GetMyInvoices ➡ Erfahrungen und Bewertungen

Lübeck / München. Buchhaltung kann alles andere als angestaubt, langweilig und zeitaufwendig sein. Das zeigen der REICHARDT – Buchhaltungsservice aus München und die Rechnungsmanagementlösung GetMyInvoices. Seit nunmehr zwei Jahren hat Dipl.-Betriebswirt, Steuerfachangestellter und Wirtschaftsmediator Florian Reichardt, alias der langhaarige Buchhalter, GetMyInvoices für sein Unternehmen sowie viele seiner Mandanten im Einsatz und revolutioniert damit das Image der Buchführung.

„Die meisten Unternehmer und Freiberufler glauben, dass die vorbereitende Buchhaltung per se lästig ist“, sagt Florian Reichardt. Monat für Monat tragen sie mühsam zahlreiche Belege aus verschiedenen Quellen zusammen. Sie suchen Rechnungen, die sie per E-Mail erhalten haben, scannen Rechnungen, die postalisch eingetroffen sind sowie lose Quittungen und loggen sich in zig verschiedene Kundenportale ein, um Rechnungen abzurufen. Nicht zuletzt sammeln sie noch die Ausgangsrechnungen, bevor sie diese selber verbuchen oder dem Buchhalter beziehungsweise Steuerberater per E-Mail weiterleiten. Trotz des großen Aufwandes werden immer wieder Belege vergessen. Dies war ursprünglich auch bei seinen Mandanten nicht anders.

Also suchte Florian Reichardt nach Möglichkeiten, diese Tätigkeit zu vereinfachen. Denn er sieht seine Mission darin, zu demonstrieren, dass Buchführung in Zeiten der Digitalisierung mit ihren Möglichkeiten keine leidige Angelegenheit mehr sein muss. Übers Internet fand er GetMyInvoices – und war von Anfang an begeistert. GetMyInvoices trägt Dokumente aus verschiedenen Quellen automatisch zusammen und speichert sie zentral in einer Cloud. Dazu zählen Rechnungen aus Tausenden Kundenportalen, Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen sowie Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Außerdem lassen sich Dokumente aus Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools und Cloudspeichern importieren. In Papierform vorliegende Belege können zum Beispiel über die Scan-App digitalisiert und hochgeladen werden. Relevante Informationen wie Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag werden automatisch ausgelesen. Im Backend lassen sich alle Belege über den Webbrowser einfach organisieren. Zudem können sie – je nach Workflow – nach Freigabe oder automatisch in zahlreiche weitere Lösungen übertragen werden. Dazu zählen Dokumentenmanagementsysteme genauso wie Buchhaltungslösungen. Über Schnittstellen zu DATEV Unternehmen Online, ADDISON OneClick und Stotax Select ist es möglich, die Belege sogar direkt an den Steuerberater zu übertragen. Dabei ist Datensicherheit ein wichtiges Thema für die Entwickler von GetMyInvoices. Neben der Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung werden alle Daten sicher nach deutschen Datenschutzstandards im Inland gespeichert, mehrfach gesichert und verschlüsselt übertragen. „Solch ein System habe ich lange gesucht“, berichtet Florian Reichardt und ergänzt: „Zumal es im Funktionsumfang immer weiter wächst!“

Um den unterschiedlichen Anforderungen von Nutzern gerecht zu werden, bietet GetMyInvoices verschiedene Pakete an. Von diesen wählte Florian Reichardt die Enterprise-Version aus. Für den REICHARDT – Buchhaltungsservice hat er circa 30 verschiedene Kundenportale verbunden, sodass sämtliche Rechnungen, die darüber eintreffen, automatisch in GetMyInvoices importiert werden. Außerdem werden die Ausgangsrechnungen in GetMyInvoices gesammelt. Quittungen wie Bewirtungs- und Portobelege scannt der Buchhalter mit der dazugehörigen App auf seinem Smartphone, sodass sämtliche Belege in GetMyInvoices zu finden sind. Von dort werden sie automatisch ins DATEV-Rechenzentrum übertragen. Sollte er einmal Unterstützung benötigen, steht ein Support zur Verfügung. „Das funktioniert über das Online-Ticketsystem sehr gut und die Mitarbeiter antworten zügig“, verrät der Buchhalter.

Um seine Erfahrungen mit GetMyInvoices zu teilen, hatte Florian Reichardt eine unkonventionelle Idee: „Ich habe einen Online-Kurs kreiert“, sagt der langhaarige Buchhalter. Unter dem Titel „Automatisierte Buchhaltung“ zeigt er, wie Unternehmer und Freiberufler GetMyInvoices einrichten und jeden Monat mindestens eine Stunde Zeit und damit auch Geld sparen können. Das Ergebnis: Fast alle seiner Mandanten, für die die Rechnungsmanagementlösung geeignet ist, haben einen Account angelegt. Das bedeutet: Zehn bis zwölf Mandanten tragen nun ihre Belege automatisch mit GetMyInvoices zusammen, von der Rechnung, die über Amazon eingeht, bis hin zur E-Mail-Rechnung. Über die DATEV-Schnittstelle gelangen die Belege ins DATEV-Rechenzentrum. Diese Verknüpfung nahm zwar etwas Zeit in Anspruch und es galt kleinere Fallstricke zu beseitigen, wie die Frage: Ab wann sollen Daten importiert werden? Jedoch geht jetzt alles leicht und selbsterklärend vonstatten: „Ob Rechnungen oder Quittungen – alles ist automatisch dort, wo ich es verbuchen kann“, so Florian Reichardt. Für den Fall, dass doch einmal ein Beleg fehlt, haben die meisten Mandanten ihm Zugriffsrechte auf ihre Accounts erteilt, sodass er dann direkt nachschauen kann.

Das Ergebnis: Die Mandanten, die GetMyInvoices nutzen, müssen die Buchführung nicht mehr aufwendig vorbereiten. Denn diese Arbeit nimmt ihnen die Rechnungsmanagementlösung ab. Sie können sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren – genau so, wie es der Philosophie des REICHARDT – Buchhaltungsservices entspricht. Dort fehlen jetzt kaum noch Belege und die Zusammenarbeit mit den Mandanten ist schlanker und effektiver geworden. „Dadurch kann ich noch mehr Mandanten betreuen“, sagt Florian Reichardt und ergänzt: „Diese kommen aus ganz Deutschland, auch aus Berlin und Hamburg. Die Digitalisierung macht’s möglich.“

Die Berufung und Leidenschaft von Florian Reichardt liegt seit mehr als 20 Jahren in der Finanzbuchführung, Lohnabrechnung und Betriebswirtschaftlichen Beratung. Dabei zeichnet sich sein Service dadurch aus, dass er nicht nur Zahlen liefert, sondern Ergebnisse präsentiert, mit denen seinen Mandanten etwas anfangen können. Von München aus unterstützt er Selbstständige und Unternehmer, damit diese sich auf ihr Business konzentrieren oder mehr Freizeit genießen können. Dabei vermittelt er: Dank der Digitalisierung muss Buchführung keine lästige Tätigkeit sein. Weitere Informationen: https://reichardt-buchhaltung.de/

GetMyInvoices ist eine GoBD-konforme Lösung für cloudbasiertes Rechnungsmanagement, die insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen adressiert. Sie ruft aus mehr als 10.000 Online-Portalen sämtliche Rechnungen automatisch ab bzw. importiert sie aus E-Mail-Postfächern und zahlreichen Drittlösungen. Außerdem können Außendienstmitarbeiter ihre Hotelrechnungen, Taxi-Quittungen usw. über eine kostenlose App abfotografieren und medienbruchfrei in GetMyInvoices integrieren. Digital empfangene Kassenbelege lassen sich über eine Schnittstelle in GetMyInvoices automatisch übertragen. Anschließend stehen sämtliche Dokumente übersichtlich in der zentralen Belegverwaltung zur Verfügung. Hier kann der Anwender seine Rechnungen automatisch mit Buchhaltungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem synchronisieren oder direkt an den Steuerberater weiterleiten. Die integrierte OCR-Engine liest buchhaltungsrelevante Informationen aus Rechnungen und unterstützt Standardformate wie ZUGFeRD und XRechnung. Die extrahierten Daten lassen sich dann direkt verbuchen oder zum automatisierten Abgleich mit Kontoauszügen nutzen. GetMyInvoices ist in fünf Leistungsumfängen erhältlich: Essential, Small, Standard, Professional und Enterprise. Weitere Informationen: https://www.getmyinvoices.com