Archivierungssoftware – 8 Anbieter im Vergleich

Alle Dokumente und Informationen revisionssicher und zentral verwalten, das ist mit dem Dokumentenmanagement von COI-BusinessFlow ECM möglich. Durch die integrierte Archivierungssoftware ist auch eine GoBD-konforme Archivierung von Dokumenten möglich, wodurch eine Ablage in Papierform zukünftig entfallen kann.

Mit der Software ist es möglich, eine umfangreiche Wissensdatenbank im Unternehmen aufzubauen, die den Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt werden kann. Das umfangreiche Dokumentenmanagement erleichtert nicht nur die Arbeit an aktuellen Projekten, sondern es lassen sich zukünftig auch betriebliche Abläufe optimierter gestalten.

Ein optimales Dokumentenmanagement ist mit dieser Software gewährleistet, da die Bearbeitung lückenlos dokumentiert wird. Ein weiterer Vorteil der Software ist, dass es zu keinen redundanten Informationen kommen kann und möglicherweise an veralteten Dokumenten gearbeitet wird. Es besteht die Möglichkeit, zentral die Dokumente zu archivieren, wodurch ein Arbeiten an veralteten Dokumenten vermieden wird.

Contract Alert ist keine Archivierungssoftware im eigentlichen Sinne, ermöglicht es jedoch, Vertragsdaten zu sammeln und zu archivieren. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen mit diesem Dokumentenmanagement jederzeit einen Überblick über vergangene und aktuelle Verträge haben.

Dadurch ist ein optimales Vertragsmanagement gewährleistet. Es lassen sich Vertragslaufzeiten besser im Blick behalten und es werden auch keine Fristen für Verlängerungen mehr übersehen.

Zudem lassen sich zu jedem Vertrag noch weitere Details ablegen, die vielleicht nicht im Vertrag selbst hinterlegt sind. Das können beispielsweise Informationen zu den Beteiligten sein, die den Vertrag ausgehandelt haben, aber auch wie lange die Vertragsverhandlungen dauerten, können in zusätzlichen Notizen archiviert werden. Das erleichtert nicht nur das Vertragsmanagement und das Dokumentenmanagement, sondern sorgt zukünftig möglicherweise für eine bessere Ausgangsposition bei Vertragsverhandlungen.

DokuBit DMS bietet eine der umfangreichsten Lösungen zur Archivierung bzw. zum Dokumentenmanagement. Es ist mehr als nur eine Archivierungssoftware, sondern es umfasst ein Dokumentenmanagement sowie ein eigenes Vertragsmanagement.

Die Software übernimmt das Dokumentenmanagement alle Geschäftsprozesse. Zudem ist eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung der Dokumente möglich. Dadurch müssen Unternehmen beispielsweise keine steuerrelevanten Belege mehr in Papierform aufbewahren, sondern können sie platzsparend digital archivieren.

Die Software ist eine der umfangreichsten Lösungen, da sich sämtliche Informationen zum Unternehmen verwalten lassen. Das Dokumentenmanagement inkludiert neben dem Vertragsmanagement auch eine Anlage einer Kartei mit unterschiedlichem Inventar wie Maschinen. Das hat den Vorteil, dass beispielsweise angekaufte Maschinen mit den in der Software hinterlegten Kaufverträgen in Verbindung gebracht werden können. Überwachen lassen sich damit auch verschiedene Laufzeiten und Fristen, wie etwa bei Krediten.

Die Archivierungssoftware von ecoDMS eignet sich für eine Vielzahl von Nutzer:innen. Angefangen bei Privatanwender:innen, welche vielleicht eigene Dokumente auf dem PC strukturiert ablegen wollen, bis hin zu großen Unternehmen, die eine umfangreiche und GoBD-konforme Dokumentenarchivierung benötigen, lässt sich die Lösung von ecoDMS einsetzen.

Was bei dieser Software sofort auffällt, ist die unlimitierte Archivierung von Dokumenten. Es gibt keine Limitierung bei der Archivierungssoftware hinsichtlich der Anzahl an Dokumenten oder verschiedenen Dateiformaten.

Die Software unterstützt sogar unterschiedliche Office-Programme und bietet Plug-ins beispielsweise für Open Office oder Microsoft Office, wodurch eine Archivierung mit einem Klick möglich ist und das Dokumentenmanagement vereinfacht. Gängige E-Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird werden ebenfalls unterstützt und eine Archivierung der Dokumente ist einfach möglich. Durch das revisionssichere Dokumentenmanagement braucht es keine weiteren Lösungen zur Archivierung.

Damit sich die Dokumente später einfach wiederfinden lassen, gibt es nicht nur eine Suchfunktion, die Dateien lassen sich auch in Form von Dokumentenmappen zusammenfassen, was das Dokumentenmanagement vereinfacht.

KDS Vertragsmanagement ist eine umfangreiche Software zum Management von betrieblichen Verträgen. Inkludiert ist beim Dokumentenmanagement auch eine Archivierungssoftware, die die Archivierung von Verträgen und verschiedenen Vertragsdaten ermöglicht, wodurch auf andere Lösungen verzichtet werden kann.

In einem eigenen Log werden sämtliche Aktivitäten verzeichnet. Dadurch lässt sich auch lückenlos nachvollziehen, wer zu welcher Zeit an einen Vertrag gearbeitet hat bzw. welche Änderungen vorgenommen wurden. Es lassen sich auch Rechte zu jedem Dokument beschränken. Durch das umfangreiche Dokumentenmanagement können nur befugte Personen die Verträge bearbeiten bzw. später auch wieder einsehen.

Verträge lassen sich später auch auf verschiedene Plattformen transferieren. Es besteht sogar die Möglichkeit, die Software in Verbindung mit einer Cloud zu nutzen, um die Verträge beispielsweise zu archivieren.

LDMS ist eine Archivierungssoftware, die zur Langzeitarchivierung genutzt werden kann. Die Software verfügt auch über verschiedene Schnittstellen, wodurch es beispielsweise möglich ist, Dokumente aus SAP dauerhaft zu archivieren.

Dadurch braucht es keine weiteren Lösungen mehr zur Archivierung oder zum Dokumentenmanagement, da die Software auch für große Datenmengen ausgelegt ist. Die Dokumente lassen sich beispielsweise kategorisieren und es gibt eine Suchfunktion, die mit verschiedenen Filtern ausgestattet ist. Zusätzlich wird auch eine Suche nach verschiedenen Meta-Daten unterstützt, mit der jedes Dokument ergänzt werden kann.

Die Software ist eine der umfangreichsten Lösungen und unterstützt nicht nur bei der Archivierung und beim Dokumentenmanagement, sondern auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Es wird ein Druck-Workflow von der Archivierungssoftware unterstützt und es gibt die Möglichkeit, Dokumentenvorlagen zu erstellen, was nicht viele Lösungen bieten.

PHOENIX CONTRACT ist eine Software zum Vertragsmanagement. Inkludiert ist auch eine Archivierungssoftware, mit der sich die History etwa der Vertragsentwicklung nachvollziehen lässt.

Die Software ist auf eine intuitive Nutzung ausgelegt und bietet viele Lösungen zur Individualisierung beim Dokumentenmanagement. Es können beispielsweise Vertragsvorlagen erstellt werden, die für wiederkehrende Geschäfte mit unterschiedlicher Kundschaft nutzbar sind. Der Vorteil ist, dass sich die Vorlagen mit einem Klick aktualisieren lassen, wenn sich beispielsweise die rechtlichen Rahmenbedingungen geändert haben. Zudem lassen sich auch betriebliche Workflows im Bezug auf die Vertragsabwicklung in die Software inkludieren.

Besonders hilfreich beim Dokumentenmanagement von Verträgen ist die Überwachung von Fristen, was viele Lösungen bisher nicht geboten haben. Die Software macht nicht nur auf Fristen aufmerksam, sondern es ist auch ein Eskalierungsmanagement inkludiert, damit es durch Vertragsverletzungen nicht zu unnötigen Strafen kommt.

StarFinder Digital Archiv ist eine Archivierungssoftware, die eine revisionssichere Archivierung per Drag & Drop ermöglicht. Besonders umfangreich sind die vielen Filterfunktionen der Software, damit später archivierte Dokumente auch wieder gefunden werden können. Die Suche bei dem Tool zum Dokumentenmanagement lässt sich beispielsweise auf ein bestimmtes Datum begrenzen oder auf den bzw. die Archivar:in.

Die Software zum Dokumentenmanagement folgt auch den Richtlinien von GoBD und gehört zu den Lösungen zur dauerhaften Sicherung. Durch die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten ist sie als Ersatz für die Archivierung von Unterlagen auf Papier nutzbar.

Der Vorteil ist, dass die revisionssichere Archivierungssoftware unabhängig von Betriebssystemen ist. Dadurch lassen sich nicht nur Dokumente, die in gängigen Datenformaten abgelegt sind, archivieren, sondern auch die Inhalte von Smartphones, die geschäftlich genutzt werden. Das ermöglicht eine lückenlose Ablage von Dokumenten, was den Vorteil hat, dass nicht mit veralteten Versionen von Unterlagen gearbeitet wird, was das Dokumentenmanagement vereinfacht.