WhatsApp Business und WhatsApp Business API: Was ist besser für Dein Unternehmen?
Der WhatsApp-Messenger ist mit einer Reichweite von 2 Milliarden Nutzern längst zu einem vollwertigen Business-Werkzeug geworden. Unternehmen nutzen den Messenger, um Nachrichten an Kunden zu verschicken, Callcenter zu entlasten (mit Chatbots) und Geschäfte über integrierte Kataloge abzuschließen.
Unternehmen stehen zwei Anwendungen zur Verfügung:
- WhatsApp Business
- WhatsApp Business API
Warum benötigt ein Unternehmen WhatsApp?
Der Hauptgrund wurde im ersten Abschnitt genannt: Der Messenger hat 2 Milliarden aktive Nutzer und ist die Nr. 1 unter den Messenger-Diensten. Das Funktionsprinzip basiert auf einer Zwei-Wege-Kommunikation.
Darum ist die Verwendung von WhatsApp vorteilhaft für Unternehmen:
- Die Reichweite der Kommunikation wird verlagert, so dass Du jederzeit auf Nachrichten antworten kannst
- Der Kunde ist damit einverstanden, länger auf eine Antwort zu warten (das ist weniger lästig, als auf einen Anruf zu warten).
- Keine Georeferenzierung: Du kannst mit Nutzern auf der ganzen Welt kommunizieren.
- Die Kommunikation in WhatsApp ist praktischer als Telefonanrufe, das Senden von Anfragen über eine Webseite oder die Kommunikation über einen Online-Chat.
Jedes Unternehmen kann eine geeignete Methode wählen, um den Messenger zu verwenden:
- Erstelle ein normales WhatsApp-Konto, indem Du eine neue SIM-Karte, ein Logo als Profilbild und den Namen des Unternehmens anstelle des Vor- und Nachnamens verwendest.
- Erstelle ein Konto über die WhatsApp Business-App und nimm die Grundeinstellungen vor.
- Integriere Dein WhatsApp-Konto in eine CRM-System oder ein spezielles Mailing-Programm.
- Synchronisiere das CRM-System, das Messaging-Programm oder den Messaging-Aggregator mit WhatsApp Business.
WhatsApp Business: Was Du über dieses Werkzeug wissen musst
WhatsApp Business ist ein Dienst für mittlere und große Unternehmer. Er unterscheidet sich vom normalen WhatsApp-Benutzerkonto, so kannst Du beispielsweise im Profil wichtige Informationen über das Unternehmen angeben.
Registrieren kannst Du Dich über einen Moderator für WhatsApp Business
Für Unternehmen gibt es die folgenden Kontooptionen:
- Standard: Die Registrierung ist abgeschlossen, das Unternehmen hat aber noch nicht die Genehmigung des Moderators erhalten. Neben der Nummer wird ein graues Symbol mit einem Fragezeichen angezeigt.
- Verifiziert: Ein WhatsApp-Mitarbeiter hat die Telefonnummern abgeglichen und gesehen, dass sie übereinstimmen. Neben der Nummer wird nun ein graues Symbol mit einem Häkchen angezeigt.
- Genehmigt: Es ist nicht leicht, diesen Status zu erhalten. Die Entscheidung hängt ausschließlich von den Mitarbeitern des Messengers ab, d.h. Du hast keinerlei Einfluss darauf.
Hier erscheint ein grünes Häkchen neben der Nummer (wird vor allem an große Unternehmen und bekannte Marken vergeben)
Vor- und Nachteile von WhatsApp Business
Zu den Vorteilen von WhatsApp Business zählen:
- Die Möglichkeit, Büronummern für eine praktische Kommunikation mit Kunden hinzuzufügen.
- Die Möglichkeit, Informationen und Daten über gesendete, zugestellte und gelesene Nachrichten zu erhalten.
- Einrichten und Versenden automatischer Antworten (das ist besonders nützlich, wenn sich der Kunde nachts oder am Wochenende meldet).
- Die Möglichkeit, den Messenger sowohl für Kunden als auch außergeschäftliche Zwecke zu verwenden.
- Die Vereinheitlichung der Kommunikation mit den Kunden. Eine Büronummer kann Anrufe und Nachrichten empfangen.
Weiterhin kommen noch folgende Vorteile zum Tragen:
- Vertrauen in die Marke (durch das Häkchen neben der Nummer)
- Möglichkeit, personalisierte Nachrichten zu versenden
- Option zur Erstellung eines Chatbots
Nachteile von WhatsApp Business:
- Keine klaren Vorgaben bzw. Vorschriften zur Erlangung eines „grünen Häkchens”.
- Das Risiko einer Kontosperrung bei Verdacht auf Spam-Versand.
Wie man sich registriert und ein WhatsApp Business-Konto einrichtet
Die WhatsApp Business-App kann ganz einfach bei Google Play oder im App Store kostenlos heruntergeladen werden.
Nach Einwilligung in die Nutzerbedingungen, kannst Du ein Land und eine Telefonnummer auswählen. Es ist ratsam, dafür die offizielle Unternehmensnummer zu verwenden, da so die Authentifizierung des Geschäftskontos beschleunigt wird.
Bitte beachte, dass Du technisch in der Lage sein musst, sowohl Anrufe als auch SMS zu empfangen. Dafür eignen sich Mobilfunk- und Festnetznummern, nicht jedoch kostenlose Callcenter-Nummern. Nach Eingabe der Nummer wirst Du vom System aufgefordert, die Nummer durch einen Code in einer SMS oder durch Annahme eines Anrufs zu bestätigen.
Du kannst die mit Deinem persönlichen WhatsApp-Konto verbundene Nummer verwenden. Die Entwickler des Messengers haben diese Möglichkeit speziell für Inhaber kleinerer Unternehmen geschaffen (bei denen der Inhaber selbst mit allen Personen – einschließlich der Kunden – interagiert).
In diesem Fall wird das persönliche Konto automatisch in ein Geschäftskonto umgewandelt. Du kannst sogar den Nachrichtenverlauf transferieren.
Denke aber daran, dass Du ein Geschäftsprofil nicht in ein persönliches zurückverwandeln kannst.
Daher solltest Du am besten eine separate Nummer verwenden. Nachdem Du die Nummer bestätigt hast, kannst Du mit der Einrichtung eines Geschäftsprofils beginnen. Du kannst einen Unternehmensnamen eingeben, ein Geschäftsfeld wählen und ein Profilbild hochladen.
Der Name muss eine Länge zwischen 3 und 256 Zeichen aufweisen, dabei können Buchstaben und Zahlen verwendet werden. Symbole, Satzzeichen, Emojis und jegliche Erwähnung von WhatsApp sind verboten. Das System erlaubt keine gebräuchlichen Wörter (z.B. „Shop”), geografischen Namen oder Personennamen.
Du musst ein Geschäftsfeld aus einer Liste mit 15 Kategorien auswählen. Du hast dabei auch die Möglichkeit, „Kein Unternehmen“ zu wählen.
Verwende das Firmenlogo für Dein Profilbild. Es sollte sich in der Mitte eines quadratischen Bildes mit mindestens 192 Pixeln befinden.
Du hast noch kein Logo?
Mit dem Online-Generator von „Logaster“ kannst Du innerhalb weniger Minuten ein eigenes Logo erstellen. Hole Dir das gewünschte Bild, passe es an und lade es im Dir gewünschten Format herunter.
Im nächsten Step wirst Du aufgefordert, einen Katalog zu erstellen. Du musst die Waren und Dienstleistungen des Unternehmens im Messenger präsentieren. Wenn Du noch nicht so weit bist, überspringe diesen Schritt einfach.
Das wars, das Konto wurde erstellt. Wir empfehlen Dir darüber hinaus, den Status des Unternehmens festzulegen, da hierdurch der Austausch relevanter Daten möglich ist.
Erwähne zum Beispiel einen Rabatt, Berichte über Neuigkeiten oder Änderungen im Arbeitsplan usw. Der WhatsApp-Status kann ein Text, ein Foto oder ein 30-sekündiges Video sein. Die Information wird für 24 Stunden nach dem Zeitpunkt der Veröffentlichung gespeichert.
Wenn Du einen Status hinzuzufügen möchtest, gehe auf die Registerkarte „Status” und klicke auf den Stift (für Text) oder auf das Kamerasymbol. Die Anwendung wird nach dem Zugriff auf die Kamera fragen, wenn Du diesem Anliegen stattgibst, kannst Du die Nachricht aufnehmen.
Möglichkeiten, mit den Kunden zu kommunizieren
1. Voreingestellte Nachrichten
Wähle im Menü Einstellungen\Unternehmenstools, um diese einzustellen. Hier kannst Du eine Antwortvorlage für den Fall erstellen, dass ein Mitarbeiter nicht anwesend ist und eine Begrüßungsnachricht (für diejenigen, die schon lange nicht mehr geschrieben haben oder Dich zum ersten Mal kontaktieren) oder Schnellantworten einrichten, um die Antwortzeit zu optimieren.
2. Chatbot
Du kannst mithilfe von Drittanbieterdiensten einen Assistenten erstellen, der den anfänglichen Kundensupport übernimmt. Chatbot-Generatoren sind einfach zu verwenden, Du musst keine Programmierkenntnisse besitzen, um einen Chatbot zu erstellen.
3. Online-Chat
Ein wichtiges Charakteristikum von WhatsApp Business ist die Echtzeitkommunikation. Die Kunden Deine Mitarbeiter direkt oder über Werbung auf Facebook oder WhatsApp kontaktieren. Sie müssen nur die entsprechende Funktion beim Einrichten Ihrer Werbeanzeigen aktivieren.
WhatsApp Business API: Wozu sie gut ist und wie man sie nutzt
Hierbei handelt es sich um ein kostenpflichtiges Werkzeug, das für Unternehmen nützlich ist, die viele Kundennachrichten erhalten. Die Unternehmen können offiziell Nachrichten an diverse Personen senden, den Messenger in das CRM der Webseite integrieren und Dienste von Drittanbietern verbinden und synchronisieren.
Eines der Hauptmerkmale der WhatsApp Business API ist das Fehlen von Beschränkungen für das Senden von Nachrichten innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kommunikation mit dem Kunden.
Einfach ausgedrückt: Du musst für die erste Nachricht bezahlen, aber jede weitere Nachricht – die innerhalb von 24 Stunden gesendet wird – ist kostenlos. Die WhatsApp Business API ist (im Gegensatz zum vorherigen Werkzeug) perfekt für Werbemails geeignet und birgt zudem nicht das Risiko, gesperrt zu werden.
Vor- und Nachteile
Die Vorteile der WhatsApp Business API sind:
- Ein stabiler Kommunikationskanal, ohne das Risiko gesperrt zu werden
- Die Möglichkeit, die Arbeit des gesamten Unternehmens von einer Nummer aus zu organisieren
- Verbindung mit einer beliebigen Telefonnummer
- Synchronisierung mit Diensten, d.h. Du benötigst kein Smartphone für die Arbeit
- Unterstützung für alle Arten von Geschäftskonten
- Die Möglichkeit, mit Schaltflächen, Links in Nachrichten und anderen Elementen zu arbeiten
Nachteile des Werkzeugs:
- Kostenpflichtig
- komplizierte Verbindung sowie Einrichtung
Wie man die WhatsApp Business API verbindet
Die API selbst wird kostenlos angeboten.
Um sich mit dem Programm zu verbinden, reicht folgendes aus:
- Registrierung im Business Manager
- Registrierung einer Telefonnummer
- Verifizierung des Unternehmens
Der letzte Schritt ist der schwierigste. WhatsApp ist bei der Bereitstellung von WhatsApp Business API-Zertifikaten äußerst wählerisch. Du musst daher prüfen, ob es erlaubt ist, Deine Dienstleistungen und Waren über den Messenger zu verkaufen. Im Anschluss musst Du ein richtlinienkonformes-Konto erstellen.
Es kann viele Monate dauern, wenn man es selbst versucht. Unternehmen wenden sich daher oftmals an WhatsApp Business API Anbieter, um schnellere Resultate zu erzielen. Wer einen solchen Anbieter konsultiert, kann bereits nach wenigen Stunden die API nutzen.
Nützliche WhatsApp-Business-Werkzeuge
WhatsApp bietet viele nützliche Funktionen für Unternehmen.
Zum Beispiel:
Kontakte nach Kürzel organisieren
Du kannst jedem Kontakt eine eigene Labelfarbe zuweisen. Auf diese Weise kannst Du schnell die passenden Kontakte finden und sie nach eigenen Kriterien unterteilen.
Kontakt über Kurzlink
Erstelle eine URL und senden sie an den Kunden. Der Kunde muss jetzt nicht mehr die Telefonnummer Deines Unternehmens hinzufügen, um Dich zu kontaktieren. Du kannst dafür auch einen QR-Code erstellen.
Produktkatalog
Erstelle Produktkarten mit einem Foto, einem Preis und einem Link zu einer Webseite oder einem Zahlungsdienst. Die Kunden können nun direkt über den Messenger einkaufen.
Die Liste der Möglichkeiten ist sehr umfangreich.
Du kannst aus den folgenden Business-Tools die für Dich geeignetste Option auswählen:
WhatSo
WhatSo ist ein universelles Instrument zur Automatisierung der Marketingaufgaben. Zu den verfügbaren Kanälen gehört auch WhatsApp. WhatSo ermöglicht den automatischen Versand von Massennachrichten ohne das Risiko einer Blockierungsgefahr.
Vepaar
Vepaar ist ein leistungsstarkes Tool zur Lösung der Geschäftsprobleme im Messenger.
Zum Tool gehören die folgenden Funktionen:
- Vorlagen für Anrufbeantworter
- typische Antworten auf Fragen
- Tags
- Erstellen von Kundenprofilen
- Filtern von Kunden
Wapp-Sender
Wapp-Sender ist eine Browsererweiterung, mit der Du Nachrichten mit Anhängen versenden, personalisierte Vorlagen erstellen, Kontakte importieren und andere Aktionen ausführen kannst.
WAAM-it Blaster
WAAM-it Blaster gilt als eines der besten Marketing-Tools in puncto Messenger. Laut der offiziellen Statistiken der Website können bis zu 5 Tsd. Nachrichten pro Stunde weltweit gesendet werden. Die Anzahl der Nachrichten ist unbegrenzt, es gibt einen einfach anpassbaren Chatbot und offizielle Unterstützung für WhatsApp.
Bulk WhatsApp Sender
Bulk WhatsApp Sender ist ein Nachrichtendienst, der zusätzlich über einen Anrufbeantworter mit künstlicher Intelligenz (KI) verfügt und darüber hinaus einen Service zur Planung von Marketingkampagnen bietet.
Wie kann man eigenes WhatsApp-Publikum aufbauen?
Es gibt kein “perfektes” Schema: Alles hängt von den Besonderheiten des Publikums und den Unternehmenszielen ab.
Es gibt jedoch einige notwendige Schritte für die erfolgreiche Bewerbung eines WhatsApp-Kontos.
KPIs und Ziele
Wichtig ist klarzustellen, warum das Unternehmen im jeweiligen Messenger beworben wird. Ziele sollten konkurrenzfähig sein und auf bestimmte Problemlösung abzielen.
Wenn man in der Kommunikationsphase z.B. eine Kundenabwanderung im Marketing-Trichter verfolgt, kann WhatsApp dieses Problem lösen.
Zielgruppenanalyse
Darauf basiert das gesamte Marketing. Du kannst ein ” Kundenbild” erstellen und die Strategie darauf aufbauen oder andere Ansätze ausprobieren. Du kannst herausfinden, warum sich Kunden für ein bestimmtes Produkt interessieren, was sie davon erwarten und welche Aufgaben gelöst werden sollen. Gleichzeitig ist es wichtig, von den echten Kundendaten auszugehen – ohne Spekulationen.
Erstellung einer Kontaktliste
Wenn Du klare Unternehmensziele hast und die Bedürfnisse Deiner Zielgruppe kennst, solltest Du eine Datenbank mit Kontakten aufbauen. Eine der effektivsten Möglichkeiten ist die Verwendung eines Abonnementformulars auf der Website.
Normalerweise wird das Ganze mit einem Bleimagneten ergänzt, etwa einem Geschenk, einem Rabatt oder der Bereitstellung einer kostenlosen Version Deines Produkts.
Etablierung eines Kommunikationsprozesses
Der Erfolg des WhatsApp-Marketings hängt von der Relevanz und Qualität der Inhalte ab. Daher musst Du eine Liste von Themen und Nachrichten erstellen, die für die Zielgruppe eventuell interessant wären.
Es sollte nicht nur Werbung sein, sondern auch unterhaltsame und informative Inhalte. Nachrichten sollten prägnant aufbereitet sein, damit sie auch unterwegs problemlos gelesen werden können.
Ergänzungen zum Text – Bilder, Videos oder kurze animierte Clips – sind willkommen. Zu empfehlen sind 1-2 Nachrichten pro Tag.
Schnellantworten
Wenn Du einen WhatsApp-Unternehmensaccount zur Kundenkommunikation verwendest, ist es wichtig, schnell auf die Nachrichten zu reagieren. Studien zeigen, dass Kunden in 28% der Fälle die Antwort auf ihre Fragen innerhalb einer Stunde erhalten wollen. 18% der Kunden sind dabei an einer sofortigen Antwort interessiert.
Nicht jeder Kunden-Support kann so schnell Kundenfragen beantworten. Daher lohnt es sich, einen Chatbot zu programmieren, der sich um die sich wiederholenden Standardfragen kümmert.
Fazit
Sowohl WhatsApp Business als auch die WhatsApp Business API sind nützliche Werkzeuge für Unternehmen. Wenn Du im Namen eines Unternehmens mit Kunden kommunizieren möchtest, ist die WhatsApp Business-App ein gutes Mittel der Wahl.
Wenn Du mehr Funktionen – einschließlich Massenversand von E-Mails und Verkäufen – benötigst, dann installieren Sie die WhatsApp Business API und synchronisieren Sie sie mit dem CRM und anderen Diensten.
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