DEVONthink Pro Office Alternativen

KBMpro ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Dienstleister der Werbebranche. Dabei bildet KBMpro nicht nur ›agenturtypische‹ Aufgaben ab, sondern unterstützt auch bei Neukundenakquise, Marketing, Vertrieb, Controlling, Urlaubsplanung u. v. m.

Als Full-Service-Software und mit über 700 Modulen ist KBMpro eine der leistungsstärksten Lösungen am Markt. Der Hersteller bietet umfassende begleitende Leistungen wie Installations- und Update-Service, Workshops, Schulungen und Support.

Das System wird sowohl als Cloud- wie auch als Inhouse-Variante angeboten.

Über 20 Jahre Erfahrung des Herstellers garantieren höchste Qualität beim Produkt und Kundenservice. Hunderte zufriedener Kunden von KBMpro können dies bestätigen!

Amagno hat im Test der besten Dokumentenmanagementsysteme mit „Sehr gut“ abgeschnitten. Das hat seinen Grund. Die Software kommt mit verschiedenen Tarifen und anpassungsfähigen Speicherplatz-Optionen daher.

Amagno wird als Mischung aus DMS und ECM (Enterprise Content Management) genutzt. E-Mails, Schriftstücke, Bilder: Nahezu alle erdenklichen Dateien lassen sich mit Amagno ablegen und verwalten. Auch die Kollaboration zwischen mehreren Nutzern verläuft komfortabel.

Zusammen mit anderen können Geschäftsdokumente aller Art bearbeitet und anschließend synchronisiert werden. Der hohe Funktionsumfang bei übersichtlicher Oberfläche spricht für Amagno.

Das Dokumentenmanagementsystem Amazon WorkDocs agiert vorrangig als benutzerfreundlicher Cloud-Dienst und bringt die wichtigsten Features einer digitalen Dokumentenablage zusammen. Es ist schlicht, in der Handhabung jedoch sehr effektiv.

An erster Stelle stehen ein unkompliziertes Dateisharing sowie die nachfolgende Archivierung. Beliebt wegen der Einfachheit der Bedienung, bietet diese Software andererseits einen großen Umfang an Werkzeugen.

Eine gespeicherte Datei lässt sich ganz leicht aus dem Browser heraus öffnen. Auch die Bearbeitung erfolgt aus dem Browser, ebenso wie die Sperrung einer Information für die Bearbeitung durch andere und das Abspeichern. Amazon WorkDocs hält große Speicherkapazitäten bereit, sodass insbesondere Großunternehmen mit Tausenden von Dokumenten davon profitieren.

Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare geht aus dem Trusted Software-Test mit dem Ergebnis „Sehr gut“ als DMS-Testsieger hervor.

Als Cloud-Lösung mit weitreichendem integrierten Dokumentenmanagementsystem bietet DocuWare eine gut nachvollziehbare Verwaltung und Dokumentenbearbeitung in vier leicht durchführbaren Schritten:

1. Import von Dokumenten aller Art
2. Sortierung der Dokumente in Briefkörbe
3. nach Abschluss der Bearbeitung Ablage in passenden Archiven
4. verschiedene Kollaborationstools sowie ausgefeilte Such- und Filterfunktionen erleichtern die anschließende tägliche Arbeit mit den archivierten Unterlagen

DocuWare steht in verschiedenen Versionen als WebApp, als mobile App oder als On-Premise-Version zur Verfügung. Die Archivierung mit dieser Software erfolgt in allen Bereichen gesetzeskonform.

Kleiner Bonuspunkt: Ein Tutorial ist im Tool enthalten.

Das Dokumentenmanagementsystem Doxis4 erleichtert den Arbeitsalltag in jedem Büro erheblich. Der Aufwand für die Dokumentensuche, die Ablage sowie das Suchen nach einem Dokument ist deutlich reduziert. Mitarbeiter erhalten einen erleichterten Überblick über alle in Doxis4 bereitgestellten Informationen. Doxis steigert deutlich die Produktivität in Unternehmen vieler Branchen.

Bestellungen, Rechnungen und Verträge werden über diese moderne DMS-Software gesteuert, verwaltet und bearbeitet. Doxis4 ist für nahezu jede Branche geeignet. Auch Behörden und Versicherungen sind von dieser Dokumentenverwaltungslösung begeistert. Direkt am Bildschirm besteht die Möglichkeit zu notieren, textmarkern und zu stempeln.

Doxis4 dient zudem als die bessere Entscheidungsgrundlage im Rahmen vieler Geschäftsabläufe. Auf Basis aktuell gehaltener Informationen können geschäftskritische Fristen leichter eingehalten werden. Die Zusammenarbeit über Doxis4 funktioniert auch mit Geschäftspartnern. Damit lassen sich Geschäfte zeitnah abwickeln.

Dropbox ist ein weit verbreitetes Dokumentenmanagementsystem, welches seit seiner Einführung im Jahr 2007 zahlreiche Unternehmen und Einzelpersonen erfolgreich und produktiv bei der elektronischen Dokumentenablage unterstützt. Für Firmen gibt es Dropbox Business.

Dropbox Business eignet sich perfekt zur Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder zwischen Teamkollegen. Ein Datenaustausch ist ohne Verzögerung möglich. Mehrere Kollegen können über Dropbox Business am gleichen Dokument arbeiten. Das Cloudsystem funktioniert sowohl mit Windows/Linux am PC und Mac.

Die gesamte Abwicklung ist jedoch auch über die Dropbox-Smartphone-App für Android, iOS und Windows verfügbar. Damit ist Dropbox Business quasi auch ein Dokumentenverwaltungssystem in der Jackentasche. Überall und zu jeder Zeit ist der Abruf von in der Cloud gespeicherten Dateien damit ein Kinderspiel.

Mit ecoDMS steht den Anwendern eine günstige Lizenzvariante als revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung. ecoDMS zählt zu den modernsten Software-Varianten zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. ecoDMS ist leicht zu bedienen und bietet zugleich ein umfangreiches Werkzeugpaket.

Dieses umfasst folgende Funktionen und Vorzüge:

• Digitalisierung, Archivierung, Teilen, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten auf leichte Art
• Viel Zeit und Geld sparen bei der täglichen Ablage und Bearbeitung von Dokumenten und Dateien sowie bei der Informationsbeschaffung
• Versionierung und Notizfunktion
• Filter und Suchfunktion mit Volltextsuche
• Export und E-Mailversand möglich
• Für Preisbewusste: lebenslange Lizenzpreis-Garantie

Das innovative Dokumentenmanagementsystem eFileCabinet bietet eine angenehme Dokumentenmanagementlösung. Eine fortschrittliche integrierte Workflow-Automatisierung stellt den Königsweg für jede Firma dar, die im Arbeitsalltag mit einer Vielzahl von schriftlichen Unterlagen, Formularen, Daten und Dateien konfrontiert ist. Diese zu organisieren, ist ein echter Zeitfresser.

Mit eFileCabinet beseitigen Firmen jeder Art viel Arbeit und konzentrieren sich wieder mehr auf das Wesentliche: Die Wachstumsförderung. Mit eFileCabinet werden vor allem spezielle Teams, wie das Finanzteam, HR-Team, IT-Team und das Rechtsteam massiv unterstützt und gestärkt.

enaio ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) des deutschen Softwareherstellers OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Das System ermöglicht es Unternehmen und Organisationen, ihre Dokumente und Daten elektronisch zu verwalten, zu archivieren und zu teilen. Das DMS enaio unterstützt die Erfassung und Verwaltung von verschiedenen Dokumenttypen, wie zum Beispiel elektronische Dokumente (z.B. PDF, Word-Dokumente), E-Mails, Bilder, Audio- und Videodateien, Fax-Nachrichten sowie Papierdokumente, die mittels Scanner digitalisiert wurden. Die Dokumente werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von autorisierten Personen jederzeit und von jedem Ort aus abgerufen werden.

Das System bietet umfangreiche Funktionen zur Indexierung und Klassifizierung von Dokumenten, um eine schnelle Suche und Wiederverwendung zu ermöglichen. Darüber hinaus verfügt enaio über Funktionen zur automatischen Erkennung von Dokumentinhalten mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) und zur automatischen Klassifizierung von Dokumenten basierend auf bestimmten Kriterien.

Ein weiteres wichtiges Merkmal von enaio ist die Möglichkeit, Workflows und Prozesse zu definieren und zu automatisieren. Dadurch können Aufgaben und Dokumente automatisch an die richtigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und erhöht die Effizienz von Geschäftsprozessen.

Das System kann nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert werden und bietet Schnittstellen zu anderen Anwendungen. Dabei erfüllt es hohe Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen, was es insbesondere für Unternehmen in regulierten Branchen interessant macht. enaio ist modular aufgebaut und kann an individuelle Anforderungen angepasst werden.

Fileee ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, das es Unternehmen ermöglicht, Dokumente, Rechnungen und Belege zu digitalisieren und zu organisieren. Das System wurde von dem deutschen Software-Unternehmen Fileee GmbH entwickelt und bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu archivieren, zu teilen und von überall aus darauf zuzugreifen.

Mit Fileee können Nutzer:innen ihre Dokumente einfach und schnell einscannen oder direkt aus anderen Quellen wie E-Mails, Cloud-Speichern oder Online-Shops importieren. Das System bietet OCR-Texterkennung, um den Text in Dokumenten zu erkennen und eine Volltextsuche zu ermöglichen.

Die Dokumente werden automatisch in Kategorien einsortiert, um sie schnell wiederfinden zu können. Außerdem können Nutzer:innen individuelle Schlagwörter vergeben, um Dokumente noch besser organisieren und finden zu können. Mit der Funktion “Labels” können Dokumente auch farblich gekennzeichnet werden, um beispielsweise zu markieren, welche Dokumente bereits bearbeitet wurden.

Fileee bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die auch für Anfänger:innen einfach zu bedienen ist. Es ist möglich, Dokumente mit anderen Mitarbeiter:innen zu teilen oder Freigaben für bestimmte Dokumente einzurichten. Außerdem können Nutzer:innen ihre Dokumente direkt aus der Anwendung heraus archivieren, was ein sicheres und schnelles Speichern ermöglicht.

Das System unterstützt auch die Integration von Drittanbieter-Apps wie Google Drive, Dropbox und Evernote, um eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Anwendungen zu ermöglichen. Insgesamt ist Fileee ein einfach zu bedienendes Dokumentenmanagementsystem, das es Anwenderinnen und Anwendern ermöglicht, ihre Dokumente und Belege effizient zu organisieren und von überall aus darauf zuzugreifen.

Fluix als Dokumentenmanagementsystem hat im Test bei „Netzsieger“ gut abgeschnitten und punktet mit vielen positiven Aspekten. Der Softwareanbieter Fluix beschreibt sich selbst über eine Metapher: „Document Process Automation“ = „Business Process Automation.“

Diese Aussage trifft genau den Punkt, den sich die Anwender eines zeitgemäßen digitalen Dokumentenmanagements wünschen: Die Vereinfachung von Arbeitsabläufen.

Für alle, die Innen- und Außendienst miteinander verbinden und Prozesse automatisieren möchten, ist Fluix das richtige Tool. Der Fokus von Fluix liegt eindeutig auf der gemeinsamen Bearbeitung von Geschäftsunterlagen.

Bei FossLook handelt es sich um ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung aller E-Dokumente. FossLook folgt der modernen Strategie, ein komplett papierloses Büro zu erschaffen.

FossLook verzichtet auf Papierdokumente und speichert alle wichtigen Informationen.

Die wichtigsten Leistungsmerkmale:

• FossLook optimiert die Effektivität und Leistung an jedem Arbeitsplatz. Langfristig geht dies mit einem verbesserten finanziellen Wachstum einher
• Die Software passt sich weitgehend den Bedürfnissen der Nutzer an und nicht umgekehrt
• Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen erleichtert den Arbeitsalltag erheblich

LogicalDOC ist ein modernes plattformübergreifendes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem. Diese Dokumentenverwaltungslösung mit einem Speicher auf Cloud-Basis ermöglicht den leichten Zugriff auf Dokumente von jedem Ort aus und zu jeder Zeit. Die einfache Suche nach Unterlagen und Dateien sowie die Zeitersparnis steigern die Produktivität und Wertschöpfung in jeder Branche.

Als Open-Source-Version ermöglicht LogicalDoc seinen Usern die kostenlose Nutzung dieser Dienste.

Die drei Hauptmerkmale, die für Zuverlässigkeit stehen:

1. Keine Schulung erforderlich, Benutzeroberfläche intuitiv
2. Automatischer Import und zentrale Ablage von sämtlichen Geschäftsdokumenten
3. Die zentrale Ablage verwaltet sämtliche Dateien sicher und geschützt vor neugierigen Blicken.

Bei Meet Bitrix24 handelt es sich um ein leicht bedienbares Dokumentenmanagementsystem. Es ist sogar kostenlos verfügbar und funktioniert sowohl über einen Web- als auch einen Cloud-Einsatz. Mit diesem System verfügt der Nutzer über ein hohes Maß an Flexibilität.

Über eine systemeigene App hat der Anwender von Android- und IOS-Geräten ebenfalls Zugriff auf die gespeicherten Daten. Von jedem Ort aus lässt sich damit genau das Dokument abrufen, das gerade benötigt wird. Der vollgepackte Aktenkoffer gehört damit der Vergangenheit an.

Die wichtigsten Merkmale:

• Klassifizierung von persönlichen als auch gemeinsam genutzten Dokumenten
• Erleichtert die Zusammenarbeit am gleichen Dokumententyp
• Versionierung: Programm behält jedes Schriftstück in seiner unveränderten Ursprungsversion mit aktualisierten und neueren Versionen immer in einem Datensatz zusammen (Revisionssicherheit)
• Hauptmerkmal von Meet Bitrix24: Dokumentensperre

Auch Microsoft bewegt sich erfolgreich auf dem Gebiet der Dokumentenmanagementsysteme. Mit Microsoft SharePoint Online gleicht die Verwaltung von Dokumenten, Inhalten und Wissen einem Turbo.

Die Teamarbeit verbessert sich signifikant. Zu betonen gilt auch die hohe Nutzerfreundlichkeit. Das Dokumentenmanagement entpuppt sich damit immer mehr zur einfachen zeitsparenden Nebenaufgabe.

Die wichtigsten Aufgaben über Microsoft SharePoint:

• Datenspeicherung
• Datenfreigabe
• Verwaltung von Inhalten
• externe Freigabe

Office Manager DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente elektronisch zu verwalten, zu archivieren und zu organisieren. Als DMS bietet „Office Manager DMS“ eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumente effizienter zu verwalten. Dazu gehören unter anderem die automatische Zuordnung von Dokumenten zu Kunden und Lieferanten, die Volltextsuche, die Möglichkeit, Dokumente zu scannen und zu importieren sowie die Verwaltung von Aufgaben und Fristen.

Darüber hinaus bietet Office Manager DMS auch Sicherheitsfunktionen wie ein Rechtesystem, das den Zugriff auf bestimmte Dokumente beschränkt, sowie eine automatische Datensicherung, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente immer verfügbar sind. Office Manager DMS ist eine umfassende Lösung für die Dokumentenverwaltung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Bei OnlyOffice handelt es sich um eine kostenlose funktionsreiche Web Office Suite. Dieses Dokumentenmanagementsystem gehört zu den leistungsfähigsten seiner Art.

Mit OnlyOffice lässt sich jedes Geschäftsdokument online bearbeiten und über vorhandene multifunktionale Dienste verwalten. Damit sparen Unternehmer Zeit und langfristig bares Geld.

Das spricht für OnlyOffice:

• Zeichnet sich durch hervorragenden Online-Dokumenteneditor für HTML-Seiten aus
• Zusammenarbeit mit Kollegen in Echtzeit möglich, Geschäftsunterlagen gemeinsam verwalten und bearbeiten auf hohem Niveau
• Erstellung von Präsentationen online möglich

Die Open-Source-DMS OpenDocMan eignet sich bestens zur zentralen Speicherung von und Zugriff auf Dokumente. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen. Dieses Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet eine webbasierte Bereitstellung und Kompatibilität mit Windows oder Mac.

Über eine App auf iOS-, Android-, Windows- oder Blackberry-Geräten ist jedes Dokument von jedem Ort aus verfügbar, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter gerade aufhält. Die Software kann kostenlos als Vollversion heruntergeladen und genutzt werden.

Leistungsmerkmale, die für OpenDocMan sprechen:

• Gemeinsame Nutzung von Anwendungen bei gleichzeitig hoher Anwendungssicherheit
• Ablage und Indexierung von Dokumenten als Hauptkriterium
• Workflow- und E-Mail-Management mit OpenDocMan als weitere Pluspunkte
• Unterstützung mehrerer Sprachen

Das OpenKM Dokumentenmanagementsystem wurde konzipiert, um die täglichen Arbeitsabläufe im Hinblick auf die Dokumentenorganisation zu erleichtern. Bei dieser Dokumentenverwaltungslösung handelt es sich um eine Enterprise-Content-Management-Software (ECM) zur Speicherung, Bearbeitung, Verfolgung und Verwaltung von digitalen Geschäftsdokumenten.

Mitarbeiter und Firmenchefs profitieren von der leichten Organisation ihrer Geschäftsdokumente über OpenKM. Die tägliche Arbeit erlebt damit eine deutliche Erleichterung. Langfristig macht sich eine Effizienzsteigerung bemerkbar.

Weitere positive Leistungsmerkmale von OpenKM:

• Erfassung von Metadaten und Klassifizierung der Dokumente auf einfache Weise möglich
• Qualitätssteigerung und sicheres Verwahren von Dokumenten
• Reduzierte Betriebszeit durch automatische Workflow-Abwicklung
• Ein hohes Maß an Genauigkeit ist entscheidend für die Dokumentensuche

PDFelement Pro gilt in Fachkreisen als bestes Dokumentenmanagementsystem zur Speicherung, Verwaltung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Hierüber organisieren und verwalten Anwender sämtliche PDF-Daten im Rahmen der Geschäftsabläufe. PDF-Dateien werden über PDFelement Pro konvertiert, bearbeitet und sicher freigegeben.

Auch ein gescanntes Schriftstück lässt sich damit über eine moderne OCR-Technologie modifizieren. Diese Dokumentenverwaltungssoftware funktioniert auf dem Windows-PC und MAC gleichermaßen und lässt sich ganz einfach herunterladen. Der Funktionsumfang von PDFelement Pro ist beachtlich.

PinPoint ist ein hochmodernes Dokumentenmanagementsystem zum Verwalten, Bearbeiten und Teilen von Geschäftsdokumenten. Es unterstützt vor allem Menschen, die beruflich viel unterwegs sind und ist bspw. bei Journalisten sehr beliebt. Auch Firmen jeder Branche und Größenordnung profitieren von dem umfangreichen Werkzeugpaket dieser Software.

Darüber hinaus wird dieses innovative auf Mobilität ausgerichtete Dokumentenmanagementsystem oft zusammen mit Kunden und Geschäftspartnern verwendet. Der wichtigste Pluspunkt von PinPoint ist das automatisierte Arbeiten.

Größter Vorteil: Zeitersparnis – PinPoint erledigt die Arbeit

Der Zeitaufwand, den Unternehmen mit der der Ablage und Strukturierung Tausender von Dokumenten haben, reduziert sich drastisch. Zieht ein Mitarbeiter ein Schriftstück per Drag and Drop ins System, erledigt PinPoint automatisch alles Weitere. PinPoint legt Dateien analog zum Inhalt automatisch im entsprechenden Schrank oder Ordner ab.

Scopidea macht als Dokumentenmanagementsystem (DMS) die tägliche Arbeit komfortabel, weil diese Software im Zusammenspiel mit OneDrive, Google Drive und Dropbox arbeitet.

Mindestens eines dieser drei erfolgreichen Cloud-Systeme ist in nahezu jedem Büro zu finden:

• OneDrive (Microsoft)
• Google Drive (Google)
• Dropbox (moderner Filehosting-Dienst, gilt als Branchen-Primus)

Die Funktionen sind in ihrer Ausführung sehr zuverlässig. Die Mitarbeiter, auch externe Verbindungen, finden alle Dateien an einem zentralen Ort, sofern ihnen der Zugriff durch einen Administrator gewährt wird.