Effizienz. Ein Ziel mit möglichst wenig (Zeit-)Aufwand erreichen. Unser Alltag dreht sich zunehmend um schnelles, zielführendes Arbeiten, da wir immer weniger Zeit zu haben scheinen, während die Anforderungen an unsere Leistungen stetig wachsen. Schnell versinkt man da im Chaos und hält dem Druck von außen nicht Stand. Doch damit Du nicht unter dem Leistungsdruck zerbrichst, erklären wir Dir, wie effizientes Arbeiten funktioniert und das richtige Projektmanagement Deinen Alltag erleichtert.
Gerade bei Agenturen spielt Effizienz eine sehr große Rolle. Der Markt stellt Anforderungen an sie und erwartet schnelle, erfolgreiche Ergebnisse, denn auch die Nachfrage steigt. Maßnahmen müssen optimiert werden, um möglichst schnell ein angestrebtes Ziel zu erreichen und Erfolg zu erzielen. Im Vordergrund steht hier ein günstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Doch wie arbeiten Du und Deine Agentur oder in deinem Unternehmen am besten effizient? Wie plant Ihr Eure Projekte so, dass Eure Arbeit schnell und langfristig zum Erfolg führt? Die Antwort auf diese Fragen: Mit dem richtigen Projektmanagement!
Ganz egal, welches Projekt Du mit Deiner Agentur angehst, es muss gut geplant sein, denn Projektmanagement ist das A und O für ein erfolgreiches Ergebnis. Eine durchstrukturierte Ressourcenplanung bildet die Grundlage dafür, dass Dein Projekt Dir am Ende auch gelingt. Ohne Projektplanung verlierst Du schnell den Überblick und gerätst in ein Chaos von angefangenen Ideen und nicht zu Ende gedachten Überlegungen.
Gerade für Agenturen hat das Projektmanagement einen hohen Stellenwert, da jedes einzelne Teammitglied nur dann effizient und zielsicher arbeiten kann, wenn es genauestens mit dem Arbeitsverlauf sowie den damit verbundenen Handlungsmaßnahmen vertraut ist.
Agiles vs. klassisches Projektmanagement
An dieser Stelle unterscheiden wir zwischen zwei Arten des Projektmanagements: Dem agilen Projektmanagement und dem klassischen Projektmanagement. Was genau diese beiden Methoden ausmacht und welche davon am besten zu Dir passt, erklären wir im folgenden Text.
Das agile Projektmanagement
Das agile Projektmanagement bietet Agenturen in ihrer Arbeitsweise viele Freiheiten. Es folgt keiner genauen Projektplanung. Hier wird zu Beginn eines Projektes kein angestrebter Zeitraum festgelegt und auch den Teammitgliedern werden keine festen Rollen zugeteilt. Sowohl die Projektmanager als auch jedes Teammitglied hat Zugriff und Einsicht auf alle Aufgabenbereiche.
Somit wird bei der Projektsteuerung großes Mitspracherecht innerhalb des Teams ermöglicht, sodass Ideen aus verschiedenen Perspektiven eingebracht werden können. Gerade die Kundschaft einer Agentur hat viel Mitspracherecht. Sie sind eng mit der Arbeit der Agentur verbunden und können während des gesamten Projektverlaufes neue Wünsche äußern, nach denen die Agentur sich dann richtet.
Dadurch können die Vorstellungen der Kundschaft so genau wie möglich umgesetzt werden und ein zufriedenstellendes Ergebnis wird mit hoher Wahrscheinlichkeit erzielt.
Durch das große Mitspracherecht geht das agile Projektmanagement jedoch mit zahlreichen Veränderungen einher, wodurch viele verschiedene Zwischenstände entstehende. Diese sind wertvoll für das Team und werden im Detail betrachtet. Dokumentiert wird während des gesamten Projektverlaufs jedoch nur das Nötigste. Seinen Ursprung hat das agile Projektmanagement übrigens in den Tools der Software-Industrie.
Der Leitfaden des agilen Projektmanagements
Das 2001 entwickelte „Agile Manifest“ gilt als Orientierungspunkt der Projektsteuerung, da ihm keine genaue Definition zuzuordnen ist. Dieses „Agile Manifest“ folgt 4 Kernaussagen und 12 Prinzipien. Im Folgenden werden die Kernaussagen beleuchtet.
1. Personen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
Hierbei gilt, dass der zwischenmenschliche Kontakt im Vordergrund steht. Auf Wünsche und Interessen wird gezielt reagiert, anstatt an vorgeschriebenen Prozessabläufen festzuhalten. Dabei wird zwischen Projektmanagern, Teammitgliedern sowie der Kundschaft vermittelt. Somit zeigt das agile Projektmanagement eine große Bereitschaft spontanen Veränderungen gegenüber und ist deutlich flexibler und anpassungsfähiger als das klassische Projektmanagement.
2. Eine funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
Diese Kernaussage stammt aus der Zeit, als das agile Projektmanagement vordergründig in der Software-Entwicklung zum Einsatz kam. Das Tool „funktionierende Software“ ist hier mit „nützliches Projektergebnis“ zu ersetzen.
Sie beinhaltet also den Punkt, dass das Hauptaugenmerk auf ein erfolgreiches Endprodukt ausgerichtet sein sollte, nicht auf die Dokumentation des Arbeitsprozesses. Dadurch wird Zeit gewonnen, da schneller und effizienter gearbeitet werden kann, wenn keine Pausen zur Dokumentation eingelegt werden, welche die Arbeit unterbrechen.
3. Die Zusammenarbeit mit der Kundschaft ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
Diese Aussage ähnelt der ersten und betont, dass die sich möglicherweise ändernden Bedürfnisse der Klientel Vorrang vor der strikten Einhaltung eines Vertrages haben. Somit kann ein Produkt entstehen, das voll und ganz den Vorstellungen der Kundschaft entspricht. Beschränkt man sich im Gegensatz dazu auf die Vorgaben der Vertragsverhandlung, entsteht ein Endergebnis, mit dem Kunden möglicherweise unzufrieden sind.
4. Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als Festhalten an einem Plan
Auch dieser Punkt führt den Inhalt des Vorherigen fort. Dadurch zeigt sich die Flexibilität des agilen Projektmanagements, welcher der Sturheit des klassischen Projektmanagements gegenübersteht.
Vor- und Nachteile des agilen Projektmanagements
Für die Arbeit von Agenturen und Unternehmen bietet diese Art der Projektsteuerung folglich verschiedene Vor- und Nachteile.
Als Vorteile kristallisieren sich die folgenden heraus:
- Zeit und Umfang des Projekts sind flexibel anpassbar
- Die Kundschaft hat während des gesamten Projekts großen Einfluss
- Regelmäßige Zwischenergebnisse können der Kundschaft präsentiert werden
- Höhere Motivation und Teamarbeit durch Eigenverantwortung der Teammitglieder
Wesentliche Nachteile sind die folgenden:
- Kommunikation und Abstimmung sind sehr zeitintensiv
- Fehlende Hierarchien und Autoritätspersonen erschweren die Kommunikation
- Durch weniger Dokumentation kann der Gesamtüberblick schnell verloren gehen
- Endergebnis ist nicht zu Beginn vorhersehbar
Weitere Eigenschaften des agilen Projektmanagements stellen sich erst in der Praxis als Vor- oder Nachteile heraus, da sie sich je nach Art des Projektes und Arbeit der Teammitglieder eher positiv oder negativ auswirken.
Neutrale Punkte sind:
- Management ist nicht linear, kann variieren
- Prozess wird während des Projektes verbessert und angepasst
- Anforderungen werden stetig aktualisiert
- Team trägt Verantwortung für das Management
- Kommunikation erfolgt durch tägliche, kurze Meetings
Das klassische Projektmanagement
Im Gegensatz zum agilen Projektmanagement steht nun das klassische Projektmanagement. Es unterscheidet sich von seiner Struktur her erheblich von dem agilen Projektmanagement und geht Projekte von Grund auf anders an.
Hier werden direkt zu Beginn eines Projektes sowohl dessen Endziel und der Ablauf festgelegt als auch der einzuhaltende Zeitraum. Jedem Teammitglied wird ein bestimmter Aufgabenbereich zugeordnet, sodass verschiedene Projektphasen nach und nach abgearbeitet werden können.
Das klassische Projektmanagement entwickelt sich linear, es folgt in seinem Ablauf dem Wasserfallmodell. Auch zeitliche Puffer werden eingeplant, um trotz unvorhergesehener Veränderungen den zeitlichen Rahmen einhalten zu können.
Die Kundschaft hat in diesem Fall lediglich vor Beginn des Projektes Mitspracherecht und kann ihre Vorstellungen und Wünsche äußern. Im weiteren Projektverlauf wird auf veränderte Vorstellungen nicht mehr eingegangen. Somit werden auch die verschiedenen Zwischenstände nicht betrachtet, da nur das Endergebnis zählt.
Dokumentiert wird der Projektverlauf im Gegensatz zum agilen Projektmanagement allerdings im Detail.
Auch diese Art des Projektmanagements bietet für Agenturen und Unternehmen verschiedene Vor- und Nachteile.
Vor- und Nachteile des klassischen Projektmanagements
Wie auch bei dem agilen Projektmanagement wirken sich die Eigenschaften des klassischen Projektmanagement je nach Art des Projektes und des zuständigen Teams eher positiv oder negativ auf das Projekt aus.
Neutrale Punkte sind daher:
- Umfang des Projekts wird vor Beginn festgelegt
- Projektverlauf ist linear, Team arbeitet von Phase zu Phase
- Es gibt festgelegte Tools und Arbeitsbereiche
- Projektleitende sind für das Management verantwortlich
- Das gesamte Projekt wird ausführlich dokumentiert
- Kommunikation erfolgt durch Meetings und erfolgte Dokumentation
Ganz klar als Nachteile aufzulisten sind aber die folgenden Punkte:
- Sinkender Einfluss der Kundschaft im Projektverlauf
- Anforderungen an Projekt können danach nicht mehr verändert werden
Welches Projektmanagement passt zu Dir?
Es lässt sich ganz klar sagen, dass mit beiden Arten des Projektmanagements effizient gearbeitet werden kann. Welches Projektmanagement gerade zu Dir und Deiner Agentur passt, kommt auf die Art des Projekts an.
Das agile Projektmanagement eignet sich hauptsächlich für Projekte mit unbekannten Anforderungen und häufigen Veränderungen. Wenn Du ein Dir noch völlig unbekanntes Projekt beginnst, ist diese Art des Managements geeignet. Durch die freie Arbeitsweise können sich feste Prozesse und Vorgehensweisen entwickeln, die Du bei erneuter Durchführung übernehmen kannst.
Gerade in der heutigen Zeit der Digitalisierung ist das agile Projektmanagement sehr wertvoll. Abläufe müssen immer schneller passieren und spontane Veränderungen geschehen immer häufiger. Sie dürfen jedoch keine langwierigen Hürden darstellen, da dies wiederum die Effizienz Deiner Arbeit beeinträchtigt.
Arbeitest Du also gern frei und selbstbestimmt, passt das agile Projektmanagement perfekt zu Dir.
Das klassische Projektmanagement hingegen eignet sich wunderbar für Projekte, die mit einer hohen Planungssicherheit einhergehen und bei denen nicht mit plötzlichen Veränderungen zu rechnen ist. Gehst Du also ein Projekt an, das du in der Vergangenheit bereits mehrere Male durchgeführt hast und bei dem Dir die Vorgehensweise bekannt sind, kannst Du auf diese Art des Projektmanagements zurückgreifen.
Immer mehr Agenturen und Unternehmen ziehen jedoch ihren Nutzen aus der Vermischung beider Arten des Projektmanagements. Hier werden Aspekte des agilen mit Aspekten des klassischen Projektmanagements verbunden und Vorteile aus dieser Zusammenarbeit gezogen.
Häufig werden hierbei für Projekte feste Deadlines zur Bearbeitung gesetzt, um einen zeitlichen Rahmen zu schaffen. Die Umsetzung erfolgt dann jedoch agil.
Probiere also für Dich selbst aus, welches Projektmanagement am besten zu Dir und Deinem Projekt passt und entscheide, mit welchem Du am effizientesten arbeiten kannst.
Risikomanagement in Projekten
So gut ein Projekt auch durchgeplant sein mag, es treten dennoch immer wieder Hürden auf. Oft geht irgendetwas schief, läuft etwas anders als geplant und es entsteht ein Haufen an Problemen, den Du gerade absolut nicht gebrauchen kannst.
So nervig das auch klingen mag, leider geht ein Projekt immer Hand in Hand mit Risiken. Schließlich heißt es ja: „No risk no fun“! Für die Effizienz von Agenturen sind solche Risiken jedoch alles andere als „Fun“, denn sie erzwingen den Rückgang der Arbeit und verlangsamen somit den Prozess. Angestrebte Ziele können plötzlich nicht mehr so schnell erreicht werden.
An dieser Stelle gilt es, noch vor Beginn eines Projektes mit dem richtigen Risikomanagement zu arbeiten, damit das Projekt nicht Dominostein für Dominostein ins Kippen gerät.
Wie Du lästige Risiken weitestgehend umgehen und richtig behandeln kannst, um dennoch effizient zu arbeiten, verraten wir Dir im folgenden Abschnitt.
Risiko ist nicht gleich Risiko – die Risikotypen
Unter einem Projektrisiko verstehen wir ein Ereignis, das im Projektverlauf auftritt und negative Auswirkungen mit sich zieht. Es stellt somit eine potenzielle Bedrohung für das Projekt dar.
Wichtig ist, dass nicht jedes Risiko auch ein Risiko im eigentlichen Sinne ist. Risiken bringen nicht nur Negatives mit sich, sondern können auch neue Chancen darstellen, da sie ungeplante Handlungen erfordern, welche manchmal zu neuen, vielleicht sogar erfolgreicheren Ergebnissen führen.
Ein Risiko ist also häufig auch als Chance anzusehen. Da ein Risiko jedoch in den meisten Fällen eine Gefahr darstellt, gehen wir an dieser Stelle genauer auf Risiken im negativen Sinne ein.
Hierbei kann unterschieden werden in:
- „Normales“ Risiko (unvermeidlich mit dem Projekt verbunden)
- Risiko, welches das Projekt nach Eintreten zum Scheitern bringt
- Risiko, welches das Projekt nach Eintreten nicht zum Scheitern bringt
- Unumgehbares Risiko (beruhend auf Fehlern der Vergangenheit)
Risiken, die sich managen lassen, sind:
- Wirtschaftliche Verluste
- Rufschäden des Unternehmens
- Gefahren für Leib und Leben von Nutzern eines Produkts
- Zeitplanverschiebungen
- Technische Probleme
- Definition Projektumfang
- Ressourcenknappheit
- Qualitätsprobleme
All diese Risiken können sich erheblich auf die Effizienz auswirken. Damit das Risikomanagement gelingt, müssen in der Agentur die Realitäten ständig überprüft und Maßnahmen und Projektplanung neu bewertet und angepasst werden. Um hier strukturiert vorgehen zu können, sollten sämtliche Daten jederzeit ersichtlich sein.
Hier eignet sich die Nutzung von Agentursoftware. Sie ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Effizienzsteigerung von Agenturen. Die HQ Projektmanagement Software erleichtert die Arbeit erheblich. Sie ermöglicht jedem Teammitglied einen Einblick in die Kapazitäten des Teams, in Feiertage und Ressourcengruppen sowie sämtliche laufende Projekte.
Die Aufgaben des Risikomanagements
Es hängt ganz von der Branche und der Unternehmenskultur einer Agentur ab, welche Maßnahmen bei einem Projekt für das Risikomanagement ergriffen werden müssen. Je nachdem, in welchem Bereich sich eine Agentur oder ein Unternehmen befindet, muss von vornherein beispielsweise eher vorsichtiger und durchdachter gehandelt werden oder können Maßnahmen auch spontan geändert werden.
Das Risikomanagement hängt auch von den Charaktereigenschaften des Managements ab. Bist Du Projektmanager, frag Dich also vorab: Bin Ich eher risikoscheu, risikotolerant oder risikoaffin? Dementsprechend kannst Du auf Dich abgepasst im folgenden Verlauf handeln.
Im Allgemeinen setzt sich das Risikomanagement aus den folgenden vier Schritten zusammen:
1. Risikoerkennung
Zu Beginn ist es essenziell, herauszufinden, welchen Risiken Du entgegentrittst. Natürlich musst Du immer mit weiteren, unerwarteten Risiken rechnen, da sich diese nie vermeiden lassen, jedoch wird ein Großteil Deiner Arbeit erleichtert, wenn Du potenzielle Risiken im Voraus herausarbeitest.
Dabei ist es ratsam, Projektdokumente anzuschauen, Meetings zu vereinbaren, ein Brainstorming im Team zu machen oder Checklisten zu erstellen.
Als Beispiel erläutern wir Dir an dieser Stelle die folgenden vier Methoden:
Delphi-Methode
Hier befragst Du als Projektmanager eine Gruppe von Experten aus dem Team unabhängig voneinander und anonym nach Risiken. Unterscheiden sich die Antworten stark voneinander, kannst Du eine Diskussion eröffnen. Diese wiederholt Ihr als Team so lange, bis sich die Aussagen nicht mehr so stark voneinander unterscheiden.
Somit können schrittweise wichtige und eindeutige Risiken herauskristallisiert werden. Alle Befragten können ihre offene Meinung äußern und werden durch die anonyme Befragung von niemandem beeinflusst.
Nominal Group Technique
Diese Methode erfolgt genauso, wie die Delphi-Methode, jedoch werden hier die Ideen zunächst auf Zettel geschrieben.
SWOT-Analyse
Bei der SWOT-Analyse werden im Team die Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen analysiert. Diese Methode eignet sich besonders für Projekte mit hohen Unsicherheiten und neuen Themenfeldern. Alle wichtigen Aspekte für die Zusammenarbeit des Teams werden hier berücksichtigt und es ergibt sich ein Gesamtbild, an dem gearbeitet werden kann.
„Pre-Mortem“ Ansatz
Bei dieser Methode stellt sich Dein Team vor, das Projekt sei bereits gescheitert und überlegt, woran dies gelegen haben könnte. Diese Methode führst Du direkt vor Projektbeginn bei der Projektplanung durch. Das ist ein kreativer Ansatz, da die Teammitglieder sich aus einem anderen Blickwinkel mit der Thematik befassen müssen und einen besseren Zugang zu eventuellen Risiken haben.
Es ist ratsam, bei jeder Methode ein Risikoregister zu erstellen, welches regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. Dadurch bleibt das Team immer auf dem aktuellen Stand und mögliche Risiken können schneller erkannt und behoben werden.
2. Risikoanalyse und Visualisierung
Wurden mögliche und wahrscheinliche Risiken des Projekts erkannt, gilt es nun, diese zu bewerten und zu gewichten. An dieser Stelle werden die Dringlichkeiten der einzelnen Risiken sowie deren mögliche Auswirkungen bestimmt. Daraus ergeben sich dann Prioritäten.
Die größten Gefahren werden dann weiter analysiert. Dafür eignen sich verschiedenste Diagrammtechniken. Das Tornado-Diagramm hilft, geschätzte Auswirkungen zu visualisieren. Mit einem Zufallsgenerator können Szenarien mithilfe der Monte-Carlo Simulation durchgespielt werden.
Entscheidungsbäume können mögliche Maßnahmen eingrenzen und die Risiko-Matrix visualisiert wahrscheinliche Auswirkungen aktiver Risiken in einer farbigen Matrix. Dieses Diagramm vereinfacht die Kommunikation und stellt gut die Risikosituation im Projekt anschaulich dar. Das Team kann dadurch vereinfacht Prioritäten setzen.
Es ist sehr wichtig, dass Du bei der Analyse und Projektauswertung immer mögliche finanzielle Verluste im Blick behältst und mit dem Projektteam diskutierst, wie diese abgefedert werden können. Daraus kannst Du mögliche Risikozuschläge ableiten und bereits vor Beginn des Projekts Reserven anlegen, um später trotz finanzieller Verluste voranzukommen. Hier gilt es, sich so früh wie möglich um Risiken zu kümmern, da die Behebung dieser im Verlauf immer teurer wird.
3. Maßnahmen zur Risikominimierung
Du musst für Dein Projekt immer selbst entscheiden, welche Maßnahmen benötigt werden.
Unterscheiden kannst Du hier zwischen:
- Vermeidung/Verhinderung (Gefahr wird beseitigt oder umgangen)
- Abmilderung (Eintrittswahrscheinlichkeit oder Schadensausmaß verringern) / Übertragung der Verantwortung an Dritte
- Aktive Akzeptanz (Risikozuschläge und Reserven)
- Passive Akzeptanz (nichts tun)
- Eskalation (Management um Hilfe bitten)
4. Periodisches Überwachen und Steuern
Es ist ratsam, die Risiken auf Veränderungen im Verlauf des Projekts immer wieder zu untersuchen, um folgende Handlungen darauf abzustimmen. Untersuche die Risiken auch auf gemeinsame Ursachen, um möglicherweise mehrere Risiken gleichzeitig behandeln zu können.
Tipps und Tricks für ein effizientes Projektmanagement
Damit Dir das Risikomanagement bei Deinem Projekt mit Sicherheit erfolgreich gelingt, folgen hier noch ein paar Tipps und Tricks:
- Führe die Risikoanalyse im Projektteam durch und hole eventuell jemand Externes hinzu
- Verdränge Risiken niemals, sondern spreche sie offen an
- Konzentriere Dich hauptsächlich auf die wesentlichen Risiken
- Entdeckst Du keine Risiken, ist das Projekt nicht projektwürdig oder Du hast nicht intensiv genug nach Risiken gesucht
- Alle Projektbeteiligten sind für das Management verantwortlich
- Setze beschlossene Abwehrmaßnahmen konsequent um
Risiken sind in Projekten unvermeidbar. Unvorhergesehenes wirft Dich zurück und verschlechtert Deine Effizienz. Wichtig ist aber, Risiken zu erkennen und beim Risikomanagement einen kühlen Kopf zu bewahren. Chaos und Panik wirken sich nur noch negativer auf das effiziente Arbeiten aus.
Oft entstehen Risiken durch unterschiedliche Ziele der Beteiligten, unklare Projektanforderungen, versäumte Arbeitsschritte oder nicht sauber eingesetzte Methoden.
Wenn Du Dir dieser Ursachen bewusst bist, kannst Du sie bereits im Vorfeld umgehen und bist dem Erfolg Deines Projektes einen Schritt näher
Fazit
Wie Du siehst, ist die Effizienz von Agenturen von ganz schön vielen Faktoren abhängig. Angefangen mit dem Projektmanagement über die einzelnen Aufgaben des Risikomanagements bis hin zur eigenen charakterlichen Einschätzung und Analyse der Fortschritte.
Es gilt, ein harmonisches Zusammenspiel aus der Art des Projektmanagements und dem dazugehörigen Risikomanagement zu schaffen. Im Projektteam steht die Kommunikation an erster Stelle und es ist wichtig, dass jedes Mitglied über anstehende Aufgaben und die Umsetzung dieser Bescheid weiß. Projektmanagementsoftware bildet ein gesundes, positives Fundament der Arbeit verschiedenster Agenturen und trägt dazu bei, die Effizienz aufrecht zu erhalten.
In Zeiten der Digitalisierung, wo eine Stunde plötzlich nur noch so lang andauert wie eine Sekunde, fühlen wir uns oft unter Druck gesetzt und stellen immer höhere Ansprüche an uns selbst, die am Ende vielleicht gar nicht schaffbar sind. Behalte stets einen kühlen Kopf und stelle Deine eigenen Bedürfnisse nicht in den Hintergrund.
Sich einen Tag mehr für ein Projekt Zeit zu nehmen, ist zwar nicht mehr so effizient, dafür aber effektiv. Und dieses Wort wird gern als Synonym für effizient gebraucht, was mit Sicherheit auch seine Berechtigung hat.
Weitere Artikel, Webinare und Podcasts aus dem Marketing-Bereich findest Du in unserer Themenwelt:
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
