Wer verwendet helloHQ?
helloHQ ist geeignet für Agenturen, Dienstleister und alle Unternehmen, die ihren Geschäftsprozess digital, ganzheitlich und einfach verwalten wollen.
Was ist helloHQ?
helloHQ ist die modernste Agentursoftware für das Projektgeschäft. Die cloud-basierte Komplettlösung bringt Ordnung und Struktur in den Agenturalltag. helloHQ bildet den gesamten Geschäftsprozess übersichtlich an einem zentralen Ort ab – vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung.
Die intuitive Funktionalität und weitreichende Individualisierbarkeit sind zentraler Bestandteil von helloHQ. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Zeiterfassung, CRM, Projekt- und Ressourcenplanung, Belegwesen, Kostenerfassung und Finanzkalkulation. Systematische Erweiterungen schaffen eine hohe Benutzerfreundlichkeit über alle Anwendungen hinweg.
helloHQ ist DSGVO-konform und wird auf zertifizierten Servern in Europa gehostet.
https://www.hellohq.io/rechtliches/impressum/
helloHQ Funktionen
Einfache Konfiguration & Anpassbarkeit
Neben Standards für die häufigsten Anwendungsfälle bietet helloHQ besonders viele Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Von Projektabläufen bis zu Standardauswertungen kann jeder Prozessschritt konfiguriert werden. Zur vollständigen Systemkonfiguration gehört zum Beispiel die Anpassung von Prozessen, Datenfeldern, Dokumenten uvm. Damit lassen sich gewohnte Abläufe ganz ohne Programmieraufwand abbilden. So kann man helloHQ an die Agentur anpassen und nicht anders herum.
Integrierte Zeiterfassung
Zeiten können in helloHQ unkompliziert per Stoppuhr erfasst oder als Reportings gebucht werden. Mit der iOS und Android App ist die Zeiterfassung von unterwegs möglich. Durch die exklusive Partnerschaft mit timeBro ist es zudem möglich, Arbeitszeiten automatisch erfassen zu lassen. helloHQ bietet eine übersichtliche Auswertung der erfassten Zeiten sowie eine einfache Abrechnung durch das Hinterlegen von Verrechnungssätzen. Die genaue Zeit- und Kostenerfassung sorgt dafür, dass man den genauen Stand der Projektbudgets stets im Blick hat.
Bequeme Ressourcenplanung
In der Ressourcenplanung laufen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsstände an einem Ort zusammen. Mit der grafischen Darstellung der aktuellen Auslastung sind freie Kapazität und Engpässe auf einen Blick erkennbar. In der Benutzerverwaltung können dabei individuelle Verfügbarkeiten und Arbeitszeitmodelle für User hinterlegt werden. helloHQ bietet zudem eine Urlaubsplanung inklusive Anträge und einen integrierten Feiertagskalender.
Integration gängiger Agentur-Tools
helloHQ ist selten das einzige Werkzeug im Agenturprozess. Über die vielen Standard-Integrationen kann es schnell und einfach mit gängigen Tools zu einem nahtlosen Prozess verbunden werden. Beispielsweise ist über die Integration von Microsoft Exchange die Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten möglich. Über die DATEV-Schnittstelle können Daten aus helloHQ direkt an die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Das Ticketing lässt sich über die JIRA-Integration in helloHQ einbinden. helloHQ bietet neben der Vielzahl vorhandener Schnittstellen zudem beliebige Erweiterungsmöglichkeiten. Über die offene REST-API kann man weitere Systeme individuell anbinden und eigene Entwicklungsideen umsetzen.
Umfassendes Projekt-Controlling
helloHQ verfügt über zahlreiche Controlling-Module. Dabei fließen alle Informationen aus Projekten in übersichtlichen Auswertungen zusammen, z.B. gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm. Dies ermöglicht einen vollständigen Überblick über die Projektfinanzen – vom Angebot bis zur Rechnung. Auch die erfassten Projektzeiten, Verrechnungssätze und Fremdkosten können so bequem ausgewertet werden. Zu den Controlling-Möglichkeiten in helloHQ gehören auch integrierte Pivot-Auswertungen mit übersichtlichen Grafiken und die direkte Anbindung an Dashboarding-Tools, wie z.B. PowerBI.
Agile Kanban-Boards
helloHQ lassen sich Projekte neben dem klassischen Gantt-Chart auch in modernen Kanban-Boards anzeigen. In der Kanban-Ansicht werden Projektaufgaben als Karten angezeigt und nach jeweiligem Aufgabenstatus sortiert. Die Aufgaben lassen sich einfach per Drag-and-Drop verschieben und so einem neuen Status zuweisen. Es gibt die Möglichkeit eigene Board-Spalten zu definieren und so neue Aufgaben-Status anzulegen. Das Kanban-Board gibt es sowohl für einzelne Projekte, als auch für eine projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben.
Flexibles Rechtemanagement
helloHQ ermöglicht es die Organisationsstruktur genau abzubilden – sowohl unternehmensweit, als auch auf Projektebene. Eigens definierte Benutzergruppen stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen hat – vom Marketing-Team über das Projektmanagement bis zum Controller. Über projektspezifische Rollen können die Zugriffsrechte für bestimmte Projekte flexibel angepasst werden. Dashboards sind vollständig individuell anpassbar. So sieht jedes Teammitglied die relevanten Informationen an einem zentralen Ort. helloHQ Rechtemanagement ermöglicht auch das sichere Einbinden von Externen. So können Kunden, Freelancer und Partner direkt in helloHQ Projekte einbezogen werden.
helloHQ Bewertungen / Erfahrungen
Diese helloHQ-Bewertungen werden automatisch aus 8 eingereichten Nutzer-Erfahrungen ermittelt.
helloHQ Rezensionen
„HQ ist perfekt auf verschiedene Größen des Agenturlebens abgestimmt.“
Kerstin Bischoff
Geschäftsführerin
– Stempeln und Abrechnung der Projektaufwände auf einen Blick
– gute Monitoring Möglichkeiten
– Projektplanung mit Gant Chart
– Angebote, Planumsatz und Projektabrechnungen in einem strukturiertem Prozess
– Support über Chat ist kostenfrei und super schnell + gut
– gutes Onboarding
– Skalierbarkeit der Nutzer ist sehr gut
– Stempeln ist im Vergleich zu Toggl etwas umständlicher
– Pflege von Task und Taskmanagement ist unübersichtlicher als in Asana
– Email Archivierung ist nur im Textformat
– Angebotserstellung, Rechnungsstellung
– alle Arten von Reportings
Es hat sich gelohnt, von Troi umzusteigen. Es ist für mittlere Agenturen absolut empehlenswert. Vor allem vom Support profitiert man. Man erkennt auch Weiterentwicklungen des Tools und man darf Wünsche äußern.
„HelloHQ ist eine Agentursoftware, mit der man die Buchhaltung, das Controlling, Ressourcenplanung, die Zeiterfassung und das Projektmanagement (ausbaufähig) abdecken kann. Es ist ideal für Agenturen ab 8 Mitarbeitern. Alles darunter braucht das meiner Meinung nach noch nicht.“
Kim Nadine Adamek
Geschäftsführende Gesellschafterin
Das Tool bietet eine gute Bandbreite an Funktionen, die eine Agentur benötigt:
• Rechnungslegung
• Arbeitszeiterfassung
• Projektaufwandserfassung
• Projektmanagement
• Leaderfassung und -verfolgung
Insgesamt war, bzw. ist es ziemlich genau das, was wir vor 1,5 Jahren gesucht haben.
Nachteile von helloHQDas Tool ist sehr umfangreich. Es dauert eine Weile, bis man sich zurecht findet.
Es ist auf jeden Fall notwendig ein Support-Paket zu buchen, damit man möglichst schnell einen guten Workflow mit dem Tool finden kann.
Das Projektmanagement-Tool ist ausbaufähig: Es ist leider noch ziemlich unübersichtlich. Das geht sicherlich besser.
Beste Funktionen von helloHQIch nutze am liebsten das Lead-Management-Tool in Verbindung mit der Angebotsverwaltung und den Planumsätzen. Das macht es mir ziemlich einfach, einen guten Forecast zu generieren. Wenn man die Planumsätze ordentlich pflegt bekommt man eine gute Übersicht darüber, welche Kunden und Projekte wann, welchen Umsatz abwerfen.
Allgemeines Fazit zu helloHQInsgesamt kann HelloHQ schon eine ganze Menge und hält zu 90%, was die Software verspricht. Stellenweise geht es sicherlich besser, aber das Team ist dran und immer offen für Kritik und Vorschläge. Die Software wird kontinuierlich verbessert. Wir sind sehr zufrieden und würden uns wieder dafür entscheiden.
„Wir würden uns nicht noch einmal für HQ entscheiden!“
Nadine Schweiger
Senior Consultant Digital
Der Support reagiert super schnell und ist sehr zuvorkommend. Bei Angebote oder Rechnungen sind per Gruppenfunktion gut strukturierbar und das PDF sieht hinterher ordentlich aus.
Nachteile von helloHQInfo vorab: Wir benutzen HQ überwiegend als CRM sowie für unsere kaufmännischen Prozesse. Die Funktionen für Projektsteuerung und z.B. Zeiterfassung nutzen wir nicht. Dafür haben wir JIRA und nutzen die Schnittstelle zu HQ, so dass die erfassten Zeiten von dort ins HQ laufen.
HQ ist extrem langsam. Die Ladezeiten beim Aufruf von Seiten sind nicht akzeptabel. Eine bessere Performance wurde uns bereits vor einem Jahr zugesagt. Die Weiterentwicklungszeiten sind jedoch sehr träge. Leider gibt es auch keine Roadmap, wann man als Kunde mit weiteren Entwicklungen rechnen kann.
Die gesamte Usability ist sehr behelfsmäßig. Um nur mal ein paar Probleme zu nennen:
• Der Button für die Angebotserstellung bei Leads ist völlig versteckt und sieht anders aus, als bei den normalen Belegen in den Kundenprojekten (der User sollte doch beim Navigieren „lernen“
• Die Funktionen sind teilweise derart verschachtelt, z.B. Tab in Tab in Tab (Konkret: Projekte ->Finanzen->Kosten-> Fremdkosten) Hallelujah!
• Es gibt keinen „zurück Button“, was die Navigation unnötig kompliziert macht
• Die Belegübersicht beim Projekt (z.B. Angebote / Rechnungen) zeigt nur Beträge. Wenn man eine bestimmte Rechnung sucht, dann muss man vorher also etliche öffnen, bis man fündig wird.
• Im Entwurf-Status von Rechnungen und Angeboten wäre es cool, wenn man zumindest bis zum Einbuchen eine vorläufige Nummer bekommen würde, um diese oben in der Schnellsuchen eingeben zu können. Mit der Suche kommt man nämlich schneller ans Ziel, als mit der schwerfälligen Navigation
• Bei längeren Angeboten mit vielen Positionen springt das Tool beim Zufügen neuer Positionen immer wieder ganz hoch -> sehr nervig!
• Leider wäre die Liste noch länger, wenn ich hier noch die Anmerkungen unserer Buchhaltung ergänzen würde
Die Software benutze ich nur, weil ich keine andere Wahl habe.
Allgemeines Fazit zu helloHQEigentlich möchte man bei einer Software-Neueinführung ja immer eine Verbesserung erzielen. In der ganzen Agentur kam nun schon mehrfach der Wunsch auf, lieber wieder unsere altgediente Software nutzen zu wollen. Viele Sachen funktionieren tatsächlich in HQ schlechter als vorher. Wir würden die Software aus heutiger Sicht definitiv nicht mehr wählen.
Sehr klar strukturiertes Tool für unsere Agentur, wir haben uns mit dem Wechsel auf HQ stark verbessert und da ist noch Luft nach oben.
Nachteile von helloHQWir hätten uns noch eine integrierte Lösung zur Automatisierung der Eingangsrechnungen gewünscht.
Beste Funktionen von helloHQ- Auswertungsfunktionen
- Rechnungserstellung
Mit HQ hat sich unsere Agentursoftware deutlich professionalisiert und noch Raum für individuelle Lösungen gelassen.
Man kann über HelloHQ wirklich den ganzen Agenturprozess abbilden. Für uns waren drei Dinge wirklich entscheidend – das Controlling mit sämtlichen Auswertungsmöglichkeiten, der Kundenkontakt – der somit für alle Mitarbeiter nachvollzogen werden kann und zu guter Letzt der gute Kundenservice – es ist wirklich gefühlt immer jemand da!
Nachteile von helloHQBisher fallen uns noch keine Nachteile auf.
Beste Funktionen von helloHQ- Reporting und Controlling
- Aufgabenzuweisung
- Kundenkontakt
Hier ist “all in one” an der Tagesordnung.
„Mit HQ haben wir unseren digitalen Sekretär gefunden 😉“
Max Müller
Geschäftsführer
HQ hat uns von Beginn an in der Nutzerführung überzeugt und unsere Prozesse deutlich vereinfacht. Aus drei Insellösungen wurde eine Lösung, die für alle Informationen transparent darstellt.
Die Ressourcenplanung ist bei der Vielzahl unserer Projekte absolut notwendig und vereinfach die Aufgabenverteilung. Die Zeiterfassung macht den Personalabschluss jeden Monat zum Kinderspiel.
In der bisherigen Version waren die Ladezeiten etwas lang, was im neuen HQ 2.0 verbessert wurde. Dem HQ 2.0 merkt man allerdings noch an manchen Stellen an, dass es noch recht frisch ist.
Beste Funktionen von helloHQDie Projektpinnwand ist für uns absolut notwendig und bündelt die internen Infos zu einem Projekt. Mail-Flut für kurze Themen gehört damit der Vergangenheit an.
Die Zeiterfassung und der Personalabschluss haben sich mit HQ auch deutlich vereinfacht.
Für uns absolutes Muss-Kriterium war zudem die Gantt-Projekt-Planung, die wir dem Kunden auch als übersichtliche PDF exportieren können.
Absolut empfehlenswert! HQ macht Prozesse und Abläufe einfach und sieht zudem noch gut aus 😉
„HQ ist das Backup meines Kopfes.“
Fabio Grieskamp
Leitung Projektmanagment
Die Möglichkeit Automatitionen zu erstellen. z.B. Aufgaben wenn der Projektstatus geändert wurde, wenn X% der Stunden verbraucht wurden oder eine Info wenn ein neues Projekt angelegt wurde. u.v.m.
Nachteile von helloHQManchmal etwas zu viele Eingabefenster. Hier würde ich mir vereinfachungen wünschen.
Beste Funktionen von helloHQRechnungen, Angebote, Automatisierte Briefe
Allgemeines Fazit zu helloHQGut. ich glaube nicht, dass wir ein besseres Tool hätten finden können. Auch wenn es immer wieder einzelne Punkte gibt, die man bei anderen Software-Lösungen besser findet.
Zentral alle Sachen in einem Tool.
Nachteile von helloHQMit fehlt noch ein intergriertes Ticketing.
Beste Funktionen von helloHQ- Personal Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung
- Projektzeiterfassung
Sehr übersichtlich
Use Case: Controlling ohne Bauchgefühl – so macht Möller Horcher Erfolge mit dem HQ messbar
„Das HQ überzeugte im Pitch durch einfache Antworten auf scheinbar unüberwindbare Probleme, wie etwa eine transparente Rechnungsstellung und ein effizientes Kundenmanagement, und dem starken Willen, gemeinsam an einer Lösung für die Anforderungen der Agentur zu arbeiten.”
Was waren die Ziele für eine Agentursoftware?
Eine Analyse des eigenen Erfolgs anzustellen, war bis zur Einführung der Agentursoftware nur sehr umständlich möglich. Die Agentur hat mit unzähligen Excel-Listen gearbeitet, die neben Umsätzen und Kosten auch das komplette Projektmanagement abgebildet haben.
Um sich nicht mehr auf das Bauchgefühl zu verlassen, sondern neben dem Controlling auch Prozesse, wie etwa die Neukundenakquise sowie das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Historie der Kommunikation mit dem Kunden verfügen, sowie browserbasiert und für Mobilgeräte optimiert sein.
Was macht das HQ besonders gut?
Das HQ überzeugte im Pitch durch einfache Antworten auf scheinbar unüberwindbare Probleme, wie etwa eine transparente Rechnungsstellung und ein effizientes Kundenmanagement, und dem starken Willen, gemeinsam an einer Lösung für die Anforderungen der Agentur zu arbeiten.
Use Case: Agentursoftware in der Praxis – Ballhaus West wächst mit dem HQ
„Als wir uns 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team.
In dieser Anschaffungssituation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der Agentur weiterentwickeln würde.”
Was waren die Ziele für eine Agentursoftware?
Um das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Historie der Kommunikation mit dem Kunden verfügen, sowie browserbasiert und für Mobilgeräte optimiert sein.
Was macht das HQ besonders gut?
Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können neue Benutzer genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können. Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User. Gerade die Kreativen der Agentur nutzen das HQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten. Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von HQ als eine Art schwarzes Brett zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste der Freelancer, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben.