
- Gehaltszahlen
- Angaben zur Karriereentwicklung
- Einzelheiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
- Zahlen zur Mitarbeiterzufriedenheit
- Einzelheiten zu Arbeitszeit, Ausfällen, Fehlzeiten, Urlauben etc.
Um Prozesse des Personalwesens zu digitalisieren, muss zuerst einmal überlegt werden, welche Bereiche und Abläufe überhaupt automatisiert werden können. Dazu werden die einzelnen Sparten und Kernaufgaben genauer betrachtet. Erst danach kann nach einer geeigneten Software gesucht werden.
Digitale Personalakte bzw. Personalinformationssysteme
Gerade Unternehmen, die noch überwiegend mit Papierdokumenten arbeiten, sollten diese scannen und digital verwalten.
In dieser digitalen Personalakte bzw. einem Personalinformationssystem kannst Du alle Fakten des Mitarbeiters erfassen, so beispielsweise:
- Die Bewerbungen
- Die Arbeitsverträge und vertragliche Änderungen
- Zwischen- und Abschlusszeugnisse
- Schulungen und Trainings
- Kündigungen und Austritte
Es sollte durch Richtlinien festgelegt werden, welche Mitarbeitenden auf diese Akte zugreifen können. Meistens kann sie gleichzeitig durch verschiedene Mitarbeiter des Personalbereichs bearbeitet werden. Es kann zudem auch festgelegt werden, welche Mitarbeitenden, welche Einzelheiten einsehen können.
Aufbauend auf der digitalen Personalakte können auch weitere Themenfelder, wie die Zeiterfassung, das Bewerbermanagement, Weiterbildungen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung, digitalisiert bzw. automatisiert werden.
Zeiterfassung
Daten zur Zeiterfassung können auch im System hinterlegt werden. Mitarbeitenden werden bestimmte Arbeitszeiten zugewiesen, sie können sich dann täglich ein- und ausloggen, um die abgearbeitete Zeit nachzuweisen. Entscheidungsträger können dann die Beschäftigungszeiten überprüfen und in Berichten herunterladen.
Schulungen und Employee Self Service
Schon bevor mit der Digitalisierung begonnen wurde, müssen die Mitarbeitenden informiert und mit ins Boot geholt werden. Es sollten Trainings angeboten werden, damit die Beschäftigten sich mit der neuen Personalverwaltungssoftware vertraut machen können.
Bestenfalls muss die Personalverwaltung nicht alle Details selbst hinterlegen, sondern erlaubt den Mitarbeitenden, die Angaben im Rahmen des Employee Self Services selbst anzupassen. Die Mitarbeitenden sollten die Software also aktiv nutzen und Einzelheiten selbst eintragen und pflegen.
Mitarbeiter können persönliche Werte eintragen, Urlaubsanträge oder Anträge zu Schulungen stellen oder bestimmte Umfragen ausfüllen. Dadurch wird die Personalverwaltung wiederum entlastet und kann sich anderen Themen der transaktionalen Personalarbeit widmen.
Dies hat zudem die folgenden Vorteile:
- Remote Work wird vereinfacht: Mitarbeitende können überall arbeiten und ihre Schichten einpflegen, Urlaub beantragen etc. Sie brauchen dazu nicht mehr vor Ort Dokumente ausfüllen.
- Schnelligkeit: Die Adresse hat sich geändert? Der Mitarbeiter ist zu einer anderen Bank gewechselt? Alles kein Problem. Beschäftigte können die Angaben schnell selbst im Programm ändern und brauchen dazu nicht mehr auf den zuständigen Personaler warten.
- Eigenverantwortung: Die Mitarbeiter sind selbst für ihre Angaben verantwortlich und entlasten so die Personalarbeit.
Die richtige Software für die Personalverwaltung finden
Ab einem bestimmten Zeitpunkt und einer bestimmten Mitarbeiterzahl kommen Unternehmen nicht mehr ohne eine Personalverwaltungs-Software aus. Die Software vereinfacht Prozesse in der Personalwirtschaft und reduziert den Verwaltungsaufwand der Kernaufgaben.
Es stellt sich allerdings die Frage, anhand welcher Kriterien Personaler diese überhaupt aussuchen können.
Wie können Unternehmen vorgehen, um durch die richtige Personalmanagement-Software die Effizienz ihrer Personalprozesse zu steigern?
Ziele
Überlege Dir erst einmal, welche Ziele durch die Einführung einer Personalverwaltungssoftware erreicht werden sollen. Welche Dienstleistungen sollen in der Personalverwaltung angeboten werden?
Vergleich
Im nächsten Schritt sollten der IST und der SOLL Zustand einmal gegenübergestellt werden.
Stakeholder
Spreche Dich mit verschiedenen Entscheidungsträgern Deines Unternehmens ab und beziehe die IT-Abteilung, den Betriebsrat, das Management und Mitarbeiter der Personalabteilung in Deine Überlegungen mit ein. Schaue einmal in die Betriebsvereinbarung Deines Unternehmens. Nutzen und Risiken des Projekts sollten durch mehrere Augen betrachtet werden.
Team
Wie hoch ist der Personalbedarf für das Projekt? Stelle ein Team zusammen, welches für die Suche der Software und die nächsten Schritte zuständig ist und lege das Budget fest.
Personalverwaltunsoftware kostenlos testen
Hole Angebote von verschiedenen Anbietern ein und lasse Dir die Systeme und die Kernaufgaben in einer Demo vorführen. Oft kann die Personalverwaltungssoftware kostenlos getestet werden.
Verbesserung
Nachdem die Software eingeführt wurde, solltest Du immer schauen, wie diese noch weiter verbessert und welche anderen Bereiche mit einbezogen werden können. Vielleicht sind weitere Personalverwaltungsaufgaben hinzugekommen, die auch mit einbezogen werden müssen?
Viele Human Resources Software Lösungen bieten bereits Arbeitszeiterfassung, Talent Management, Schulungsmanagement etc. an. Die Arbeitszeiterfassung in der Personalverwaltung in Excel zu erfassen, entfällt so beispielsweise.
- Es sollte genau festgelegt werden, welche Kriterien und Verwaltungsaufgaben durch die Software abgebildet werden sollen. Bestenfalls werden die Werte auch nur einmal eingetragen, beispielsweise wenn ein Kandidat im Bewerbungsprozess seine Werte hinterlegt, werden diese später automatisch in die Mitarbeiterakte übernommen und müssen nicht erneut eingetragen werden.
- Es ist ratsam auch eine App anzulegen, auf die junge Bewerber und Beschäftigte zugreifen können. Beispielhaft können in der App wichtige Termine und Events, Geburtstage oder Schulungen angezeigt werden.
- Hinsichtlich der personenbezogenen Daten sollte ein Konzept zur Sicherheit erarbeitet werden. Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeitenden und Löschfristen bestimmter Fakten sollten von Anfang an hinterlegt werden.
- Wähle auf jeden Fall eine Software aus, bei welcher ein durchgängiger Support gewährleistet wird. Besonders zu Beginn werden Anwenderschulungen benötigt, später dann ein Ansprechpartner bzw. eine Hotline, an die sich Mitarbeitende wenden können.
- Die Weiterentwicklung von Funktionen ist ganz wichtig. Wenn Unternehmen wachsen, werden ggfs. neue Funktionen benötigt, da z.B. neue Verwaltungsaufgaben hinzukommen oder diese erweitert werden müssen.
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