Podio ➡ Erfahrungen, Testbericht und Bewertungen

Podio – die eierlegende Wollmilchsau unter den Tools

Was ist Podio?

Wenn es um Produktivität, Workflow Verwaltung oder Aufgabenplanung geht, ist Podio im deutschsprachigen Raum kaum ein Begriff. Citrix dürfte hingegen auch hier vielen etwas sagen. Der Technologiekonzern ist mit seiner Technik in vielen großen Unternehmen integraler Bestandteil und ein Garant für sichere und effiziente Lösungen.

Unter diesem Gesichtspunkt arbeitet auch Podio, dass seit mittlerweile 4 Jahren das Rückgrat meiner eigenen Firma ist und eine Arbeit ohne Podio lässt sich mittlerweile nur noch schwer vorstellen.

So präsentiert sich die Startseite von Podio.

Podio regelt alles: Die Kommunikation mit unseren Kunden, die Redaktionspläne für verschiedene Projekte, die Aufgabenverteilung intern sowie mit Kunden und die Wissensdatenbank für Prozesse und Aufgaben zur leichten Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Alles an einem Ort.

Podio ist also mehr als ein Tool für eine Aufgabe. Es ist vielmehr eine Plattform, die es dem Nutzer erlaubt über integrierte Apps und App Packs all das abzubilden, was sein eigenes Unternehmen braucht.

• Du möchtest Deine Projekte an einem Ort verwalten und Material, Unterhaltung und Prozesse zentral verwalten? Kein Problem mit Podio. Die einzelnen Apps lassen sich genauso anordnen, wie es der gewohnte Arbeitsweg diktiert.
• Über die Webseite werden Leads generiert, die an ein Vertriebsteam geschickt werden- und automatische Prozesse starten sollen? Hierfür ist Podio genau die richtige Wahl. Mit Webformularen und Hintergrund Automationen lassen sich sämtliche Vertriebsstrukturen abbilden.
• Du möchtest alle Mitarbeiterrechnungen an einem Ort für die Buchhaltung sammeln? Kein Problem: Mit mehreren Apps für die Buchhaltung erledigt Podio diese Aufgabe.
• Du willst Deine Verkaufsstatistiken und Umsatzberichte direkt im Dashboard anzeigen lassen? Problemlos möglich. Über zahlreiche Integrationen können viele weitere Tools integriert- und direkt im frei konfigurierbaren Dashboard angezeigt werden.
• Urlaubsplanung? Check.
• Gemeinsame Arbeit mit anderen Firmen über geteilte Workspaces? Check.
• Mehrere Unternehmen, die in einer Plattform zusammengetragen werden sollen, aber dennoch unterschiedliche Mitarbeiter haben? Check.
• Bestellung und Produktverfolgung? Check.
• Qualitätskontroll-Prozesse? Check.
• Arbeit mit mehreren Freelancern? Check.

Podio hat verschieden Packs zu bieten.

Es gibt kaum ein Szenario, das sich mit Podio nicht abdecken lässt. Und das alles ohne weitere Zusatzkosten. Im normalen Paket sind alle Apps und Packs enthalten.

Dabei sorgt der modulare Aufbau dafür, dass Du nie von zu vielen Optionen auf einmal erschlagen wirst. Das Tool wächst quasi mit dem eigenen Unternehmen und wird einfach ständig um weitere Workspaces und Apps erweitert. Es spielt dabei keine Rolle, ob es um einen ein Ein-Mann Betrieb oder ein 5000 Mitarbeiter Unternehmen mit 20 Abteilungen und 100 Zweigstellen geht. Podio lässt sich so aufbauen, dass es genau das abbildet, was benötigt wird. Podio ist somit quasi eine Eierlegende Wollmilchsau im Bereich Tools.

Warum Podio?

Während Tools wie Asana, Trello oder Basecamp sich gut für das Projektmanagement eignen, hat Podio einen wesentlich tieferen Ansatz.

Podio übernimmt alles, was im Hintergrund erledigt werden muss: Buchhaltung, Lead-Akquise, Projektmanagement, Kundensupport und vieles mehr.

Das ermöglicht es Dir, mehrere Tools gegen Eines zu tauschen und wirklich alles an einem zentralen Platz zu haben.

Sei es der Live Chat mit Kunden und Kollegen, die Kommentare zu Arbeitsschritten und direktem Feedback zu einzelnen Arbeitsschritten oder der Upload von Material in unbegrenzter Menge direkt im passenden Projektteil.

Passe sind die Zeiten mit Google Drive- oder Dropbox Verlinkungen und fehlenden Freigaben. Auch der schnell zu integrierende RSS-Feed lässt keine Wünsche offen und sogar Nachrichten- Apps werden so von Podio abgelöst. Neue Inhalte von abonnierten Seiten werden beim Login automatisch als erstes angezeigt, so dass Du nichts verpasst.

Es ist also wirklich alles an einem Ort. Darum ist bei uns Podio auch immer der erste Tab, welcher sich im Browser öffnet, wenn er gestartet wird. Hinzu kommt die sehr gute Mobile App von Podio, die das Arbeiten unterwegs und die Koordination mehrerer Projekte kinderleicht machen. Dabei lässt sich Podio nahezu zu 100% an die eigenen Prozesse anpassen und sorgt so für eine schnelle Eingewöhnung und ein einfaches Arbeiten, dass trotz aller möglichen Komplexität nie erschlagend wirkt.

Zudem ist es in der Grundversion auch noch kostenlos nutzbar. Die kostenpflichtigen Pläne gelten immer nur für die eigenen Mitarbeiter. Für externe Kontakte bezahlt man nichts extra, trotz vollem Funktionsumfang. Wobei die kostenpflichtige Plus Version so viele Vorteile bietet, dass sie den Preis von 14$ pro Nutzer/Monat mehr als Wert ist. Zumal man nur für das eigene Team bezahlt.

Das macht Podio so besonders

Während wir früher neben Asana für das Projektmanagement noch mehrere andere Tools im Einsatz hatten für die Contentplanung, das CRM und die allgemeine Kommunikation, übernimmt das alles mittlerweile Podio.

Podio ist in verschiedene Workspaces aufgeteilt.

Dabei ist Podio in Workspaces aufgeteilt. Jeder Workspace hat eine übergeordnete Aufgabe. Zum Beispiel ein Kunde oder eine Kategorie wie CRM und Marketing. Jeder Workspace wird dann in beliebig viele Apps unterteilt, welche sich alle individuell gestalten lassen.

Jeder Workspace hat eigene Nutzerrechte, die ebenfalls an verschiedene Nutzer frei vergeben werden können. So lässt sich in jedem Workspace mit bestimmten Personen zusammenarbeiten, ohne dass diese gleich kompletten Zugriff auf Podio bekommen.

Die Apps, welche Du in den einzelnen Workspaces anlegst, sorgen dafür, dass Du schnell den Überblick erhältst. Jede einzelne App lässt sich dabei frei wählen, positionieren und gestalten.

Bei Podio lassen sich einzelnen Apps weitere Funktionen zuweisen.

Es lassen sich jeder einzelnen App auch weitere Funktionen zuweisen, sodass im Hintergrund Aufgaben automatisch abgearbeitet werden können. Gerade bei mehreren Kundenprojekten ist die „App Klonen-Funktion“ ein echter Zeitretter.

Hier findest Du die Möglichkeiten, die Dir zur Verfügung stehen, um eine Vorlage anzupassen.

Eine App, einmal erstellt, wird für jedes Kundenprojekt geklont, so dass diese sofort einsatzbereit ist. Der Kunde wird in den Workspace eingeladen und schon werden sich alle zukünftigen E-Mails erspart.

Die in Podio integrierten Live- und Video-Chat sorgen für weitere Kommunikationsmöglichkeiten. In der Smartphone App lassen sich die verschiedenen Workspaces und Apps auch einzeln als Favoriten speichern, sodass Notizen auf dem Smartphone sofort geöffnet werden können, ohne dabei lange in der App zu suchen.

Tools wie Evernote wurden dadurch bei mir ersetzt und ich habe alles immer an einem Ort, an dem ich schnell suchen kann.

Egal welchen Anwendungsbereich Du abdecken möchtest. Podio bietet die idealen Apps, um direkt zu starten. Der integrierte App Market, in dem kostenlos 100erte verschiedene Apps für verschiedene Zwecke per Mausklick in das eigene System übernommen werden können, hilft hier dabei, effizient zu arbeiten.

Egal für welchen Anwendungsbereich hat Podio die passende Lösung in Form einer App parat.

Selbstverständlich lässt sich auch jede App schnell und einfach so umgestalten, dass sie zur eigenen Arbeitsweise passt.

In Podio können Apps selbst erstellt werden.

Wer seine Apps komplett selbst gestalten möchte, kann das ohne Probleme tun. Wobei hier doch zu empfehlen ist, die vorgefertigten Apps als Inspiration zu nehmen.

Kann man mit Podio sein Projektmanagement umsetzen?

Besonders beim Projektmanagement glänzt Podio. Neben der Zeiterfassung kann hier auch die Aufgabenbearbeitung zentral gesteuert werden.

Hier kann die Aufgabenbearbeitung zentral gesteuert werden.

Durch Projekte und Projektteile hast Du immer eine optimale Übersicht und auch Nutzer, die zuvor noch nie in Podio gearbeitet haben, finden sich schnell zurecht.

Wie die einzelnen Projektteile aufgeteilt sind, obliegt vollständig Dir. Durch einen einfachen Drag & Drop Editor erstellst Du Dir ein Grundtemplate für ein Projektteil und ordnest es genauso an, wie es Dir persönlich am sinnigsten erscheint.

Projekte in Podio anpassen.

Je nach Projektart können so mühelos Leistungen ergänzt werden, entfernt oder komplette neue Kategorien und Rubriken aufmachen. Wir haben hier über automatisierte Workflows den Projektprozess soweit automatisiert, dass durch das Ändern des Status entweder der Kunde oder ein Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen bekommt, die dem entspricht, was den Status Quo abbildet. So weißt Du immer, was gerade zu tun ist und es bleibt nichts unerledigt. Die Kommentarfunktion und Textfelder bei jedem Projektteil helfen dabei, klar zu kommunizieren und Ziele- sowie Zeiten zu definieren.

Die Podio Projektübersicht.

Die Projektübersicht lässt sich dabei visuell an die eigenen Vorlieben anpassen. Ob im Kanban Style, als Tabelle oder geordnet nach Aktivität, bleibt Dir selbst überlassen. Die Filterfunktion hilft dabei, besonders große Projekte leichter zu ordnen und den Überblick zu bewahren. Als Filter kann dabei alles dienen, was in dem jeweiligen Projekt oder Projektteil definiert wurde.

Mit der Filterfunktion behältst Du stets den Überblick über Deine Projekte.

Kann mit Podio ein CRM abgebildet werden?

Wenn Du möchtest, kannst Du mit Podio von der Leadgenerierung auf der eigenen Website bis zur Auftragsbearbeitung aller Kundenkontakte alles abwickeln. Dafür erstellst Du einfach eine CRM-App und generierst aus der App ein Webformular, welches per Code direkt in die Seite integriert werden kann. Alternativ dazu lässt sich auch ein Link teilen, der dann auf die Webversion des Formulars leitet.

Damit nicht alle Punkte, die im CRM den einzelnen Kontakten zugewiesen werden können, im Webformular abgefragt werden, lassen sich einzelne Felder für das Webformular einfach deaktivieren. So bleibt das Formular schlank und auf das Nötigste reduziert, während dem Kontakt später alle nötigen Informationen zugewiesen werden können.

So sieht das Podio-CRM-Webformular aus.

Podio Dateien hinzufügen.

Natürlich lassen sich auch Verträge und andere Dokumente so direkt zum jeweiligen Kontakt hinzufügen, damit Du alles zentriert an einem Ort hast. Eine breite Anbindung an andere Apps wie Google Drive oder Dropbox erleichtern die Arbeit an dieser Stelle ungemein. Selbstverständlich können zu jeder App Dateien hinzugefügt werden. Egal ob als CRM, Projektmanagement oder zur Lead-Akquise.

Lassen sich mit Podio Leads generieren?

Hier ist es zunächst wichtig zu unterscheiden, ob Du E-Mail-Abonnenten oder Vertriebskontakte als Leads verstehst. Podio ist kein E-Mail-Marketing-Programm und versendet daher nicht wie Autoresponder E-Mail-Serien an neue Kontakte. Vielmehr sorgt Podio dafür, dass Interessenten direkt bei einem Mitarbeiter landen, der den Follow-Up persönlich oder teil automatisiert durchführt. Die Webformulare eignen sich also ideal als Kontaktformulare aber weniger als Formulare für einen PDF-Download oder ähnliches.

Allerdings kannst Du Podio über Zapier mit vielen Apps integrieren und ein PDF-Download wäre so auch möglich.

Podio kann via Zapier in diverse Apps integriert werden.

Es empfiehlt sich, die Webformulare entweder für tiefere Einblicke in die Probleme und Wünsche der Kunden zu nutzen oder um direkt Interessenten an den Vertrieb zu übergeben.

Sobald ein Kontakt ein Webformular ausgefüllt hat, können im Hintergrund verschiedenste Prozesse laufen, welche die Interessenten an den Vertrieb weiterleiten. Auch lassen sich bei Vertragsabschluss so direkt die entsprechenden Projekte starten, Mitarbeiter zuweisen und Aufgaben verteilen.

Kann ich mit Podio einen Redaktionsplan erstellen?

Die Planung der eigenen Contentproduktion und die Verteilung auf verschiedene Netzwerke durch verschiedene Mitarbeiter lässt sich mit Podio ebenfalls problemlos gestalten. Neben verschiedenen Apps, die bereits dafür erstellt wurden, kannst Du Dir auch hier den Redaktionsplan so erstellen, wie Du ihn für Deinen eigenen Arbeitsprozess benötigst. Die einzelnen Arbeitsschritte können so bequem verschiedenen Personen zugeordnet- und über Automationen im Hintergrund die entsprechenden Aufgaben zugewiesen werden.

Sobald beispielsweise ein Thema an den Autor geht, erhält Dieser eine Aufgabe zugeteilt mit einer Deadline. Ist der Artikel verfasst, wird er in das Textfeld gestellt und an den Editor übergeben, welcher wiederum eine entsprechende Aufgabe zugewiesen bekommt.

So hast Du nicht nur immer den Überblick, wer woran gerade arbeitet, sondern kannst Dir auch in der Kalenderansicht die verschiedenen Themen und Veröffentlichungszeitpunkte anzeigen lassen.

Mit Podio kannst Du Dir Deinen eigenen Redaktionsplan erstellen.

Für wen ist Podio gemacht?

Wer profitiert also am meisten von einem Tool wie Podio? Jeder, der nicht mehrere verschiedene Tools haben möchte, die einem die Bedienung quasi komplett vorgeben und in denen lediglich eine bestimmte Anzahl an Anpassungsmöglichkeiten vorhanden ist.

Während bei vielen Tools nur vordefinierte Eingabefelder existieren, bietet Podio die Möglichkeit, die eigenen Prozesse zu 100% so abzubilden, wie sie für Dich am effizientesten sind. Dazu kommt natürlich der Kostenfaktor. Während sich die monatlichen Kosten bei mehreren Tools schnell summieren können, bietet Podio für nahezu jeden Anwendungsbereich die passenden Apps an, die sich wunderbar integrieren lassen.

Da das Preismodell von Podio sich nach Unternehmensangehörigen richtet, also Personen mit der hinterlegten Firmen-Domain, ist die Arbeit mit Kunden, Freelancern und anderen Personen kosteneffizient möglich. So kann selbst ein kleiner Betrieb alle Möglichkeiten, die Podio bietet, nutzen, ohne sich gleich in Unkosten stürzen zu müssen.

Wer sollte von Podio seine Finger lassen?

Podio ist ein sehr umfangreiches Tool, welches am Anfang schnell erdrückend wirken kann. Bei der ersten Nutzung ist sicherlich eine längere Einarbeitungszeit nötig als bei der Nutzung eines fest definierten Tools wie Asana oder Trello. Der erste Einrichtungsaufwand ist aufgrund der freien Einstellmöglichkeiten ebenfalls wesentlich höher als bei anderen Programmen. Es gibt hier daher definitiv eine Lernkurve.

Wer also schnell ein Tool sucht, um einfach Tätigkeiten besser zu verwalten und sich nicht groß damit auseinandersetzen mag, ist mit anderen Lösungen sicherlich besser bedient.

Matthias Busam

Matthias ist seit über 10 Jahren im Marketing aktiv und hat in dieser Zeit nahezu jeden Trend mitgemacht. Gut wie schlecht.

All das führte ihn dazu, Marketing nicht als Gimmick Aktion zu betrachten, sondern eher auf strategischer Ebene langfristige Ziele zu erreichen.

Am liebsten entwickelt er neue Strategien und Methoden, durch die Interessenten geführt werden können, um ein besseres Nutzererlebnis zu haben und zu zufriedenen Kunden zu werden.

Gerade durch sein Ethik Studium ist es ihm wichtig, dass Marketing ohne Hype und falsche Versprechungen gelebt wird.