lexoffice ➡ Erfahrungen, Testbericht und Bewertungen

Buchhaltung ist oft ein Thema, mit dem man sich eher ungern auseinandersetzen will. Allerdings kommt ohne Rechnungsstellung relativ wenig Geld rein und auch das Finanzamt wird sich früher oder später einmal melden. Meistens wird bei Geschäftsgründung deswegen auf die gute alte Excel-Tabelle zurückgegriffen.

Das war bei uns 2015 auch so und es lief auch soweit ganz gut. Nach ein paar Jahren versuchte ich dann die Buchhaltung mit Monkey auf dem Mac etwas professioneller zu gestalten. Hier war mein damaliger Wissensstand und das für Laien doch eher komplizierte Programm ein Dorn im Auge, sodass das Meiste dann doch wieder über die Excel-Tabelle lief.

Mit steigender Anzahl an Aufträgen sowie der Umstellung seitens des Finanzamtes, dass eine einfache EÜR nicht mehr ausreicht, mussten wir die Buchhaltung wirklich professionalisieren. Für die Browser-App lexoffice entschieden wir uns, da wir an einen Gutschein kamen, mit dem wir im ersten Jahr nichts bezahlen mussten und somit das Paket „Buchhaltung & Berichte“ ausgiebig testen konnten.

Direkt vorweg sei erwähnt, dass es sich bei lexoffice um ein Software as a Service (SaaS) Produkt handelt und mit der Zeit natürlich fehlende Funktionen nachgereicht werden können.

Einrichtung

Die Einrichtung ging schnell vonstatten. Einfach in das Tool einloggen, den Firmennamen direkt im Startfenster eingegeben und sich einen kurzen Überblick verschaffen. Über das Zahnrad oben rechts können weitere Firmendaten eingeben werden sowie Steuernummer, Art der Gewinnermittlung, Unternehmenstyp, Kontorahmen usw.

Um die Onlinebanking Funktion zu nutzen, legt man das Firmenkonto über einen Assistenten an und verlinkt ein eventuell vorhandenes PayPal-Konto. Mit beiden „Typen“ können dann die Zahlungen mit den jeweiligen Rechnungen abgeglichen werden.

Ich habe dann noch einen zweiten Benutzer für meinen Geschäftspartner angelegt und ihm die entsprechenden Rechte zugewiesen. Hier gibt es drei Unterteilungen, vom Administrator, über Finanzbuchhalter zum einfachen Benutzer, der nur Kontakte ändern und Belege hochladen kann.

Weitere Einstellungen, wie eine Verbindung zu einem Steuerberater, DATEV Upload, Rechnungslayout, Nummernkreise, Produkte und Services, lassen sich auch über das Menü vornehmen. Bei den Produkten fand ich den Upload sehr praktisch. So konnte ich aus unserem WooCommerce die Produktliste per CSV exportieren und dann in lexoffice importieren, was äußerst praktisch war und viel Zeit gespart hat.

Ähnlich war es auch beim Anlegen der Kunden- und Lieferantendaten, diese lassen sich auch mit wenig Zeitaufwand per CSV Upload einfügen.

Für das Rechnungslayout stehen fünf vorgegebene Designs zur Verfügung. Wird man darunter nicht fündig, ist es möglich, eigenes Briefpapier hochzuladen. Tabellenbreiten, Schriftgrößen, Inhalt und Darstellung der Fußzeile lassen sich über das Menü in der linken Spalte ändern. Hier finden sich dann auch noch weitere Vorlagen wie bspw. der Gesamtbetrag oder die Tabelle im Allgemeinen aussehen soll.

Ansicht des Rechnungslayouts.

Nutzung

Ist alles eingerichtet, kann man auch schon loslegen.

Am Anfang steht natürlich, wie bei anderen Programmen auch, das Dashboard. Hier wird direkt der Kontostand angezeigt, ob noch etwas bezahlt werden muss, ob man Kontoumsätze zuordnen muss oder ob Mahnungen fällig sind. Und es gibt noch eine Übersichts-Grafik, welche die Einnahmen und Ausgaben zeigt.

Vom Dashboard aus lassen sich dann auch schnell Rechnungen oder Angebote erstellen sowie Belege erfassen. Die graue Leiste oben bleibt immer eingeblendet, somit ist immer ein schneller Zugriff auf alle wichtigen Punkte des Programms gewährleistet.

Dashboard von lexofice.

Fängt man komplett neu mit lexoffice an, wird die erste Zeit vermutlich dazu genutzt, ein paar Kontobewegungen und Rechnungen abzugleichen, vor allem wenn der Um- oder Einstieg mitten im Jahr erfolgt. Das ist natürlich zeitaufwändig, aber dafür gibt es einiges an Funktionen, die das Leben vereinfachen.

Gestartet wird mit der Belegerfassung, in dem ein Beleg hochgeladen oder ein bereits hochgeladener eingebucht wird.

Belege erfassen.

Hochgeladene Rechnungen werden per OCR gescannt und die erkannten Parameter schon vorab eingetragen. Natürlich muss hier nochmal drüber geschaut werden, aber es funktioniert wirklich klasse und erspart einen Haufen Tipparbeit, die man z.B. bei Lexware oder Monkey hat.

Zudem wird direkt geschaut, ob sich der Lieferant schon in der Datenbank befindet. Ist dies nicht der Fall, lässt er sich mit wenigen Klicks anlegen. Auch hier leistet die Texterkennung sehr gute Vorarbeit. Lediglich beim Fälligkeitsdatum gibt es gerne das Rechnungsdatum an.

Werden Rechnungen später überwiesen, sollte drauf geachtet werden, dass das richtige Datum drinsteht. Das Programm richtet nämlich einen Reminder ein, der dann im Dashboard anzeigt, was noch an fälligen Überweisungen ansteht.

Angegeben wird auch, ob die Rechnung abgebucht wird, bereits bezahlt wurde oder ob die Bezahlung noch durchgeführt werden muss. Ist sie noch nicht bezahlt, ist es im Anschluss an die Eingabe möglich, direkt zum Online-Banking weitergeleitet zu werden.

Das Feld „Beschreibung“ nutzen wir, um die Rechnung unseren drei Geschäftsbereichen zuzuordnen. Leider bietet lexoffice nicht an, Kostenträger oder Kostenstellen zu definieren. Diese Funktion steht auf der Wunschliste der User recht weit oben und ich hoffe, dass demnächst eingepflegt wird.

Unter „Art der Ausgabe“ wird der Ausgabe eine Kategorie zugewiesen. Das ist hier einsteigerfreundlich gehalten, da man über das Suchfeld schon einige vorgefertigte Kategorien finden kann, die dann dem entsprechenden Konto im SKR-Format hinterlegt sind.

Dadurch entfällt das Nachschlagen der Kontonummern à la „6400 Versicherungen“. Ein Lerneffekt ist vom Programm hier vorhanden, wenn ihr also immer die gleiche Kategorie dem gleichen Lieferanten zuweist, erscheint die Kategorie dann automatisch, wenn ihr den Lieferanten ausgewählt habt.

Eine Buchung per Nummer ist natürlich auch möglich, wenn auch etwas eingeschränkt, da die DATEV-Kontenliste nicht zu 100% vollständig implementiert ist. Eine Möglichkeit, Konten manuell anzulegen, ist leider nicht vorhanden. Jemand, der wie ich auch andere Buchhaltungsprogramme wie z.B. Lexware gewöhnt ist, wird hier den ein oder anderen Kompromiss eingehen müssen. Das Fehlen dieser Funktion verringert natürlich Eintrittsbarrieren für weniger erfahrene Nutzer.

Ansicht des Beleges in der Buchungsmaske.

Ausschnitt aus der Kontenliste.

Es macht durchaus Sinn, die Rechnungen so zeitnah wie möglich in das Programm zu laden, da sie später beim Kontenabgleich automatisch zugeordnet werden können und somit die Belegsuche für die entsprechende Kontobuchung entfällt.

Neue Belege lassen sich direkt vom Dashboard aus erstellen oder hochladen, zudem können sie per App über das Smartphone oder Tablet fotografiert und eingelesen werden. Das ist zum Beispiel sehr praktisch bei Restaurant- oder Tankbelegen.

Hierbei wird der Scan dann auch schon automatisiert zugeschnitten. Anpassungen können im weiteren Verlauf noch vorgenommen werden. Das funktioniert ähnlich gut wie bei „Microsoft Lens“ o.ä. Scannerprogrammen. Anschließend landet der fotografierte Beleg ganz normal im Belegstapel und kann verbucht werden.

Die App läuft bei mir auf meinem iPad, das ich für die Arbeit unterwegs nutze. Damit kann man auch schnell zwischendurch mal ein paar Abgleiche vornehmen oder Rechnungen vorbereiten. Das meiste erledige ich jedoch am PC und im Webbrowser.

Rechnungen oder Angebote erstellen funktioniert ähnlich einfach. Durch diverse Buttons ist es immer möglich, schnell zur Beleg-Funktion zu kommen. Im neuen Fenster wird es ermöglicht, oben rechts bei Kundenangaben den Kunden zu suchen oder einen neuen anzulegen. Darunter kann dann das Datum angepasst werden.

Den Text auf der Rechnung einzugeben ist im nächsten Abschnitt möglich, anschließend können die einzelnen Belegpositionen eingefügt werden. Auch hier sind die Felder mit einer Suchfunktion versehen und man kann recht schnell mit ein paar wenigen Eingaben die richtige Position auswählen.

Hier macht es sich natürlich bezahlt, wenn die Positionen bei der Einrichtung schon vernünftig angelegt wurden. Natürlich lassen sich Anpassungen dennoch vornehmen sowie Rabatte und Notizen einfügen.

Buchungsmaske für das Erstellen einer neuen Rechnung.

Zahlungsbedingungen lassen sich dann über ein Dropdown-Menü auswählen und – durch ein hinterlegtes PayPal Konto – lässt sich auch ein Link und ein QR Code zum Bezahlen einfügen.

Dieser wird beim Finalisieren der Rechnung um den Rechnungsbetrag erweitert. Die Kunden können dann den QR Code scannen oder den Link klicken, um den Betrag zu zahlen. Für euch fallen dadurch natürlich die gewohnten PayPal- Gebühren an.

Das geht alles recht einfach vonstatten und Rechnungsnummern, Datumsangaben sowie Zahlungsziele werden natürlich automatisch vergeben. Will man die Rechnungsnummer manuell anpassen, wird die Rechnung am besten gespeichert und erneut geöffnet, danach ist das Feld editierbar. Individuelle Textbausteine – bspw. für die Begrüßungsformel – lassen sich in den Einstellungen anlegen.

Ist soweit alles fertig, nimmt man den unauffälligen grünen Button wahr und gelangt zur Vorschau. Nun wird eine Druckvorschau angezeigt, in der nochmals alles geprüft und ggf. nachbearbeitet werden kann. Sobald alles in Ordnung ist, kann man den Beleg speichern, Drucken oder per Mail versenden. Danach landet die Rechnung in den Buchungen und kann nur noch per Storno editiert werden.

Ein sehr schönes Feature ist, wie ich finde, das Kundencenter. Ein Link dazu lässt sich beim Rechnungsabschluss einfügen. Hier lässt sich direkt die AGB hinterlegen und die Kunden können ihre Rechnungen oder Angebote runterladen, ohne einen Mailanhang öffnen zu müssen. Wir haben gerade einen Testlauf damit gestartet und haben bisher keine negativen Reaktionen unserer Kunden bekommen.

Ergeben sich im Beleginterface Fragen zur Bearbeitung, gibt es unten links den Link zu einem Video-Tutorial. Haufe hat recht viele dieser Tutorials auf dem eigenen lexoffice YouTube-Kanal bereitgestellt. Mit diesen oder der sehr hilfreichen Community im lexware-Support-Forum lässt sich eigentlich zu jedem Problem eine passende Lösung finden.

Zum Jahresabschluss kann unter dem Menüpunkt „Buchhaltung“ dann die amtliche EÜR oder GuV angezeigt werden, gedruckt oder als PDF gespeichert und die Werte in Elster eingegeben werden. Alternativ lässt sie sich auch in Smartsteuer einpflegen. Wir sind ja nur zu einer EÜR verpflichtet, aber ich gehe mal stark davon aus, dass sich das mit einer Bilanz identisch verhält.

Wir machen unsere Steuer in Eigenregie und haben keinen Steuerberater. Hat man einen, empfiehlt es sich aber vor dem Einstieg in lexoffice kurz Rücksprache zu halten. Aufgrund des DATEV- oder ADDISON-Exports und der Möglichkeit die Kanzlei direkt in den Einstellungen anzugeben, sehe ich aber keine größeren Probleme der Zusammenarbeit. Es gibt auch schon unzählige Kanzleien, die lexoffice-Partner sind. Im Einstellungsmenü ist dazu ein Punkt und auch eine Umgebungssuche für Kanzleien.

Sind die Rechnungen alle erfasst und verschickt, ist es überdies auch praktisch, wenn man die Buchungen nicht erst auf dem Kontoauszug suchen und abhaken muss.

Hierfür hat lexoffice, wie schon erwähnt, eine Online-Banking-Funktion. Diese liest bei uns das PayPal und Bankkonto ein. In der Übersicht werden die Zuordnungsvorschläge in grün und nicht zugeordnete in orange dargestellt. Bankgebühren und Rechnungen von lexoffice werden direkt in den Vorschlägen angezeigt. Selbst erfasste Rechnungen erscheinen dort nur, wenn es das Programm für plausibel erachtet, aber auch die manuelle Zuordnung ist kein Hexenwerk.

Anzeige der Übersicht im Bereich Finanzen.

Ansicht automatische Zahlungszuordnung.

Bei der manuellen Zuordnung hat man drei verschiedene Auswahlmöglichkeiten: einen bereits erfassten Beleg zuordnen, einen neuen Beleg zuordnen oder einfach nur eine Kategorie zuweisen. Wird ein neuer Beleg zugeordnet, öffnet sich das bereits bekannte Fenster (siehe Abb. 2). Der Arbeitsablauf ist hier exakt der gleiche wie schon beschrieben.

Soll ein bereits erfasster Beleg abgeglichen werden, geht man auf die entsprechende Funktion und sucht seinen Beleg. In diesem Falle nutzt unser Lieferant eine Rechnungsnummer (#24…) und eine andere Nummer (#16…), leider wird bei den Abbuchungen die andere Nummer genutzt, sodass hier kein automatischer Abgleich funktioniert.

Beim Erfassen des Belegs habe ich diese andere Nummer aber ins Beschreibungsfeld eingetragen, sodass ich hier die Suchfunktion nutzen konnte, um den Beleg exakt zuzuordnen.

manuelle Zahlungszuordnung.

Zusätzliche Bausteine

lexoffice lässt sich auch mit verschiedensten Erweiterungen anpassen. Auf alle einzugehen würde den Rahmen sprengen, daher hier nur ein kurzer Überblick über die in meinen Augen wichtigsten. Die komplette Liste gibt es unter: www.lexoffice.de/partner/

Für die Germanized-Erweiterung von WooCommerce gibt es eine Anbindung, die Kundendaten, Rechnungen, Stornierungen und sonstige Belege an lexoffice überträgt. Wir nutzen Germanized und WooCommerce, haben aber noch ein relativ überschaubares Bestellaufkommen. Von daher sehen wir noch keinen wirtschaftlichen Nutzen aus dem Upgrade von Germanized, um die Verbindung zu lexoffice zu ermöglichen. Falls Du auf German Market im WooCommerce zurückgreifst, gibt es hierfür auch eine Integration mit ähnlichem Umfang.

Neben WooCommerce lässt sich auch Shopware einbinden, hier gibt es die Module FiBu und Faktura. Mit der Erweiterung werden alle Belege und Dokumente aus Shopware in lexoffice übertragen und die Zahlungen zugeordnet. Das geschieht – je nach Vorlieben – automatisch oder manuell.

Als letzte größere Shop-Software besteht natürlich auch die Möglichkeit Shopify zu implementieren. Selbstredend können auch dabei Kundendaten, aktuelle sowie vergangene Belege und Dokumente übertragen werden. Bei neuen Bestellungen werden Kunden sowie Belege automatisch erzeugt und synchronisiert.

Diverse Zeiterfassungs-Anbieter bieten auch eine Integration für lexoffice, darunter ist z.B. clocko:do, TimeTrack und awork. Dabei werden die erfassten Zeiten nach Projekt und/oder Kunde in der App erfasst und die jeweiligen Zeiten ins lexoffice übertragen. Daraus lässt sich dann eine Rechnung erstellen. Selbstverständlich können auch die Kundendaten auf beiden Plattformen abgeglichen werden.

Für diejenigen unter euch, die Seminare via SEMCO anbieten, gibt es hier auch eine Integration, mit Hilfe derer man die Seminarverwaltung und die Rechnungsstellung vereinfachen kann. Dabei ist es dann egal, ob die Rechnung per SEMCO oder lexoffice erstellt wird. Es wird immer aktualisiert und ihr habt jeden Vorgang in beiden Tools.

Nutzt Du CleverReach für Dein E-Mail-Marketing kannst Du Deine lexoffice-Kunden mit den CleverReach Kunden abgleichen und synchron halten. Eine doppelte Datenbank-Pflege entfällt dadurch und es ist möglich, die Daten beider Programme zu nutzen, um die Newsletter zu personalisieren.

Erledigst Du die Steuer über Smarsteuer, kannst Du für die Jahressteuer Deine EÜR-Werte gesammelt und ohne viel Exportiererei in Deinen Smartsteuer-Account übertragen. Wichtig zu erwähnen ist dabei, dass diese Arbeitsschritte bei Bilanzierung nicht möglich sind und auch, dass Du natürlich eine lexoffice-Version brauchst, die eine EÜR erstellen kann.

Des Weiteren stehen unter anderem noch Integrationen für diverse Finanzdienstleister wie Kontist, Holvi oder Penta zur Verfügung. Mit Hilfe einer Verbindung zu Zapier oder dem Invoice Fetcher kannst Du das Einholen von Rechnungen aus Portalen oder E-Mails in lexoffice automatisieren.

Preise

Los geht es bei 5,90€ pro Monat mit dem Paket „S“, mit den Funktionen lässt sich aber nur Belegbuchung machen und Belege archivieren, Banking betreiben sowie Kunden und Lieferanten anlegen.

Im Paket „M“ für 9,90€ gibt es dann noch Rechnungs- und Angebotserstellung, Aufgaben Notizen und das Kundenportal dazu.

Für weitere 7€ mehr ist dann in das Paket „L“ verfügbar, welches wir nutzen. Das ermöglicht dann USt.- Voranmeldungen durchzuführen, Anlagen zu verwalten, GuV und EÜR-Berichte rauszulassen sowie ein elektronisches Kassenbuch zu führen.

Auch eine Liquitidätsplanung ist ab dieser Version vorhanden. Soll also ein Großteil der Buchhaltung selbst erledigt werden, ist diese Version das Mindeste, das man sich zulegen sollte.

Serienrechnungen, eine API, spezielle Rechnungen sowie die XRechnung (für öffentliche Auftraggeber) sind Bestandteile des „XL“ Pakets für 24,90€ pro Monat.

Eine Kommunikation mit dem Steuerberater ist mit allen Editionen durchführbar. Ein Upgrade der Version ist jederzeit über das Einstellungsmenü möglich, ob das beim Downgrade ähnlich funktioniert, kann ich nicht sagen.

Zubuchbar zu allen Editionen ist seit 2021 noch die Lohn- & Gehaltsfunktion. Mit dieser ist es möglich, Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsmeldungen für Mitarbeiter zu erstellen und zu verschicken sowie die entsprechenden Zahlungen vorzunehmen.

Urlaubs- und Fehltage eintragen ist damit ebenfalls möglich. Da wir keine angestellten Mitarbeiter haben, kann ich dazu leider nicht mehr sagen. Aber das Tutorial gibt den Anschein, dass es recht schnell und einfach ohne viele Vorkenntnisse zu erledigen ist. Diese Funktion ist für uns sicherlich die erste Option, falls wir zukünftig Mitarbeiter einstellen sollten.

Übersicht der Funktionen und Pakete von lexoffice.

Was mir gefällt

• Die Texterkennung, die die Tipparbeit deutlich verringert. Beruflich hatte ich schon mit lexware financial premium gearbeitet, dort gibt es diese Funktion nicht und es war auf Dauer wirklich lästig, größere Rechnungsstapel zu buchen.
• Kunden lassen sich beim Erfassen und auch im Nachhinein noch zusätzlich als Lieferant anlegen, sodass eine doppelte Eingabe der kompletten Kontakt-, Steuer- und Zahlungsdaten entfällt.
• Die Konten sind mit Beispielen hinterlegt, sodass es meist reicht, mit einem Stichwort wie z.B. „Stempel“ oder „Zange“ das passende Konto für die Zuordnung zu finden.

Was mir nicht gefällt

• In der aktuellen Version ist keine Zuweisung von Kostenstellen oder Kostenträgern möglich. Will man Zahlungen etwas zuordnen, muss das über das Beschreibungs-Feld geschehen. Für die Auswertung muss dann wieder eine Excel-Tabelle herhalten.
• Manchmal ist mir die Kontozuordnung zu limitiert, da würde ich mir wünschen, Konten selbst anlegen zu können.
• Für gewisse Branchen würde es Sinn machen, die TAGs für die Konten bearbeiten zu können, um eigene, branchentypische Stichworte einzufügen.

Fazit

lexoffice ist ein super Tool, um die Buchhaltung zu vereinfachen und gesetzeskonform zu gestalten. Auch ohne Erfahrung lassen sich schnell Rechnungen und Angebote erstellen sowie Buchungen vornehmen. Mit Texterkennung und der Produktimport Funktion lässt sich auch die Datenbank unkompliziert anlegen.

Sind Bankkonten hinterlegt, lassen die sich mit den erstellten Rechnungen abgleichen. So sieht man schnell, ob eine Ausgangsrechnung bezahlt wurde oder ob Eingangsrechnungen bezahlt werden müssen. Ein Reminder hilft Mahngebühren zu vermeiden.

Toll ist die Auswahl an zusätzlichen Bausteinen, so lassen sich zu einem fairen Tarif gezielt die Funktionen erweitern, ohne das Programm unnötig aufzublähen und unnütze Funktionen zu bezahlen.

Hilfreich ist der YouTube-Kanal von Haufe, der sehr viele Tutorials und Tipps zum Produkt bietet. Durch eine relativ weite Verbreitung gibt es auch viele Videos auf anderen Kanälen.

Leider ist es bislang nicht möglich, Zahlungen einem Rechnungsposten zuzuweisen. Zudem werden erfahrenere Nutzer eine Funktion vermissen – die Erweiterung des vorgegebenen Kontenplans.