FileCloud Alternativen

Bei Zoho WorkDrive steht eine neue Form der Teamzusammenarbeit im Vordergrund. Ein sicherer gemeinsamer Arbeitsbereich wird das Zuhause für Ideen von Mitarbeitern und Vorgesetzten, und das vom Konzept bis zur endgültigen Umsetzung.

Das gemeinsame Arbeiten in der Arbeitsgruppe oder Abteilung erfolgt über den Cloudspeicher der Content Collaboration Software Zoho WorkDrive mit einer leicht durchschaubaren Ordnerstruktur, die intuitiv bedient wird.

Vorhandene Ordner über Zoho Office Suite sind Zoho Writer (Texte), Zoho Sheet (Tabellen, Präsentationen) und Zoho Show. Hierüber brainstormen Teammitarbeiter und Vorgesetzte in Echtzeit.

Die nahtlose Zusammenarbeit erfolgt über die Berechtigungsvergabe. Vorgesetzte verwalten ihre Teams über Berichte inkl. Zugriffsstatistiken und Prüfpfade.

So erkennen Chefs die Arbeitsweisen ihrer Mitarbeiter und können ihre Teams besser steuern. Es gibt drei Preisschienen: Starter, Team und Business. Die Preise richten sich nach Anzahl der Nutzer und der verwendeten GB/TB.

Confluence von dem Anbieter Atlassian ist eine innovative Wiki-Software, die das produktive Zusammenwirken der Mitarbeiter in Unternehmen fördert. Durch ihre vielfältige Beschaffenheit hebt sich die Plattform von Confluence in Teilen von anderen Content Collaboration Tools ab. Dies gilt vor allem für die Flexibilität in zahlreichen Einsatzbereichen. Als Sprachpakete verwendet Confluence standardgemäß die Sprachen Deutsch, Englisch, Finnisch oder Spanisch. Die automatische Versionierung von Dokumenten spart Arbeitszeit und ermöglicht durch farbliche Markierungen einen strukturierten Versionsvergleich über längere Zeiträume. Eine Teamkooperation gestaltet sich mit Confluence sehr entspannt. Gemeinsam arbeiten Teammitarbeiter parallel und in Echtzeit auch an den gleichen Seiten. Mitarbeiter werden von Berechtigten zur Bearbeitung eingeladen. Die Kommunikation miteinander wird so gestärkt. Die benutzerfreundliche und klar strukturierte Oberfläche von Confluence erleichtert die Handhabung sämtlicher Aktivitäten. Benachrichtigungen per E-Mail informieren Vorgesetzte oder berechtigte Mitarbeiter über Änderungen. Die wesentlichen Vorteile bei der Arbeit mit Confluence:

• Wissen bleibt nachhaltig im Unternehmen gesichert
• gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und Inhalten verschiedener Art
• Informationssuche für Mitarbeiter leicht gemacht
• zeitnahe Einarbeitung von Mitarbeitern möglich
• Auswahl der Nutzung: Cloud oder On-Premise
• Doppelarbeit wird verhindert

Amazon WorkDocs zählt zu der bekanntesten Content Collaboration Software. Der Anbieter AWS bietet einen kompletten Verwaltungsservice zur sicheren Erstellung und Speicherung von Datensätzen sowie der Zusammenarbeit mit und das Teilen von Inhalten an. Der Zugriff auf sämtliche Inhalte ist von jedem Ort und jedem Gerät aus möglich, da alle Dokumente zentral auf AWS gespeichert sind. Dies erleichtert den Austausch von Inhalten im Team sowie die Teamkommunikation enorm. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und das Teilen von Informationen ist über AWS ebenfalls sichergestellt. Verfügen Firmen bereits über eine andere Dateifreigabestruktur, ermöglicht AWS die problemlose Auslagerung in die AWS-Cloud, um alle Vorteile daraus zu nutzen. AWS WorkDocs integriert sich automatisch in bestehende Systeme und bietet darüber hinaus eine API-Lösung, mit der sich eigene Rich-Content-Anwendungen realisieren lassen. Als heute bedeutendste Cloud-Infrastruktur weltweit hält Amazon WorkDocs über AWS sämtliche Inhalte aller Nutzer sicher geschützt. Zahlungen erfolgen ausschließlich für aktive Nutzerkonten und verwendeten Speicher.

BlackBerry Workspaces gilt nach eigenen Aussagen des Unternehmens als sicherste Content Collaboration Lösung. Das Teilen, Bearbeiten und Kontrollieren von Dokumenten erfolgt mit BB Workspaces auf höchstem Sicherheitsniveau, ganz gleich, wo sich die Inhalte einer Firma befinden und wer Zugriff darauf hat. Ebenso zuverlässig gibt sich BB Workspaces bei der Einführung und der Kontoerstellung. Zur Implementierung und Schulung stehen zahlreiche Bausteine bereit. Bedienungsanleitungen, ein Admin Guide sowie Trainingsmöglichkeiten über verschiedene Medien zeigen, wie wichtig BlackBerry die zuverlässige Einführung von BlackBerry Workspaces ist. Darüber hinaus stehen über ein erweitertes Set-up mehrere Bereitstellungs-Optionen dieses Content Collaboration Tools zur Verfügung. Nutzer profitieren zusätzlich von drei Support-Varianten.

BoostHQ sieht sich selbst als Booster für Start-ups, wird aber auch von großen Betrieben gerne genutzt. Mit der Vielzahl an Funktionen ist BoostHQ weit mehr als ein Content Collaboration Tools. Es ist Wissensmanagement per Dateisharing. Darüber hinaus bietet dieses Tool als zusätzliche Funktion viele Möglichkeiten für soziales Engagement. Internes Wissen wird über BoostHQ erstellt und geteilt. Vor allem Lerngemeinschaften über Filesharing sind mit der Nutzung von BoostHQ gerne gesehen. Eine zentrale Ressourcenbibliothek ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf Lehrmaterialien, Richtlinien, Arbeitshilfen und Lernprogramme. Mit BoostHQ bauen Firmen auf komfortable Art eine Online-Lerngemeinschaft auf. Mitarbeiter nutzen das Diskussionsforum zum Teilen ihrer Erfahrungen, Rückmeldungen und Ideen. BoostHQ ist über den Einsatz auf mobilen Geräten überall dabei. Die Dateifreigabe einer beachtlichen Reihe von Inhalten inkl. Text, Videos, PDFs, Links oder Bildern ist jederzeit von jedem Ort aus möglich. Die Verwendung von BoostHQ ist in Kombination mit Google Chrome möglich. BoostHQ erlaubt Organisationen außerdem, das eigene Konto mit Firmenlogo und Branding zu modifizieren.

Box gehört zu den jungen und modernen Content Collaboration Tools für die virtuelle Zusammenarbeit in Unternehmen. Innerhalb eines Betriebes und sogar darüber hinaus erhalten Einzelpersonen sowie Teams die Gelegenheit, Ideen auszutauschen und sich gegenseitig zum Erfolg anzuspornen. Benutzer greifen schnell auf Inhalte zu, um diese zu organisieren und zu verwalten. Der wichtigste Faktor einer Kollaborationsplattform wie Box bleibt das Bearbeiten von Dateien an einem zentralen Ort. Vorgesetzte behalten mit Box den Überblick durch die Dateifreigabe sowie die Aufgabenzuweisung und ermöglichen ihren Mitarbeitern so eine lückenlose Form des Zusammenarbeitens. Eine nahtlose Integration vieler Business-Apps wie Slack, Google Workspace oder Zoom ermöglicht das individuelle Arbeiten jedes Betriebes in Verbindung mit einer offenen Plattform und APIs. Box funktioniert über das Mobiltelefon, das Web und auf dem Desktop. Über Box Notes, das Tool für Echtzeitzusammenarbeit, sind alle Berechtigten, auch standortübergreifend, immer auf dem gleichen Stand der Arbeit bzw. des Projekts. Das Tool kann von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig verwendet werden, wobei sämtliche Änderungen live sichtbar sind. Viele Marketingteams profitieren von den Vorteilen:

• gemeinschaftliches Arbeiten mit Agenturen
• erhöhte Vertriebsleistung, schnellere Geschäftsabschlüsse durch zugeschnittenes Teamwork
• verbesserte Entwicklung (Zeitnahe Planung, Erstellung und Implementierung von Produkten)

Mit CELUM erstellen, organisieren und verteilen bereits zahlreiche Marketing Teams ihren Content für jede Zielgruppe und jeden Kanal. Eine agile Zusammenarbeit ist über die CELUM Workrooms realisierbar. Dateien, Aufgaben und Teams kommen hier an einem einzigen Ort zusammen, was vor allem auch die kreative Schiene im Team fördert. In den Workrooms werden Kampagnen und Projekte eingerichtet, was die Teamarbeit auf eine höhere Ebene befördert. Verlässliche Teamarbeit und Transparenz sind die Steckenpferde von CELUM. Auf die Dateien im Workroom haben alle berechtigten Teammitglieder Zugriff, sodass jeder stets den aktuellen Status eines Projektes oder einer Kampagne in Echtzeit kennt. Mit CELUM bleiben Teammitarbeiter immer auf klare Verantwortlichkeiten fokussiert und über Deadlines bestens organisiert. Projektleiter und Vorgesetzte verwenden für die kreative Gemeinschaftsarbeit gerne die Kanban-Boards von CELUM. Hier werden Teams über Zeitvorgaben, Aufgabenstellungen und den aktuellen Status informiert. Mit CELUM starten Marketing Unternehmen in ein ganz neues Zeitalter der Produktivität.

Eine effiziente und sichere Kooperation mit Kollegen, Kunden und Partnern spricht für die Nutzung von Citrix Content Collaboration. Die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter ist nur dann gleichbleibend gut, wenn sie so einfach wie möglich auf Dokumente, verschiedene Inhalte sowie Workflows über Content Collaboration Tools, die ihre Arbeit unterstützen, Zugriff haben. Genau das ermöglicht Citrix. Standortunabhängiges gemeinsames Arbeiten, Dokumenten-Workflows und die Funktion der elektronischen Signatur zu nutzen, heben die Kollaboration im eigenen Unternehmen und sogar außerhalb auf ein höheres Niveau. Der digitale Benutzerkomfort von Citrix setzt sich aus den fünf Komponenten flexibler Datenspeicher, sichere Zusammenarbeit im Team, konsolidiertes Arbeiten, vereinfachte Workflows und sichere Signaturen zusammen. Darüber hinaus werden mit Citrix einheitliche und digitale Arbeitsplätze geschaffen. Der umfassende virtuelle Datenraum (ähnelt einem Cloudspeicher) schützt sowohl Daten als auch Workflows durch ein dynamisches Wasserzeichenkonzept ohne Einschränkung für Nutzer und Seiten.

Dropbox Business gilt als sicherer Speicher- und Aufbewahrungsort für sämtliche in einer Firma anfallenden Arbeiten. Zahlreiche Betriebe nutzen Dropbox Business seit Jahren als zuverlässige Variante unter den Content Collaboration Tools zum Teilen und Ablegen von Dateien. Die Mitarbeiter von Projektteams verwenden den bekannten Cloudspeicher zum gemeinsamen Arbeiten an Projekten, was die Kollaboration im Team deutlich vereinfacht. Dropbox steht für alle gängigen Geräte, wie Computer, Tablet oder Smartphone als App zum Download bereit. Sämtliche wichtigen Tools und Inhalte befinden sich hierüber an einem zentralen Ort und sind jederzeit von den berechtigten Mitarbeitern auffindbar. Der Cloud- und Bearbeitungsspeicher steht für Workflows im Professional Design oder als Standard-Versionen in Form von Abos zur Verfügung. Einer der großen Pluspunkte von Dropbox ist der Versand großer Dokumente und Datensätze mit bis zu 100 GB (abhängig von der Version) über Dropbox Transfer. Sechs geschätzte Vorzüge von Dropbox Business im Überblick:

• Elektronische Signatur
• Dokumentenversand und -nachverfolgung (Kontrollfunktion)
• zeit- und ortsunabhängiges Teamwork
• sicheres Versenden großer Dokumente
• sicheres Teilen von Daten

Mit der Software und den APIs von Egnyte schöpfen Nutzer das volle Potenzial ihrer Inhalte bei gleichzeitiger Kontrolle der Datenrisiken aus. Der Schutz eines jeden Dokumentes und jeder Information steht ganz oben auf der Agenda von Egnyte. Die Software macht das Schützen und Verwalten von kritischen Inhalten in jeder Cloud, jeder App und überall möglich. Die ‘sieben Siegel’ dieses Content Collaboration Tools zeigen, was diese Cloud-System-Plattform mit jeder Funktion für den Anwender tun kann:

• Verwaltung der Inhalte in Microsoft 365
• Verwaltung der Inhalte in Google (Google Workspace)
• Klassifizierung von sensiblen Inhalten
• Ransomware-Erkennung
• Abwehr von Bedrohungen
• Cloudserver zur Datenfreigabe verbessern die Teamkollaboration
• sichere Dateifreigabe
• Compliance und rechtlicher Rahmen

Das benutzerfreundliche Kollaborationstool Google Workspace ermöglicht die effiziente und digitale Zusammenarbeit im Team in Echtzeit. Eine Vielzahl an Anwendungen wie die Arbeitsbereiche Kalender, Google Drive (Cloudspeicher), Dokumente oder Tabellenseiten werden per Datenfreigabe bestimmten Mitarbeitern im Team zugeordnet. Über das Jamboard dieses Content Collaboration Tools bringen Teammitarbeiter ihre Ideen zum Ausdruck und legen diese in Form von Bildern ab. Google Workspace ist zudem intelligent und intuitiv bedienbar. Der Zugriff von verschiedenen Geräten, wie Laptop, Tablet oder Smartphone aus, ermöglicht das Arbeiten von jedem gewünschten Ort aus. Da alle Unternehmen verschiedene Ansprüche haben, ist Google Workspace in unterschiedlichen Versionen verfügbar und bietet eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse. Alle Versionen können vor der Registrierung für 14 Tage getestet werden.

Das US-amerikanische Technologieunternehmen IntraLinks hat mit seiner Marke VIA eine gleichermaßen leicht zu bedienende als auch intuitive Self-Service Plattform in Form einer Content Collaboration Software zum sicheren Austausch von Dokumenten sowie zur komfortablen gemeinsamen Arbeit im Team ins Leben gerufen. Die Oberfläche im Web, für Mobilgeräte oder Desktop-PCs erlaubt die Suche nach Dokument- und Ordnernamen sowie die Volltextsuche. Kommentare zu Dokumenten sind auf Mobilgeräten möglich. Ebenso wird die native Anzeige von Microsoft Offline-Dateien angeboten. Mit der Versionskontrolle und -nachverfolgung von Anwenderkommentaren bleiben Dokumente neben den überarbeiteten Versionen immer im Ursprungszustand erhalten. IntraLinks VIA unterstützt 4 Benutzerrollen inklusive Mitbesitzer und anonymer Teilnehmer. Gut überschaubare Ordnerstrukturen machen das Wiederauffinden von Dateien einfach. Zugriffsrechte können vererbt werden. Auch Dokumente mit mehr als 11 GB werden vom System akzeptiert. Zugriffsberichte erfolgen in Echtzeit.

Kiteworks von Accellion gilt als ältere Software auf dem Gebiet der Content Collaboration Tools. Accellion wurde bereits 1999 gegründet. Mit Kiteworks als einzige Plattform entscheiden Betriebe selbst darüber, wann, wo, wie und an wen vertrauliche Inhalte per E-Mail, Dateifreigabe, Dateiübertragung, Webformulare oder APIs übermittelt werden. Als privates Content-Netzwerk schreibt Kitework den Schutz privater Inhalte und die sichere Verwahrung vertraulicher Unternehmensinformationen groß. Vier Komponenten von Kiteworks führen zu einer deutlichen Optimierung des Content-Managements:

• Vereinheitlichung: Komplexe Inhalte in einem einzigen zentralen System organisieren (Kosten sparen)
• Spur: Erzielen eines umfassenden Situationsbewusstseins für Inhalts-, Benutzer- und Systemaktivität
• Kontrolle: Anforderungen an Compliance- und interne Richtlinien einhalten
• Sicherheit: Zugriff unberechtigter Dritter auf sensible Informationen durch Kommunikations-Verschlüsselung verhindern

Die komfortabel angelegte Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten zählt zu den Hauptfaktoren, warum sich Firmenchefs und IT-Spezialisten für Kiteworks entscheiden. Die Integration von Kiteworks / Accellion soll gemäß Kundenbewertungen den Wertschöpfungszyklus verkürzen und sich langfristig deutlich positiv auf die Unternehmensergebnisse auswirken.

Mit MangoApps gestalten sich Teamarbeit, das Teilen von Inhalten und die Kollaboration über viele Ebenen hinweg für den Nutzer sehr einfach. Das gesamte Team und alle berechtigten Kollegen und Partner bleiben über MangoApps durch Echtzeit-Benachrichtigungen im Hinblick auf Projekte, Ideen und geschäftliche Abwicklungen stets auf dem Laufenden. MangoApps steht als App über den Google Play Store zur Verfügung, ist jedoch auch für Windows, Mac und iPhone downloadbar. Der Log-in funktioniert ganz einfach über die eigene E-Mail-Adresse und das Passwort oder über Google, falls ein Google Account vorhanden ist. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens bleiben über dieses eine Netzwerkkonto miteinander verbunden. Auf Windows arbeitet Mango sogar mit einem Rekorder, der jegliche Aktivitäten aufzeichnet, sodass nichts in Vergessenheit gerät. Über Chats erfolgt der Austausch zwischen den Kollegen, sodass auch Mitarbeiter im Homeoffice mit dem Arbeitgeber in Kontakt bleiben. Auch die Hilfe und Unterstützung der Teammitarbeiter untereinander bleibt über MangoApps gewährleistet. Verschiedene Ausführungen der Content Collaboration Software stehen Interessierten zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um ein All-In-One-Produkt aus den Komponenten Teamarbeit, Cloudspeicher und sozialem Intranet.

Mit Nextcloud Files erhalten Firmen die Kontrolle über ihre Dokumente und Daten zurück. Es handelt sich hierbei um eine selbst gehostete Produktivitätsplattform im eigenen Betrieb (On-Premises). Netcloud Files ist unter der zahlreichen Content Collaboration Software bei Start-ups ebenso beliebt wie bei Menschen im Homeoffice, die über das moderne Cloudsystem die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen und Vorgesetzten vor Ort im Büro gewährleisten. Organisationen behalten die Souveränität über ihre Daten und Kommunikation, die sie mit Nextcloud Files auf firmeneigenen Servern selbst schützen, überwachen und steuern. Unter Einhaltung geschäftlicher und gesetzlicher Anforderungen gelingt die Zusammenarbeit im Team mit Nextcloud Files.

Die Software ownCloud in seiner Funktion als sehr moderne Content Collaboration Software fungiert als Basis für die digitale Souveränität in Unternehmen. Performance und Skalierbarkeit können für 14 Tage über ein Beta-Programm des Anbieters getestet werden. ownCloud wurde speziell für Firmen mit hohen Anforderungen an das Datenmanagement entwickelt. Daten sind über ownCloud immer, überall und jederzeit kontrollierbar. Die Bereitstellung von ownCloud erfolgt entweder vor Ort, über ein ausgewähltes Rechenzentrum oder in einem Doppelszenario aus beidem. Eine Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung sowie ein gut strukturiertes File Management machen den Arbeitsalltag sicherer. Für kleinere Organisationen oder Privatanwender steht eine abgespeckte Version von ownCloud zur Verfügung. Mitarbeiter erhalten über ownCloud eine einfache und sichere Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und Ordnern. Die Dokumentenfreigabe erfolgt flexibel. Dies erhöht sowohl die Arbeitsleistung als auch die Qualität der Zusammenarbeit im Team. Ein moderates Maß der Arbeitskontrolle durch Vorgesetzte stört die Arbeitsabläufe nicht. Das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten und das gemeinsame Erstellen von Präsentationen über ownCloud mit üblichen Programmen ist nur einer der vielen Vorteile dieser Plattform.

Bei ProofHub handelt es sich um eine All-in-One Projektplanungssoftware für erfolgreiches Projektmanagement. Daher setzen Projektteams gerne auf die zahlreichen Features von ProofHub für eine bessere Kollaboration der Mitarbeiter. ProofHub bringt das Team zusammen. Unternehmen verwalten ihre Projekte über die vier Kernfunktionen Tabellenansicht, Bretter (für Statusinformationen), Kalender zur Verwaltung aller Projektmeilensteine im gemeinsamen Teamkalender sowie Gantt (Erstellung von visuellen Plänen). Insgesamt stehen 19 nützliche Funktionen bereit. Größtes Augenmerk wird bei ProofHub auf die Zusammenarbeit gelegt. Diverse Funktionen unterstützen die gemeinschaftliche Arbeit im Team, auch über Teamgrenzen hinaus. Insgesamt heben neun Funktionen die Zusammenarbeit im Team auf ein höheres Niveau. Zahlreiche Berichts- und Ansichtsfunktionen lassen stets einen weitgehenden Überblick auf den aktuellen Status der Projekte zu. ProofHub funktioniert überall per IOS- und Android-App. Das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten verschafft Projektteams und Vorgesetzten ein hohes Maß an Flexibilität.

Der Ende-zu-Ende verschlüsselte Cloudspeicher Tresorit aus der Schweiz ermöglicht eine einfache und sehr sichere Zusammenarbeit im Team in der Cloud. Das Thema Sicherheit steht bei der Software Tresorit an oberer Stelle. Sowohl Informationen von Privatpersonen als auch von Organisationen sind auf Basis höchster Sicherheitsstandards (Zero-Knowledge-Verschlüsselung), von Grund auf wie in einem physischen Tresor, vor Fremdzugriffen geschützt. Tresorit ermöglicht das sichere Teilen von Inhalten mit beliebig ausgewählten Personen innerhalb und außerhalb von Betrieben. Risikoreiche E-Mail-Anhänge werden einfach durch verschlüsselte Links ersetzt. Tresorit ermöglicht das Senden und Anfordern von Dateien auch mit Nutzern ohne Tresorit-Konto. Mit Tresorit arbeiten Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig. Ein hohes Maß an Produktivität und Datensicherheit bleibt damit auch unterwegs erhalten. Über den Button ‘Erste Schritte’ auf der Homepage von Tresorit können Interessenten die Cloud und die Kooperationsmöglichkeiten direkt testen.