factro ➡ Erfahrungen, Testbericht und Bewertungen

Gerade für Online-Marketers ist die Zusammenarbeit im Team, mit anderen Abteilungen, Bereichen, Dienstleistern oder Agenturen notwendig und zuweilen auch sehr zeitraubend. Dinge müssen abgestimmt, Verantwortlichkeiten geklärt und Timings definiert werden: Wer macht was bis wann?

Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie gerne man hier auf Excel-Tabellen, E-Mail Ping-Pong und Post-its zurückgreift. Das kennt jeder von uns. Aus eigener Erfahrung weiß ich aber auch, dass hierdurch die größten Missverständnisse, Zeitfresser und Verzögerungen entstehen. Es wird Zeit, dies anzugehen.

Inzwischen gibt es nämlich genau hierfür eine Reihe von Collaboration- und Projektmanagement-Tools, die in der (digitalen) Zusammenarbeit von (virtuellen) Teams nicht mehr wegzudenken sind. Im ersten Moment denkt Ihr hierbei mit Sicherheit an die großen US-Player: Asana, Basecamp oder Trello.

Im zweiten Moment denkt ihr – wenn ihr Datenschutz ernst nehmt – an die DSGVO bzw. BDSG-neu. Eine Cloud-Software mit Hosting auf US-Servern – das kann bei uns eh nicht eingeführt werden. Das stimmt, aber gerade deswegen solltet Ihr jetzt weiterlesen.

Man muss nämlich nicht bis nach Übersee schauen. Manchmal ist der Blick auf den eigenen Teller an dieser Stelle tatsächlich besser als der über den Tellerrand hinaus. Auch in Deutschland gibt es super Software, um gerade im Online-Marketing seine Projekte, Themen und Teams zu managen. factro aus Bochum ist ein solcher Geheimtipp, der sich seit einigen Jahren erfolgreich am deutschen Markt etabliert hat.

Was factro kann?

Intuitive Steuerung oder „Ich liebe Drag and Drop“

factro kann zunächst einmal alles das, was ich brauche, um mich zu organisieren: Aufgaben erstellen und definieren, Teilaufgaben anlegen, Zuständigkeiten festlegen, Prioritäten vergeben und Timings setzen. Jetzt geht’s aber erst richtig los. Ich liebe ja Struktur und Überblick! Und genau deswegen liebe ich auch factro. Bei factro kann ich meine Projekte und Themen wunderbar mit dem Projektstrukturplan planen. Das habe ich so bisher im Vergleich bei keiner anderen Software gefunden. Pakete definieren, Aufgaben erstellen und bequem per Drag and Drop verschieben. Auf diese Weise erstelle ich in wenigen Minuten mein Projekt und habe in meinem Projektmanagement jederzeit einen roten Faden parat.

Projektstrukturplan

Nun geht es an die zeitlichen Abstimmungen: Bis wann muss der Content für die neue Produktwelt fertig sein? Wann werden die Visuals geliefert? Wann starten das Mailing und die Facebook-Kampagne? Bis dahin müssen auch die neuen Landing Pages fertig sein. Und, und, und! Den Zeitplan bei größeren Projekten erstelle ich daher am liebsten im Gantt-Diagramm. Hier werden mir alle Aufgaben entsprechend ihrer Zeitdauer als Balken dargestellt. So sehe ich auf einen Blick, ob es kritische Überschneidungen gibt und kann Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen.

Gantt-Diagramm

Auch das ist bei factro problemlos möglich. Per Knopfdruck wechsle ich vom Projektstrukturplan in die Gantt-Ansicht und kann die Timings zu den erstellten Aufgaben eingeben oder direkt mit der Maus festlegen. Ich setze Vorgänger und Nachfolger mit nur einem Klick. Hier kann ich die Aufgaben ebenfalls per Drag and Drop verschieben, bis mein Projekt perfekt verzahnt ist.

Der Vorteil von definierten Abhängigkeiten: Wenn ich einen Vorgänger verschiebe, fragt mich factro, ob ich die Nachfolger mitverschieben möchte. Das spart Zeit und erleichtert meine Zeitplanung enorm. Übrigens: Wenn ein Vorgänger beendet ist, wird der Ausführende der Nachfolger-Aufgabe in Echtzeit benachrichtigt, dass er starten kann – wahlweise per In-App-Notification, E-Mail oder Push auf sein Smartphone. Aber dazu später mehr!

Alarmglocke

Für Tabellen-Liebhaber bietet factro natürlich auch die klassische Tabellen-Ansicht, die man aus Excel kennt. Hier kann man sich in Tabellen-Form austoben und seine Projekt- oder Aufgabenliste bearbeiten, inkl. Sortier-, Gruppen- und Filter-Funktion. Spalten können ein- bzw. ausgeblendet und direkt bearbeitet werden.

Tabelle

Bei größeren Vorhaben mit mehreren Beteiligten möchte ich als Projektleiter natürlich auch wissen, bei wem gerade der Schreibtisch überläuft und wer noch freie Kapazitäten hat. Hier greife ich meistens auf die Auslastungsübersicht zurück und erkenne direkt, welcher Mitarbeiter dringend Entlastung benötigt. Das Pensum kann ich in der Übersicht im Handumdrehen umverteilen und so Überlastungen und Unzufriedenheit vorbeugen.

Ressourcen Auslastung

Ready, Set, Go – Projektstart!

Eine gute Planung ist die halbe Miete, aber mindestens genau so wichtig ist die Umsetzung im Alltag. Um hier immer Up to Date zu sein, nutze ich den factro Newsfeed. Dieser zeigt mir alle Aktivitäten meiner Aufgaben auf einen Blick, gruppiert und kontextbezogen, und ich sehe die jeweils letzten Änderungen. Das können z.B. Kommentare, neue Anhänge oder abgehakte Punkte auf der Checkliste sein. Ich sehe nicht nur den Fortschritt, sondern kann aus dem Newsfeed heraus bei Bedarf direkt antworten und Feedback geben, wenn es mal „klemmt“.

Newsfeed

Ihr merkt schnell, dass ich oft von „Überblick“ und „direkt“ spreche. Das hat seine Gründe. Ein großer Vorteil dieser Software ist in meinen Augen Klarheit und Überblick. Klarheit über meine To Dos und Klarheit in der Benutzeroberfläche. Ich bekomme alle notwendigen Informationen auf einen Blick und kann direkt agieren. E-Mails werden überflüssig, Meetings enorm reduziert und Entscheidungen beschleunigt. Was will man mehr?

Für das Management meiner operativen Aufgaben starte ich morgens – nach dem Blick in den Newsfeed – mit dem projektübergreifenden Kanban Board. Auch hier liegt eine Stärke des Tools, denn es vereint unterschiedliche Projekt-Ansichten und Werkzeuge in einem „Koffer“. In der Kanban-Ansicht sehe ich, welche Tasks geplant sind, was gerade dran ist, was beendet wurde und welche Aufgaben auf Review stehen. Da hier To-Dos aus allen Projekten stehen, ist auch umfangreiches Multiprojektmanagement schnell und simpel im Alltag integriert.

Kanban-Board

Review ist quasi der Freigabe- bzw. Feedback-Workflow von factro. Wenn der Ausführende Rückmeldung benötigt, kann er den Aufgaben-Status auf „Review“ setzen. Dadurch erscheint die Aufgabe beim Verantwortlichen auf seinem digitalen Schreibtisch. Damit klar ist, was zu tun ist, kommentiere ich in der Aufgabe meist noch und erwähne den Verantwortlichen mit der @mention-Funktion: „Bitte Artikel freigeben und in der GSC indexieren.“

Der Vorteil der @mention-Funktion liegt darin, dass der Angesprochene sofort über die Alarmglocke benachrichtigt wird. Daher wähle ich @mention in der Regel nur bei wichtigen und dringenden Mitteilungen. Die Alarmglocke informiert mich übrigens auch, wenn der Restaufwand einer Aufgabe zu knapp ist oder die Deadline näher rückt bzw. verfehlt wurde. Was genau Restaufwand bedeutet und warum dieser so wichtig ist, erkläre ich Euch gleich.

Neben dem Kanban Board bin ich in letzter Zeit ein großer Fan der „Favoriten“ geworden. Ähnlich wie ich im Browser meine Lieblings-Websites bookmarke, kann ich in factro alle Ansichten als Favoriten abspeichern – inkl. gesetzter Filter und Sortierungen. Eine Funktionalität, die ich gerne in Kombination mit Tagging für Meetings verwende.

Ich vergebe z.B. an bestimmte Aufgaben das Tag „SEO“ für das regelmäßige SEO-Meeting und kann alle Aufgaben, die in dieser Abstimmung relevant sind herausfiltern und im Meeting durchgehen. Kommentare, Änderungen und Hinweise können direkt in die Aufgabe eingegeben und aktualisiert werden. Ein weiterer Vorteil der Favoriten liegt darin, dass ich diese Ansichten auch direkt an meine Kollegen verschicken kann (natürlich nur, sofern sie Sichtrechte für die betreffenden Aufgaben haben). Mit Klick auf den Link können sie meine Favoriten direkt öffnen.

Benutzerdefinierte Felder ganz einfach konfigurieren und eigene ToDo-Listen anlegen

Von Budgetkalkulationen über KPIs bis hin zu Vertriebsregionen – mit Benutzerdefinierten Feldern könnt ihr eure Projekte in factro noch effizienter organisieren, und das ganz nach den Anforderungen eures Teams. Neben der Vielzahl an Standard-Feldern erweitern Benutzerdefinierte Felder eure Projekte um zusätzliche Informationen.

Diese Felder lassen sich für die gesamte Cloud einrichten und können bei Bedarf von den jeweiligen Projektverantwortlichen (oder global von dir als Administrator) ausgewählt werden. factro bringt euch, wie gewohnt, mit wenigen Klicks schnell zum Ergebnis. Die Einrichtung beginnt mit der Auswahl des Feldtyps, der am besten zu euren spezifischen Anforderungen passt – hier gibt es sechs verschiedene Optionen.

Mit factro kannst Du außerdem sowohl Dich selbst als auch Dein Team flexibel und zentral organisieren, indem Du ToDo-Listen nutzt. Egal ob Ideensammlungen, individuelle Aufgaben-Übersichten oder als Checkliste – das Limit bestimmst Du selbst.

ToDo-Liste

Außerdem kannst Du Deine Meetings direkt in der Cloud gestalten und planen. Mithilfe einer klaren Agenda, die Dich Schritt für Schritt durch die Besprechung führt. Damit sagst Du unstrukturierten Meetings ade, die lediglich Zeit und Nerven kosten. Und was mir besonders viel Zeit spart: factro übernimmt auch die Protokollierung für Dich – vollkommen automatisiert.

Protokoll

Tick, Tack, Bumm: Zeiterfassung und Controlling

Aufgrund meiner langen Agentur-Erfahrung weiß ich ganz genau, dass das Thema „Aufwände und Zeiterfassung“ eine wichtige und meist unliebsame Angelegenheit ist, die factro meiner Meinung nach so gut wie kein vergleichbares Tool abbildet. Warum denke ich so? Neben dem Plan-Aufwand, also die für die Aufgabe schätzungsweise benötigte Zeit, und dem Ist-Aufwand, der tatsächlich benötigten und gebuchten Zeit, gibt es bei factro noch den Restaufwand. Noch nie gehört? Ich vorher auch nicht.

Ich habe schon viele Online-Marketing-Projekte und Themen begleitet. (Fast) noch nie hat der zu Beginn geplante Aufwand mit dem am Ende wirklich benötigten Aufwand übereingestimmt. Das ist grundsätzlich nicht schlimm, denn oft ergeben sich gerade während eines Projektes einige Unwägbarkeiten und neue Herausforderungen. Schlimm wird es dann, wenn man diese zusätzlichen Aufwände als Ausführender der Aufgabe nicht für die Planung zurückmelden kann und man sehenden Auges ins Chaos steuert.

factro hat hierfür besagten Restaufwand eingeführt, der vor Aufgabenstart zunächst dem Plan-Aufwand entspricht. Merke ich als Ausführender einer Aufgabe aber „im laufenden Betrieb“, dass der initial geschätzte Aufwand nicht ausreichen wird (und das kann nur ich als Ausführender, weil ich Experte für diese Aufgabe bin), kann ich den zusätzlich benötigten Aufwand an den Verantwortlichen zurückmelden. Dieser kann dann unterstützen und seine Ressourcenplanung besser auf die veränderte Situation ausrichten. Auch hier informiert factro alle Beteiligten direkt über die Alarmglocke und den Newsfeed, wenn die Aufgabe z.B. aufgrund eines geänderten Restaufwands nicht mehr pünktlich erledigt werden kann und die Deadline zu reißen droht.

Leistungserfassung

Auch das klassische „Buchen“ ist mit der Leistungserfassung möglich und funktioniert ganz einfach: Ich wähle die Aufgabe aus, auf die ich meine Zeit buchen möchte, lege Datum sowie Start und Ende fest und kann optional noch eine Beschreibung meiner Buchung hinzufügen. Die erfassten Zeiten können einem Unternehmen zugeordnet und wahlweise als „fakturierbar“ gekennzeichnet werden. Bei Bedarf, z.B. für die interne Rechnungserstellung, können die Daten auch u.a. als CSV exportiert oder per REST-API an Drittsysteme angebunden werden.

Zeiterfassung

Das smarte an factro ist die intelligente Vorbelegung der Zeiten: Hier kann die Software auf Basis von verschiedenen Faktoren – wie Uhrzeit, bereits getätigten Buchungen und Rest-Aufwänden – Deine Buchungsdetails bereits vorbelegen. Das reduziert Eingabeschritte und spart Zeit! Ein Feature, das gerade Personen gefallen wird, die nicht so gerne buchen wie ich. Natürlich gibt es auch einen integrierten Kalender mit iCal-Synchronisation.

Lessons Learned – lernen lohnt sich

Nochmal zurück zu den Unwägbarkeiten in einem Projekt. Alles, was ich bisher beschrieben habe, also die Projektplanung, die Ausgestaltung von Aufgaben und das Schätzen von Aufwänden muss ich nicht immer neu machen. Oft gibt es gleiche oder ähnliche Projekte, bei denen ich auf bestehende Vorlagen zurückgreife: Der Launch einer neuen Website, ein SEO-Content-Projekt oder eine Mailing-Kampagne. Mal wieder ein zeitsparendes Feature von factro. Ich kann ganze Projekte, Pakete oder einzelne Aufgaben als Vorlagen abspeichern und später darauf zurückgreifen. Was hat das das jetzt mit den Unwägbarkeiten zu tun?

Ganz einfach, ich kann die Punkte, die ich quasi im laufenden Projekt dazulerne für die Zukunft direkt in meiner Vorlage anpassen. So werden meine Schätzungen von Aufgaben immer genauer und ich kann sehen, warum in der Vergangenheit bestimmte Dinge möglicherweise länger gedauert haben. Gleichzeitig kann ich mir mit den Vorlagen ein Repertoire an Standards für das Projektmanagement anlegen und bestimmte Abläufe in meinem Team in Routinen überführen.

Mein Tipp: Prüft am besten einmal genau, welche (Teil-)Prozesse bei Euch immer gleich ablaufen und überführt diese in Vorlagen. Das erspart eine Menge Zeit und auch Fehler, die Ihr möglicherweise schon in der Vergangenheit gemacht habt. Einmal reicht schließlich!

Warum eigentlich factro und nicht…

Wer sich ernsthaft mit dem Thema Projektmanagement- oder Organisations-Tools beschäftigt, wird schnell den Überblick verlieren. Es gibt glaube ich keinen anderen Bereich, in dem es so viele verschiedene Lösungen und Produkte gibt. Angefangen von einfachen To Do-Listen zur schnellen Aufgabenverwaltung bis hin zu überdimensionierter Software à la MS Project. Warum also factro?

Das wichtigste ist, als Anwender müsst Ihr Euch mit dem Tool wohlfühlen. Nur wenn Ihr und Eure Kollegen es täglich nutzt, werden die Mehrwerte wirklich spürbar. Neben den reinen „funktionalen“ Mehrwerten hat mich vor allem die leichte Bedienung und übersichtliche Oberfläche überzeugt. Mit Funktionen – wie z.B. dem Projektstrukturplan, dem Newsfeed oder dem Restaufwand – bietet factro auch starke Features, die vergleichbare Produkte nicht besitzen. Abgerundet wird dies durch die Mobile App, um auch von unterwegs auf seine Aufgaben zuzugreifem.

Was mich schlussendlich überzeugt hat? Software made in Germany! factro wird nicht nur in Deutschland entwickelt & designet, sondern auch in Rechenzentren in Frankfurt a.M. gehostet. Außerdem gibt es einen kostenlosen Support-Service per E-Mail und Telefon (dt. Festnetz). Das ist gerade für Unternehmen wichtig, die sich neu auf das Terrain „Collaboration-Software“ wagen.

Durch den deutschen Server-Standort und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist man als Unternehmen auch und gerade in puncto Datenschutz beim Thema Cloud auf der sicheren Seite. In Zeiten von DSGVO, dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) und Daten-Leaks sollte man den Sicherheitsaspekt nicht unterschätzen. Spätestens wenn der Datenschutzbeauftragte involviert wird, werden die „unangenehmen“ Fragen gestellt, die eine Einführung eines Projektmanagement-Tools schnell zum Erliegen bringen können.

Auf Grund meiner jahrelangen Konzern-Erfahrung kenne ich die endlosen Diskussionen nur zu gut. Auch wenn IT-Sicherheit ein lästiges Thema ist, ersparen Euch vorsorgliche Maßnahme eine Menge Mehraufwand. Ich kann verstehen, wenn Ihr im kleinen Team mit wenigen Anwendern zunächst unter dem Radar fliegen wollt, meistens führt dies aber zur Bruchlandung.

Was kostet der Spaß?

Natürlich spielt auch der Preis eine Rolle. Neben der kostenlosen Basic Cloud, die Ihr mit max. 10 Nutzern (und unendlich vielen Projekten und Aufgaben) verwenden könnt, gibt es factro als Team-, Business- oder Professional-Variante mit entsprechend erweitertem Funktionsumfang. Die drei kostenpflichtigen Varianten könnt Ihr 14-Tage lang kostenlos und unverbindlich testen, ohne Eingabe von Bankdaten o.ä. Hier müsst Ihr also keinerlei Bedenken haben. Praktisch finde ich die Funktion des Gastnutzers, der in allen Tarifen kostenlos zur Verfügung steht. Ideal für externe Partner, Praktikanten oder Mitarbeiter, die nur punktuell für eine Aufgabe hinzugezogen werden.

Für große Organisationen und Unternehmen gibt es factro auch in einer Enterprise-Variante mit Staffelpreisen. Gemeinnützige Organisationen erhalten nach Aussage des Anbieters nach entsprechender Legitimation Sonderkonditionen.

Preisübersicht

Mein Fazit

In Summe bietet factro eine super Mischung aus einer frischen und intuitiven Collaboration- und Projektmanagement-Software mit starken Funktionen und einem erstklassigen – und vor allem kostenlosen – Support. Laut Wikipedia kann factro auf die über 25-jährige Projekterfahrung der Schuchert Managementberatung zurückgreifen. Ein Produkt, bei dem ich direkt merke, dass es aus der Praxis heraus entstanden ist und nicht am Reißbrett entwickelt wurde.

Am besten probiert Ihr es direkt selbst aus. Hierzu könnt Ihr Euch einfach auf der Website www.factro.de kostenlos registrieren und starten. Gerade in diesen Zeiten unterstütze ich gerne lokale bzw. regionale Produkte und in Deutschland ansässige Unternehmen und Hersteller. Support Your Locals – warum eigentlich nur bei Lebensmitteln und nicht bei Software?

Autor

Louise Fiedel

Louise Fiedel ist seit 2018 Domain Expert SEO bei METRONOM, der Service Gesellschaft für Software Solutions der METRO AG.

Als Domain Expert zeigt sie unterschiedliche Lösungsalternativen für die Umsetzung auf technischer bzw. prozessualer Ebene im Rahmen der Produktentwicklung auf. Sie erstellt Markt- und Stakeholder-Analysen für die von ihr verantworteten Solutions, leitet Erkenntnisse für den Produktaufbau ab und begleitet diese Entwicklungsprozesse über die gesamte Projektdauer. Hierbei fungiert sie zusätzlich als Bindeglied zwischen der Entwicklung und den Business Stakeholdern im internationalen Umfeld der METRO-Länder. Kernaufgabe ist es, zu gewährleiten, dass sowohl die Solutions suchmaschinenfreundlich entwickelt werden als auch Wissens-Transfer für die richtige Nutzung im Tagesgeschäft der Content-Editoren sicherzustellen.

Zuvor hat Louise als Freelancer selber mehrere Jahre im Marketing gearbeitet und blickt auf ein Studium der Anglistik/Germanistik (M.A.) und eine Ausbildung in einer Online-Redaktion zurück. Die perfekte Mischung, um im Bereich SEO erfolgreich zu sein.