Besuchermanagement Software – 16 Anbieter im Vergleich

Die Besuchermanagement Software CoReceptionist ermöglicht die einfache und sichere Verwaltung von Gästen in Unternehmen. Dabei sind alle Prozesse von der Anmeldung über die Anwesenheit bis hin zur Abmeldung vollständig automatisiert.

Im Zuge dessen werden die jeweiligen Gastgeber bei der Anmeldung durch den Besucher umgehend per E-Mail, SMS oder Slack informiert, um so vor allem die Wartezeit deutlich zu verkürzen.

Zusätzlich generiert die Software einen Gäste- beziehungsweise Besucherausweis, dessen Design komplett an die eigene Corporate Identity angepasst werden kann. Hierbei arbeitet CoReceptionist absolut datenschutzkonform und hält sich an alle gesetzlichen Vorschriften. Die Unterstützung mehrerer Sprachen vereinfacht zudem maßgeblich die Anmeldung auch für ausländische Besucher.

Die Besuchermanagement Software Envoy Visitors hilft bei der bequemen Organisation von Besuchern im Unternehmen. Sie erlaubt die berührungslose Anmeldung und prüft dabei vollautomatisch, ob die Besucher, die zuvor über die Zutrittskontrolle festgelegten Zugangskriterien erfüllen.

Darüber hinaus werden relevante Dokumente vor dem Zutritt, wie zum Beispiel Ausweise der Gäste, ebenfalls automatisch geprüft, damit zu jeder Zeit klar ist, wer sich wann und wo im Gebäude oder auf dem Gelände aufhält.

Die Besucherverwaltung ermöglicht zudem das Versenden von Wegbeschreibungen oder Parkanweisungen und das Aufnehmen von Fotos der Gäste, damit die Gastgeber sich gezielt auf diese vorbereiten können. Eine besondere Funktion stellt die Möglichkeit der digitalen Signatur wichtiger Dokumente, wie zum Beispiel Geheimhaltungsvereinbarungen oder Verzichtserklärungen dar.

FareHarbor ist keine klassische Besuchermanagement Software, sondern vielmehr ein Verwaltungstool für Anbieter von Touren oder Freizeitaktivitäten, die ihren Kunden die Onlinebuchungen von Terminen ermöglichen möchten.

Hierfür bietet die Software unter anderem einen integrierten Kalender sowie zahlreiche gängige Bezahlmöglichkeiten. Das Tool lässt sich zudem problemlos an die eigenen Bedürfnisse und die eigene Corporate Identity anpassen.

So ist es zum Beispiel möglich, Zusatzinformationen über die Kunden zu sammeln, Rabatte zu gewähren oder Geschenkgutscheine anzubieten. Alle Prozesse von FareHarbor sind vollständig responsiv und somit auch für mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones optimiert.

HootBoard ist ein Besuchermanagementsystem, das sich nicht auf die Anmeldung von Besuchern bezieht, sondern mit der es vor allem für öffentliche Einrichtungen wie zum Beispiel Museen möglich ist, seinen Besuchern bzw. Gästen besondere multimediale Inhalte zu bieten.

Neue Inhalte können binnen Stunden bereitgestellt werden, während die Plattform problemlos mit über 1.000 anderen Tools und Diensten verknüpft werden kann und so bei Management der Gäste hilft. Im Zuge dessen können Inhalte direkt aus dem Internet oder von mobilen Geräten wie etwa Smartphones oder Tablets heraus veröffentlicht werden.

Die Lösung kann vollständig individualisiert werden. So können zum Beispiel Logos, Farben und Hintergründe ganz einfach an die eigene Corporate Identity angepasst werden. Die umfangreiche Analysefunktion von HootBoard liefert darüber hinaus wertvolle Erkenntnisse, die dabei helfen, die Inhalte weiter zu optimieren.

Die All-in-one-Lösung iLobby ist ein Gesamtpaket, welches aus mehreren unterschiedlichen Tools besteht. Darunter befindet sich die eigenständige Besuchermanagement Software VisitorOS, die bei der Digitalisierung, Automatisierung sowie Optimierung der Besucherverwaltung unterstützt.

Die Software wurde speziell für Unternehmen mit kritischer beziehungsweise gefährlicher Infrastruktur und Umgebung konzipiert und gewährleistet so ein möglichst hohes Maß an Sicherheit für alle Beteiligten.

Unterstützt wird das Ganze zudem von der umfangreichen Besucherüberwachung in Echtzeit. Relevante Dokumente wie zum Beispiel Verträge können darüber hinaus bequem digital signiert werden, während der Zugriff auf diese von überall aus zu jeder Zeit möglich ist.

Die Besuchermanagement Software bzw. das Zutrittskontrollsystem Lobbytrack unterstützt bei der Verwaltung von Besuchern. Sie erlaubt die einfache Anmeldung durch eine App und benachrichtigt den Gastgeber (oder auch Empfangspersonal) umgehend über das Eintreffen des Gastes.

Durch die Zutrittskontrolle können bestimmte Kriterien hinterlegt werden, die ein Gast erfüllen muss, um sich anmelden zu können. Die Besucheraktivitäten können darüber hinaus zu jeder Zeit nachverfolgt werden, um im Bedarfsfall zum Beispiel das Sicherheitspersonal schnell alarmieren zu können.

Durch die spezielle Verwaltung der Evakuierung mithilfe der sogenannten Wächter-App kann zudem auch im Ernstfall (zum Beispiel Brand) schnell gehandelt werden, um alle Beteiligten sofort ausfindig machen und gefahrlos evakuieren zu können.

Eine Besuchermanagement Software, die sowohl für Besucher als auch für eigene Mitarbeiter und deren Rückkehr zum Standort (zum Beispiel Außendienstmitarbeiter) eingesetzt werden kann, ist Proxyclick.

Die Anmeldung sowie Zugriffskontrolle erfolgen durch eine Proxyclick-App, die auf den mobilen Geräten der Mitarbeiter installiert wird. Sie arbeitet absolut DSGVO-konform und hält sich auch an alle sonstigen Vorschriften.

Proxyclick kann mit unbegrenzter Funktionalität 15 Tage lang kostenlos getestet werden. Danach steht die Besucherverwaltung in zwei kostenpflichtigen Varianten für 100 beziehungsweise 300 € pro Monat und Standort zur Verfügung. Über ein Kontaktformular kann zudem eine individuelle Lösung vereinbart werden.

Die Besuchermanagement Software Raptool bietet eine hochgradig, anpassbare Besucherverwaltung, die aus einer App für Windows, Android und iOS besteht. Sie ist sowohl online als auch offline nutzbar und bietet eine gesonderte Parkplatz-Funktion für Parkwächter.

Das Aussehen der Benutzeroberfläche sowie einzelne Funktionen können problemlos an die Corporate Identity beziehungsweise die eigenen Bedürfnisse im Unternehmen angepasst werden. Die integrierte Funktion zur Evakuierung im Brandfall bietet darüber hinaus ein erhöhtes Maß an Sicherheit.

Relevante Dokumente, wie beispielsweise Besucherlisten, Ausweise oder Berichte, können jederzeit eingesehen und als PDF oder Microsoft Excel-Datei exportiert werden. Das Tool kann wahlweise auf den eigenen Servern oder in der Cloud des Herstellers genutzt werden.

Schedulicity ist keine Besuchermanagement Software im klassischen Sinne, sondern eine Plattform, über die Kunden nach zahlreichen Dienstleistungen in unterschiedlichen Branchen suchen und online Termine dafür buchen können. Unternehmen haben die Möglichkeit, selbst teilzunehmen und so ebenfalls die Onlinebuchungen ihrer Dienstleistungen anzubieten.

Das Tool bietet einen integrierten Kalender, eine automatische Erinnerungsfunktion und eine Warteliste. Zudem steht es Kunden offen, ob sie direkt online oder lieber persönlich zahlen möchten, während Rechnungen sogar per SMS versendet werden können.

Schedulicity kann mit begrenztem Funktionsumfang (zum Beispiel maximal 10 Buchungen pro Monat) komplett kostenlos genutzt werden. Wer mehr möchte, hat die Möglichkeit, das Tool für 34,99 $ pro Monat zu nutzen.

Der Entwickler Veristream wurde von Building Intelligence übernommen und dessen Besuchermanagement Software „BreezN“ in „SV3 Enterprise“ umbenannt. Mitarbeiter im Unternehmen können angekündigte Besucher vorab bequem registrieren, während sich Letztere beim Eintreffen mit einem vorab per E-Mail zugeschickten QR-Code anmelden können.

Daraufhin erhält der entsprechende Gastgeber (oder auch Empfangspersonal) umgehend eine Benachrichtigung über das Eintreffen per SMS oder E-Mail. Die Besuchermanagement Software bzw. das Zutrittskontrollsystem arbeitet vollständig Cloud-basiert und ermöglicht zudem das automatische Erstellen von Dokumenten zur Zutrittskontrolle (zum Beispiel Besucherausweis), um so ein erhöhtes Maß an Sicherheit zu gewährleisten.

Alle Prozesse werden transparent protokolliert, während die Besucherverwaltung zu jeder Zeit absolut rechtskonform arbeitet. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit Microsoft Azure Cloud, wobei alle Besucherdaten trotzdem in der privaten Umgebung des Unternehmens verschlüsselt abgespeichert werden.

SwipedOn hilft Unternehmen bei der Automatisierung sowie Digitalisierung ihrer Besucherverwaltung und arbeitet komplett papierlos. Durch die lückenlose Protokollierung aller Prozesse mit der Besuchermanagement Software haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mühelos auf zum Beispiel anstehende Audits vorzubereiten.

Für mehr Sicherheit sorgt die umfassende Bewegungsaufzeichnung in Echtzeit, welche transparent darstellt, wer sich vor Ort oder im Gebäude aufhält.

SwipedOn steht in insgesamt drei Preismodellen zwischen 29 und 99 € pro Monat und Standort zur Verfügung. Wer lediglich an der kontaktlosen Anmeldemöglichkeit mittels eines QR-Codes interessiert ist, kann eine individuelle Lösung anfragen.

TablesReady ist eine Besuchermanagement Software, die sich vor allem auf Restaurants spezialisiert hat, aber durchaus auch von anderen Einrichtungen für die Terminverwaltung genutzt werden kann.

Das Tool ermöglicht Onlinebuchungen, verwaltet Wartelisten und schickt automatisch eine SMS an die Besucher, sobald diese an der Reihe sind. Gäste können sich selbst auf die Warteliste setzen, indem sie entweder eine SMS senden oder einen QR-Code scannen.

Die Benachrichtigungen sowie die Oberfläche von TablesReady sind vollständig anpassbar. Im Zuge dessen können Logos und Farben individuell gestaltet sowie Texte in mehreren Sprachen angezeigt werden. Das gesamte Tool kann zudem nahtlos in die eigene Webseite integriert werden.

Teamgo gehört zu den Besuchermanagement Softwares, die Unternehmen die kontaktlose Anmeldung von Besuchern durch QR-Codes ermöglichen.

Die Cloud-basierte Besucherverwaltung greift zudem auf die Dienste der Amazon Web Services (AWS) zurück und verspricht hierdurch auch ein hohes Maß an Sicherheit. Über eine kostenlose App erfolgt die Anmeldung der Besucher, was für eine lückenlose Identifizierung und Zugriffskontrolle sorgt.

Die entsprechenden Gastgeber (oder auch der Empfang) werden beim Eintreffen der Gäste umgehend per E-Mail oder SMS benachrichtigt. Die App steht sowohl für iOS als auch Android zur Verfügung und erlaubt das Hinzufügen einer unbegrenzten Anzahl von Besuchern und Mitarbeitern.

Visitor Management ist ein Besuchermanagementsystem und unterstützt bei der Anmeldeverwaltung von Besuchern, Mitarbeitern und anderen Gästen. Die Anmeldung selbst erfolgt kontaktlos per Smartphone über das Scannen von RFID- oder QR-Codes.

Visitor Management erfasst alle für die Sicherheit sowie Berichterstattung relevanten Besucherdaten, respektiert hierbei jedoch deren Privatsphäre und arbeitet stets absolut DSGVO-konform.

Die Lösung wird ständig weiterentwickelt und hilft darüber hinaus auch in Bezug auf den Brandschutz, indem es die Nachverfolgung aller Beteiligten ermöglicht und so eine schnelle, reibungslose Evakuierung im Brandfall gewährleistet. Das Tool kann 15 Tage lang komplett kostenlos getestet werden und steht danach in zwei kostenpflichtigen Varianten ab 310 britischen Pfund pro Jahr zur Verfügung.

Vizito ist eine Cloud-basierte Besuchermanagement Software für die An- und Abmeldung sowie die Verfolgung von Mitarbeitern und Besuchern (Zutritt und Zeiterfassung). Gäste und Mitarbeiter können sich mithilfe ihres Smartphones kontaktlos anmelden, indem sie die Registrierung ausfüllen.

Schon bei der Zutrittskontrolle ist es möglich, bestimmte Dokumente wie zum Beispiel Verzichtserklärungen, Verträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen digital zu unterzeichnen.

Die Lösung arbeitet zu jeder Zeit absolut DSGVO-konform und hält sich an alle gesetzlichen Vorschriften bei der Datenerfassung sowie -verarbeitung.

Vizito kann 14 Tage lang komplett kostenlos getestet werden und steht danach in insgesamt drei kostenpflichtigen Varianten zur Verfügung. Die Kosten liegen zwischen 29,95 und 99,95 € pro Monat bei jährlicher Zahlweise.

Waitwhile gehört zu den Besuchermanagement Softwares, die vor allem auf Wartelisten spezialisiert sind. Angekündigte Besucher können bequem via Wartestation, Telefon oder Webseite auf die Warteliste gesetzt werden, während diese sich entweder in Echtzeit anmelden oder zukünftige Termine vereinbaren können.

Durch diese Anmeldung aus der Ferne haben Gäste die Möglichkeit dort zu warten, wo sie möchten, wodurch sich diese Wartezeit nicht wie eine solche anfühlt.

Die Software versendet automatische Erinnerungen und erlaubt es Besuchern darüber hinaus, ihre Termine selbstständig zu aktualisieren, ohne hierfür einen Mitarbeiter des Unternehmens einbeziehen zu müssen. Zudem ist es problemlos möglich, VIP-Kunden über die Verwaltung zu priorisieren und nach Kunden, Mitarbeitern oder Art der Dienstleistung zu segmentieren.