MeisterTask ➡ Erfahrungen, Testbericht und Bewertungen

Ohne Abstimmung im Team herrscht in Projekten Chaos. Doch die Abstimmung ist nicht einfach, denn sie erfordert scheinbar ständige Kommunikation.

Die Folge: Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Besprechungen und dem Beantworten von E-Mails.

1. Warum ich MeisterTask nutze?

Wenn Du ein einfach zu bedienendes, elegant aussehendes und sicheres Tool für Deine Projekte nutzen möchtest, führt kein Weg an MeisterTask von der Firma Meister vorbei.

1.1 Intuitiv

Bei der Auswahl einer Software achte ich immer auf eine intuitive Oberfläche und Automatisierungen. Im Gegensatz zu anderen Task- und Projektmanagement-Tools (wie Trello) können meine Team-Mitglieder und Kunden in kurzer Zeit selbstständig mit MeisterTask arbeiten. Das macht es auch zu einem idealen Tool für Firmen, die gerade erst mit der Digitalisierung beginnen.

1.2 Design

Aus vielen Software-Tests in verschiedenen Unternehmen weiß ich, dass auch das beste Task-Management-Tool nur dann die erhoffte Produktivitätssteigerung bringt, wenn es auch wirklich von allen Mitarbeitern verwendet wird. Durch den starken Fokus der beiden MeisterTask-Gründer auf Design erzielt das Tool bei mir und meinen Team-Mitgliedern eine hohe Akzeptanz. So wurde es schnell zum gern und häufig genutzten Begleiter während des Arbeitstages.

1.3 Flexibilität

Meine Projekte lassen sich perfekt auf die individuellen Bedürfnisse meines Teams anpassen. MeisterTask kann somit von allen Abteilungen in Deinem Unternehmen erfolgreich eingesetzt werden, was auch die abteilungsübergreifende Kommunikation vereinfacht.

1.4 Made in Germany

Es müssen nicht immer die Big Player aus den USA sein. Allein aus Datenschutzgründen achte ich darauf, nur Tools einzusetzen, die aus der EU oder bestenfalls aus Deutschland stammen. Die Server von MeisterTasks stehen selbstverständlich in Deutschland.

1.5 Das Meister-Bundle

Zu viele Tools bergen immer die Gefahr, dass Synchronisationsbrüche oder Sicherheitslücken entstehen. Da die Grundlage meiner Arbeit Brainstorming- und Konzeptions-Workshops sind, arbeite ich gern mit Mindmappings.

Die einfache Anbindung der Mindmapping-Software „MindMeister“ ermöglicht mir einen fließenden Übergang von Brainstorming- und Konzeptionsphasen in die Projektumsetzung. Zuletzt habe ich meinen Live-Workshop in MindMeister geplant und danach – dank MeisterTask – den Überblick über all meine resultierenden Aufgaben behalten (ohne alles noch einmal abtippen zu müssen).

2. Wie Dir MeisterTask helfen kann

MeisterTask ist eine einfache und agile Task-Management-Software, die alle Deine Aufgaben und Projekte an einem Ort vereinbart. Somit bringt sie eine Klarheit über Deinen Aufgabenstatus und die Zuständigkeiten aller beteiligten Team-Mitglieder. MeisterTask ist 100 % DSGVO-konform sowie von Trusted Cloud zertifiziert und wird sicher in Deutschland gehostet.

Dein Team arbeitet in einer sicheren, digitalen Umgebung, die sich perfekt euren Bedürfnissen anpasst. So ist die Kommunikation immer kontextbezogen und nachvollziehbar, denn sie findet direkt in der Aufgabe statt.

• Aufgaben- und Projektmanagement
• Management von Remote Teams
• Agile und Scrum
• Workflow- und Prozessmanagement
• Kommunikation und Zusammenarbeit

2.1 Ausgewählte Funktionen

2.1.1 E-Mail-Integration

Mir ist es bei meiner Arbeit wichtig, flüssig und zügig zu arbeiten. Da ist es hinderlich, das Tool wechseln zu müssen, wenn ich in einer E-Mail vom Kunden eine neue Anforderung erhalte.

MeisterTask kannst Du wie ich in deinem Outlook-Konto via Add-in intergieren und eine E-Mail einfach in eine Aufgabe umwandeln. Natürlich kannst Du das auch mit Gmail, Spark und Mailbutler tun.

Im folgenden Beispiel füge ich den Inhalt einer E-Mail automatisch zu einem Projekt hinzu, wodurch ich wieder mehrere Minuten Zeit spare.

Nach der Anmeldung bei MeisterTask kannst Du das Projekt („Kunde B“), die Spalte („Zur Überprüfung“) und die Aufgabenüberschrift („Dankes und Bestätigungsseite“) erstellen. MeisterTask liest dabei die Betreffzeile aus und schlägt Dir diese als Aufgabentitel vor. Du kannst abschließend noch die gesamte E-Mail und die enthaltenen Bilder (wenn vorhanden) als Anhänge in die Aufgabe übernehmen.

Aufgabe in Outlook erstellen.

Nachdem Du zu MeisterTask gewechselt bist, siehst Du, dass die neue Aufgabe in der gewünschten Spalte mit dem gewählten Aufgabentitel und allen Anhängen abgelegt wurde. Zudem siehst Du in der rechten Spalte „Integrationen“, in welchem System diese Aufgabe erstellt wurde.

Die in Outlook erstellte Aufgabe ist in MeisterTask automatisch erstellt worden.

2.1.2 Berichte

Mit den Berichten von MeisterTasks erhältst Du einen transparenten Einblick in die Produktivität Deines Teams.

Du kannst u. a.:

• Das Arbeitspensum Deines Teams im Blick behalten und Überlastung vermeiden.
• Die Produktivität von Einzelpersonen und Teams mitverfolgen.
• Potenzielle Engpässe in Projekten rechtzeitig erkennen.
• Stakeholder und Kunden bei Bedarf effizient über Projektfortschritte auf dem Laufenden halten.

Benutzerdefinierte Bericht für einen transparenten Einblick die die Team-Produktivität.

2.1.3 Agenda

Wenn Du mal zu viele Projekte haben solltest und es Dir schwerfällt, alle wichtigen Aufgaben im Blick zu behalten, kannst Du die Agenda von MeisterTask nutzen. Stelle Dein persönliches Master-Board zusammen und sammle alle für Dich relevanten Aufgaben aus allen Projekten und pinne sie in benutzerdefinierte Spalten. So fällt im besten Fall keine Aufgabe mehr unter den Tisch.

Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie schwer es ist, die Übersicht über meine Aufgaben zu behalten, wenn diese auf mehrere (Kunden-)Projekte verteilt sind.

Agenda für eine zugeschnittene Sicht auf die eigenen Aufgaben oder die der Team-Mitglieder.

2.1.4 Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Du kannst wiederkehrende Schritte in Deinem Projekt automatisieren, um effizienter zu arbeiten sowie Fehler zu vermeiden und schlussendlich Zeit zu sparen.

wiederkehrende Aktivitäten mittels Automationen erledigen.

Vordefinierte Checklisten

Wenn Du in einem Projekt – bspw. Sales Leads) – immer wieder dieselben Checklisten abarbeiten musst, kannst Du sie einmalig diese Checklisten anlegen und dann in jeder Aufgabe aus dem Dropdown-Menü laden.

Erstellung von vordefinierten Checklisten.

2.1.5 Zeitleisten

Die Zeitleiste ist MeisterTasks integriertes Gantt-Diagramm. Mit der Zeitleiste kannst Du Deine Projekte planen, zeitlich festlegen und in einer intuitiven Kalenderansicht visualisieren.

Ziehe dazu einfach die Aufgabe aus einer Spalte in die Zeitleiste. Dank der identischen Farbe weißt Du, in zu welcher Spalte die jeweilige Aufgabe gehört. Darüber hinaus kannst Du auch in der Zeitleiste das Start- und Enddatum einer Aufgabe verschieben.

Erstellung von vordefinierten Checklisten.

3. Praxisbeispiel Software Sprint

Jeder Softwareentwickler weiß, wie früher Sprint-Planungen abliefen. Entweder hatte man eine riesige Wand auf dem Flur, wo jeder sein handgeschriebenes Kärtchen anpinnte und auf den aufgemalten Tabellenspalten von einem Status in den nächsten schob oder man musste sich eine eigene Sprint-Software programmieren, die oft diverse Bugs hatte.

Mit MeisterTask kannst Du diesen händischen Aufwand radikal abkürzen und Deine gewohnten Prozesse auf einem Kanban-Board abbilden: Kategorien anlegen, Aufgaben erstellen und zuweisen, alle Deadlines auf einem Blick behalten und abgeschlossene Aufgaben sicher archivieren.

3.1 Die Organisationsebenen von MeisterTask

Die Oberfläche von MeisterTask lässt sich ganz allgemein in drei Organisationsebenen unterteilen, die ich hier nochmal kurz vorstellen möchte.

3.1.1 Die Projektboards

Die oberste Organisationsebene in MeisterTask bilden die Projektboards. Diese sind, wenn Du ein neues Projekt erstellst, grundsätzlich folgendermaßen aufgebaut:

Das Projektboard in der Startansicht.

Diese Projektboards kannst Du nach Bedarf flexibel anpassen, z. B., um mehrere Spalten erweitern, die Spalten umbenennen oder auch den Hintergrund anpassen. Darüber hinaus hast Du über die Projekteinstellungen die Möglichkeit, mehrere Personen zu diesem Projekt (entweder direkt über die E-Mail-Adresse oder durch das Verschicken eines Einladungs-Links) einzuladen.

3.1.2 Die Spalten

Innerhalb dieses Projekts können die Projektmitglieder verschiedene Spalten selbst anlegen, sofern sie über die entsprechende Berechtigung verfügen.

In MeisterTask unterscheidet man folgende Rechte bzw. Rollen:

• Administrator
• Mitglied
• Kommentator
• nur Lesen

Die Spalten sind in die einzelnen Arbeitsschritte des Prozesses eingeteilt, von der Themenfindung über die Erstellung und Korrektur bis zur Veröffentlichung.

Das Beispielprojekt „Software Sprint“ ist von links nach rechts folgendermaßen eingeteilt:

Backlog
In dieser Spalte werden alle gesammelten Aktivitäten angelegt, die erledigt werden müssen, damit die User Story ausgeliefert werden kann.

Offen
Hier werden alle zu bearbeitenden Aufgaben abgelegt und mit Zuständigkeiten und Deadlines versehen.

In Arbeit
Sind Aufgabe und Zuständigkeit geklärt, wandern die Aufgaben in diese Spalte und werden dann konkret bearbeitet.

Überprüfung
In dieser Spalte liegen die fertigen Aufgaben, die vor dem Live-Gang noch einmal überprüft werden sollen.

Live
Ist die Aufgabe überprüft und als abgeschlossen markiert worden, wird die Aufgabe in diese Spalte verschoben.

Außerdem sind mit dem Verschieben der Karten bzw. Aufgaben in die unterschiedlichen Spalten noch einige Automatisierungen verknüpft, um die Zeiten für sich immer wiederholende, essenzielle Tätigkeiten einzusparen:

1. Verschieben der Karte in die Spalte „In Arbeit“:
   • Die Zeiterfassung für diese Aufgabe wird gestartet.
   • Das Fälligkeitsdatum wird auf „in 3 Tagen“ gesetzt.
   • Die „Checkliste To Do“ wird der Karte hinzugefügt.

2. Verschieben der Karte in die Spalte „Überprüfung“:
   • Die Zeiterfassung wird gestoppt.
   • Das Fälligkeitsdatum wird auf „in 2 Tagen“ gesetzt.
   • Die Aufgabe wird dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen.

3. Verschieben der Karte in die Spalte „Live“:
   • Der Status der Aufgabe wird auf „abgeschlossen“ gesetzt.
   • Das Team wird per E-Mail über den Abschluss der Aufgabe informiert.

Bei einem Wechsel der Zuständigkeit kannst Du zuvor einstellen, dass der aktuelle Aufgabeninhaber automatisch benachrichtigt wird – sowohl per Push-Nachricht auf seinem Smartphone als auch per Benachrichtigung auf dem Dashboard.

Außerdem kannst Du mit sog. Tags arbeiten. Tags sind Stichworte, die die Aufgabe näher präzisieren sollen. Die Vergabe von Tags schafft – je nach Umfang des Projektes – zudem einen noch besseren Überblick, da man nach diesen auch gezielt filtern kann.

Ein laufendes und eingespieltes Projektboard sieht dann so aus:

Beispielprojekt Software Sprint.

Mit Hilfe einer solchen Struktur lassen sich sämtliche Schritte des Ablaufs in MeisterTask sehr übersichtlich abbilden.

3.1.3 Die Karten

Zu den unterschiedlichen Spalten lassen sich als Nächstes einzelne (Aufgaben-)Karten hinzufügen. In unserem Beispielprojekt stellt jede Karte ein bestimmtes Thema dar. Das Thema wird im Titel der Karte erfasst. Mit einem Klick auf die Karte öffnet sich deren Detailansicht.

Innerhalb der Karten bieten sich einige hilfreiche Features an:

Notizen
Neben dem Titel kannst Du jeder Karte individuelle Notizen, bspw. Links zu themenrelevanten Seiten hinzufügen.

Checklisten
In einer Checkliste kannst Du einzelne Arbeitsschritte erfassen und nach ihrer Erledigung abhaken. Wenn Du möchtest, kannst Du einer Aufgabe sogar mehrere Checklisten hinzufügen.

Anhänge
Jeder Karte kannst Du bestimmte Anhänge hinzufügen, bspw. Grafiken, Bilder, PDFs oder Word-Dokumente.

Kommentare
Durch die Kommentarfunktion können die Karten auch als aufgabenbezogene Diskussionsplattform dienen, in der sich Dein Team z. B. über den Fortschritt des Artikels oder inhaltliche Änderungen bzw. Ergänzungen austauschen kann.

Zeiterfassung
Hier wird die aufgewendete Zeit bei der Bearbeitung einer Aufgabe angezeigt.

Fälligkeitsdatum
Hier kannst Du festlegen, bis wann die Aufgabe abgeschlossen werden soll.

Tags
Hier kannst Du spezielle Stichworte vergeben, bspw. Themenbereiche, Art des Artikels usw.

Beobachter
Hier kannst Du bestimmte Personen zu Beobachtern machen. Beobachter einer Aufgabe werden automatisch über alle Änderungen innerhalb der Aufgabe benachrichtigt.

Abhängigkeiten
Hier kannst Du unterschiedliche Aufgaben-Abhängigkeiten einstellen („Diese Aufgabe wartet auf die Zuarbeit des externen Grafikers“).

Die Aufgabenkarte von MeisterTask.

4 .Fazit

Für das Management von Projekten und Aufgaben bietet MeisterTask im Prinzip alles, was Du brauchst: Eine benutzerfreundliche Oberfläche, übersichtliche Organisationsebenen und einfach zu bedienende Funktionen.

Darüber hinaus sind Deiner Kreativität kaum Grenzen gesetzt. Du kannst Deine Projektboards beliebig gestalten, Checklisten und Tags anlegen und anpassen, Automatisierungen einbauen und vieles mehr.

Außerdem legt MeisterTask großen Wert auf ortsunabhängige Kollaboration und Datenschutz. So können Deine Team-Mitglieder und Kunden von überall aus Aufgaben erstellen, Kommentare hinterlassen, Checkliste abhaken, Anhänge hinzufügen usw., ohne, dass dabei der Gesamtüberblick verloren geht!