sevDesk ➡ Erfahrungen, Testbericht und Bewertungen

Das Buchhaltungstool sevDesk umfassend vorgestellt

Heute möchte ich Dir das Buchhaltungstool sevDesk vorstellen. sevDesk hat seinen Sitz in Offenburg und stellt als Software as a Service eine umfangreiche Software im Browser oder mit der Android und iOS App zur Verfügung. sevDesk eignet sich für Jeden, der bereit ist, monatlich ein paar Euro zu investieren. Es gibt neben unzähligen Aktionen im Jahr mit teilweise kostenlosen Extramonaten oder verlängerten Testzeiträumen 3 Preismodelle, die sich im Funktionsumfang unterscheiden.

Die aktuellen Informationen findest Du auf: sevDesk.de/Preise/

Die Basisversion starten bei etwa 8 Euro netto pro Monat und steigert sich über ein Paket zu etwa 16 Euro netto bis zu 43 Euro netto im Monat. Hier gibt es dann eine einfache Lagerverwaltung, Artikel- und Lieferantenzuordnung, einzelne Kunden- sowie Lieferantenpreise.

Wer gerade den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt hat, dem reicht das Basisprodukt mit Angeboten, Mahnungen und Rechnungen. Darüber hinaus kann sevDesk noch erheblich mehr. Bist du schon eine Weile unterwegs und kennst Deinen Bedarf wirst du sicher schnell das Paket finden, welches zu Deinen Anforderungen passt.

Ich möchte Dich im nun folgenden Beitrag einmal durch das Programm führen und hoffe, dass Du einen umfassenden Einblick erhältst, was bei einer Neuanmeldung und Ersteinrichtung auf Dich zukommt.

sevDesk ist ein Schnittstellenpartner von openHandwerk, weswegen ich eine kostenfreie Version zur Verfügung habe, um hier Euch und meinen Kunden zeigen zu können, was sevDesk kann und wie die Rechnungen aus openHandwerk bei sevDesk ankommen und dann verarbeitet werden.

Dashboard und der Anfang

Der Dreh- und Angelpunkt von sevDesk ist das Dashboard. Mit dem auf der linken Seite vorhandenen Menü gelangst Du schnell an den gewünschten Ort. Gib Dir hierfür ein wenig Zeit – ich habe etwa 8 Wochen benötigt, bis ich den Icons die passende Funktion zuordnen konnte und nicht mehr den Namen lesen musste. Das schaffst Du auch. Das Einrichten von sevDesk ist schnell erledigt.

Am Anfang nach der Anmeldung und während der Einrichtung kannst du eine geführte Tour starten, welche dich durch die Punkte Einnahmen, Ausgaben und Buchhaltung führt, damit du schnell und umfangreich informiert bist, was sevDesk bietet.

Solltest du Fragen haben, siehst Du in der rechten unteren Ecke den roten Kreis mit dem weißen Fragezeichen, dieser führt Dich zur Hilfeseite.

Hier der schnelle Weg dorthin: https://hilfe.sevdesk.de/de/knowledge

sevDesk Dashboard – Einnahmen – geführte Einleitung

sevDesk Dashboard – Ausgaben – geführte Einleitung

sevDesk Dashboard – Buchhaltung – geführte Einleitung

Dashboard Informationen

Wie du anhand des Diagramms eingeteilt in Monate und Eurobeträge dann den jeweiligen „Aufwand“ – „Ertrag“ – „Abschreibung“ lesen kannst, werden hier in sevDesk Belege vorkontiert. Das erfolgt hier jedoch nicht für Dich als Nutzer direkt mit den Nummern der Kontenrahmen, sondern mit Worten „Tanken“, „Mobilfunk“ usw.

So erhältst Du ganz einfach eine Übersicht. Im Hintergrund kann man jedoch trotzdem mit dem Steuerberater im Austausch den passenden Kontenrahmen hinterlegen und so bereits vorkontieren.

Aus meiner Zusammenarbeit mit Steuerberatern in den letzten Jahren, müssen die Mitarbeitenden dann nur noch kontrollieren was natürlich den Aufwand reduziert.

Dazu wird automatisch im sevDesk Dashboard eine Auswertung zur Verfügung gestellt, die je nach Nutzung und Datenpflege dann sogar tagesaktuell Ergebnisse zeigt. Je nach Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater stehen diese Informationen normalerweise spätestens mit der Information zur Umsatzsteuervoranmeldung zum 10. des Folgemonats bereit.

Mit der Dauerfristverlängerung kannst du als Unternehmer Zeit für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung schinden. Die Abgabefrist verschiebt sich dann um jeweils einen Monat nach hinten. Eine Fristverlängerung kann nur beantragen, wer Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben muss.

Also, im schlimmsten Falle weißt du das Ergebnis oder die Veränderungen innerhalb deines Unternehmens erst bis zu 9 Wochen später. Eine Reaktion auf Forderungsausfälle oder zu hohen Kosten erkennst du so vielleicht etwas spät und wirken sich dadurch negativ auf deine Liquidität aus.

sevDesk Dashboard – Balkendiagramm Erträge / Aufwendungen

Mindestaufgaben für eine sinnvolle Nutzung

In sevDesk müssen natürlich alle Belege zur Verfügung stehen, selbst wenn du unterjährig deine Aufgaben selbst erledigst und nur den Jahresabschluss an den Steuerberater übergibst.

Da du in sevDesk Rechnungen erzeugen kannst sind das also Ausgangsrechnungen.

Nun musst du nur noch alle anderen Rechnungen, Belege und Nachweise, die Du erhältst und Kosten verursachen in sevDesk hochladen. Dazu gibt es im Browser die Upload Version. Des Weiteren steht eine separate Scan-App namens „sevScan“ zur Verfügung. Achtung, hier gab es im Dezember 2020 ein Update, dass nun eine bessere Qualität und auch eine Erreichbarkeit des Servers verbessern soll.

Wenn du ein anderes Tool nutzt, um Rechnungen zu schreiben, überprüfe, ob es eine API-Schnittstelle gibt, die deine Ausgangsrechnungen direkt an sevDesk übergeben kann oder lade die Belege manuell hoch. Nach dem Verarbeiten der einzelnen Belege werden die Werte direkt in die jeweiligen Bereiche übernommen, somit siehst du direkt das Verhältnis zwischen offenen Rechnungen, offenen Forderungen und Zahlungseingängen in einem Tool.

sevDesk Dashboard – Übersicht Rechnungen und eingebundene Konten

Aufgaben und Berechnung der Umsatzsteuer

Als kleines Extra kannst Du Dir über das Aufgabentool zum Beispiel Deine Überweisungstermine aufschreiben und dich innerhalb von sevDesk erinnern lassen oder aber du nutzt es, um regelmäßig die Belege zu verarbeiten usw.

sevDesk Dashboard – Aufgaben und Umsatzsteuerzahllast

Die Hilfe deines Steuerberaters

Wie bereits erwähnt kannst Du mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Ob du das ganzheitlich tust oder nur zum Jahresabschluss liegt in deiner Entscheidung.

Technisch kannst Du Deinen Steuerberater und dessen Mitarbeiter einladen, sodass diese sich die Belege übertragen können oder Du überträgst Deine Belege selbst. Es kann hilfreich sein gerade am Anfang bei der Einrichtung, eine enge Kommunikation zu führen für ein besseres Ergebnis.

sevDesk Dashboard – Steuerberater und Bearbeitungsverlauf

Die Hilfe von sevDesk

Unter dem Hilfebutton „roter Kreis mit Fragezeichen“ werden Dir verschiedene Optionen für deine Fragen zur Verfügung gestellt.

sevDesk stellt ein Handbuch zur Verfügung und unterhält ein Forum, indem sich Nutzer auch gegenseitig unterstützen.

Die Verfügbarkeit des Supports per Telefon und E-Mail werden an dieser Stelle auch genau benannt.

sevDesk Hilfe und Support Bereich

Das Hilfe-Center hat eine Volltextsuche und liefert so umfangreich Hilfe für allerlei Fragestellungen, die bei mit der Nutzung von sevDesk eventuell aufkommen.

sevDesk Hilfe-Bereich

Kontakte und Auswirkungen

Unter den Kontakten differenziert man in sevDesk zwischen Lieferanten, also Firmen und Personen, die dir Eingangsrechnungen schicken, Kunden, also Firmen und Personen, denen du Ausgangsrechnungen schickst sowie Partnern und Interessenten.

Eine tiefere Sortierung, wie zum Beispiel im Handwerk erforderlich sein kann, zwischen Auftraggeber, Rechnungsempfänger und Leistungsempfänger sind in sevDesk aktuell nicht möglich.

sevDesk Kontakte – Kunden – Lieferanten – Partner – Lead/Interessenten

Importmöglichkeiten

Für den Import von Daten in sevDesk nutzt man das CSV-Format. Hierbei handelt es sich um ein Textformat, welches man in einer Tabellenkalkulationsprogramm, wie Microsoft Excel, openOffice und derartigen Tools öffnen- und bearbeiten kann. Dazu erkennt man in der 1. Zeile eine Überschrift und füllt Spalte für Spalte die Daten aus oder aber kopiert diese aus dem alten System.

Trennzeichen sind in der Regel das Komma oder Semikolon.

Encoding ist dazu erforderlich, dass auch Umlaute und Sonderzeichen richtig und fehlerfrei dargestellt werden – ä, ö, ü und ß sind hier passende Beispiele.

sevDesk – CSV-Import für den Start

Menüpunkt Aufträge

Unter dem Menüpunkt „Aufträge“ differenziert sevDesk zwischen Angeboten, Aufträgen, also beauftragten Angeboten und nachgelagert Lieferscheinen, falls erforderlich in Deinem jeweiligen Arbeitsablaufprozess.

sevDesk – Aufträge – Angebote und Lieferscheine

Menüpunkt Rechnung

Unter dem Menüpunkt „Rechnungen“ findest du neben den einmaligen Rechnungen auch die Möglichkeit wiederkehrende Rechnungen zu hinterlegen, Mahnungen auszulösen und Gutschriften zu erstellen.

Dazu besteht die Möglichkeit, die Zeiterfassung zu nutzen.

An dieser Stelle gehe ich nicht tiefer auf diese Funktionen ein, denn ich denke jeder Selbstständige oder Unternehmer weiß, um welche Form von Dokumenten es sich handelt und wofür diese benötigt werden.

sevDesk – Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und Zeiterfassung

Menüpunkt Belege

Unter „Belege“ findest Du die gescannten oder bereits digital via E-Mail erhaltenen Eingangsrechnungen. Hier kannst Du für dich einmal schauen, ob Du Dienste wie „GetMyInvoices“ oder „invoicefetcher“ nutzen möchtest, damit übernehmen diese Dienste das Sammeln der Rechnungen aus den jeweiligen Portalen. Das reduziert den Aufwand für Dich und automatisiert den Import sämtlicher Eingangsrechnungen.

Wiederkehrend sind Belege wie Mietverträge oder Leasingverträge, wo Du einmalig einen Beleg erhältst und folgend regelmäßig Beträge die Kosten verursachen und über das Bankkonto, Kreditkarten oder aber PayPal dann ein Match erforderlich ist.

Unter Anlagen hinterlegst Du die Belege für Dein betriebliches Inventar, das Du über einen bestimmten Zeitraum abgeschrieben hast. Weitere Information zur „Absetzung auf Abnutzung“ sind unter folgendem Link zu finden: https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/AfA_Tabellen/afa_tabellen.html

sevDesk – Eingangsbelege, wiederkehrende Belege und Anlagengüter

Menüpunkt Zahlungen

Unter „Zahlungen“ kannst Du Konten einbinden und Deine Kasse führen.

Neben einer Auswahl von diversen Banken, kannst Du in der Auswahl auch sehen, welche Kreditkarte angebunden werden kann.

Auch PayPal kann als Zahlungsmethode genutzt werden.

Selbst bezahlen, Belege zuweisen lassen oder als Zahlungsoption für deine Kunden nutzen – mit PayPal hast Du mannigfaltige Möglichkeiten.

Menüpunkt Auswertungen

Unter dem Menüpunkt Auswertungen erhältst Du aufgrund der Daten eine einfache Einnahmenüberschussrechnung und eine Berechnung für die Umsatzsteuer.

sevDesk – Auswertungen – Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuer

Export von Daten

Du kannst Buchungs- und Rechnungsdaten an den Steuerberater übermitteln, ohne diese downloaden zu müssen. Wichtig ist, dass die Belegbilder übermittelt werden, sodass die Mitarbeitenden der Steuerberater hier Deine Daten prüfen können.

sevDesk bietet dir mit der Schnittstelle DATEVconnect online eine Möglichkeit Deine gesamten Daten an Datev Unternehmen online zu übergeben und die komplexeren Auswertungen vom Steuerberater zu erhalten.

Ein weiterer Vorteil von sevDesk ist, dass Du über die Umsätze und die zugewiesenen Belege einsehen kannst, welche Belege fehlen, um diese in einem regelmäßig wiederkehrenden Prozess in Deinen Alltag einzuplanen und so zum Beispiel alle 14 oder 30 Tage diese Belege rauszusuchen. So bleibt Dir der Aufwand erspart diesen Prozess erst in Gang zu bringen, wenn Du von deinem Steuerberater die Aufstellung des Erlöskontos 1590 „durchlaufende Posten“ erhältst und dann für den gesamten Zeitraum die Belege suchen musst. Ich kann Dir aus persönlicher Erfahrung berichten, das ist eine schweißtreibende und entnervende Arbeit, bei der Du parallel noch den Faktor Zeitdruck beachten musst, da der Jahresabschluss an Fristen gekoppelt ist.

sevDesk – Exportmöglichkeiten zur Weitergabe der Daten an den Steuerberater

Menüpunkt Inventar

Zitat sevDesk Lexikon: „Im Inventar werden die Vermögensgegenstände nach ihrer Liquidierbarkeit in Anlagevermögen und Umlaufvermögen unterteilt.“

Besser kann ich es auch nicht erklären. Im sevDesk Lexikon erhältst Du weitere Hilfe, auch wenn Buchhaltung noch nicht dein Lieblingsthema ist.

sevDesk – Inventar

Menüpunkt Einstellungen

Hier hinterlegst Du deinen Briefbogen, konfigurierst Texte und Vorlagen oder ermöglichst, dass Mitarbeitende oder andere Menschen Dir helfen können und Zugang erhalten.

Auch die API-Schnittstellen sind hier unter Integrationen zu finden: https://sevdesk.de/integrationen

sevDesk – Einstellungen

Fazit

Fassen wir die letzten Minuten einmal zusammen und schauen noch einmal auf das, was das Team von sevDesk mit seinen etwa 120 Mitarbeitern geschaffen hat.

Ein vollumfängliches Buchhaltungstool direkt in der Cloud. Nutzbar im Browser deiner Wahl oder mit der App aus dem Android Play Store oder dem iOS App Store auf deinem Smartphone oder Tablet/iPad, mit Anbindung von Bankkonten und Kreditkarten sowie PayPal.

Zeitersparnis mit der OCR Erkennung von Inhalten auf den Belegen und dem Matching der Belege mit den Zahlungsinformation. Kein Beleg muss mehr ausgedruckt werden um dann in einem Ordner per Auto oder Post an den Steuerberater geschickt werden.

Eine Bearbeitung deiner Belege zu jeder Zeit und damit dann auch eine direkte Übersicht zu haben, ist hilfreich und gibt Dir ein gutes Bauchgefühl zu jeder Zeit.

Bei Fragen melde Dich gerne bei mir unter: Sebastian@WirliebenHandwerk.digital oder direkt beim Sales und Support Team von sevDesk.

Sebastian Bourne

Sebastian Bourne ist Produktmanager und Head of Support bei openHandwerk GmbH. Mit Leidenschaft für Prozesse und Arbeitsabläufe fühlt er sich dem Handwerk gegenüber verpflichtet und ist im ständigen Austausch und Dialog mit Kunden, Partnern und potentiellen Kunden , um an der Verbesserung der firmeneigenen Handwerkercloudsoftware zu arbeiten.

Sebastian betreibt außerdem einen eigenen Podcast mit dem Namen “WirliebenHandwerk.digital.” Hier spricht er mit Gästen aus dem Handwerks- und Baugewerbe über Prozesse, Abläufe, Schnittstellen und vieles mehr.