Ein paar Monate ist es her, dass OKR bei uns zum ersten Mal Thema wurde. “Das ist was ganz Tolles, das wollen wir auch!” hieß es. Und wir sind ehrlich: Wir sind auch immer noch in den Anfängen aber haben schon einiges an Wissen angesammelt, dass wir an dieser Stelle gerne weitergeben.
Du fragst dich jetzt vielleicht: Was soll das überhaupt sein, dieses OKR?
Im Grunde ist es ganz einfach und schnell erklärt. OKR steht für “Objectives and Key Results” und ist eine Methode, vor allem eine Managementmethode, die helfen soll, realistische Ziele nachhaltig und erfolgreich zu verfolgen, Mitarbeiter zu motivieren sowie Schlüsselergebnisse zu bewerten. Ein bekannter Vorreiter ist zum Beispiel Google. Wie das geht, bzw., was man beachten muss, damit OKR erfolgreich eingeführt und umgesetzt werden kann, zeigen unsere 10 Tipps!
- Haltung! Das richtige Mindset für OKR
- Eine starke Vision macht den Anfang
- Und jetzt mal mit Struktur
- OKR ist eine Frage der Formulierung
- Die richtigen Tools nutzen
- Lass mal wieder treffen – OKR Meetings
- Stressreduktion anstatt noch mehr Workload
- Das Ziel ist bei OKR Nebensache
- Tagesgeschäft gehört dazu
- Bei OKR immer am Ball bleiben
1. Haltung! Das richtige Mindset für OKR
Es ist mit OKR dasselbe wie bei vielen anderen Methoden auch: Das Mindset des Unternehmens, des Managements und der Mitarbeiter muss einfach stimmen, um Ziele zu erreichen. Die großartigste Methode bringt nichts, wenn Geschäftsführung und Mitarbeiter nicht aufgeschlossen dafür sind. Und da die Einführung von OKRs einen drastischen Wandel mit sich bringt, sollten dein Unternehmen bzw. die dazugehörigen Menschen folgendes mitbringen, damit es “läuft”:
- Transparenz und klare Rollen
- Offenheit, sowohl in der Kommunikation als auch in der Fehlerkultur
- Empathie und gemeinsames Arbeiten an Lösungen
- Optimismus und Veränderungsbereitschaft
- Eigenverantwortlich handelnde Teams
Genau das hast du schon im Gepäck? Dann hättest du diesen Punkt zwar auch einfach überspringen können aber nun ist es sowieso zu spät. Auf zu Punkt zwei!
2. Eine starke Vision macht den Anfang
Guten Tag, ich bin’s, deine Unternehmensvision! Wie, du kennst mich noch gar nicht? Aber ich bin doch schon die ganze Zeit da! Ach so, du dachtest, ich sehe ganz anders aus? Hm …
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Neben dem Unternehmenszweck sollte eine starke Vision dein Unternehmen antreiben und die Unternehmensziele bei allen Mitarbeitern fest verankert sein.
Mit OKR bzw. dieser Methode muss eine gut formulierte Vision aussagen, welche Zielerreichung langfristig vorgesehen ist. Die Vision (bzw. Unternehmensziel) von Disney lautet zum Beispiel “wir wollen Menschen glücklich machen” und trifft nicht nur voll ins Schwarze, sondern motiviert Mitarbeiter zusätzlich bei der Arbeit. Die Vision mag jetzt vielleicht etwas abstrakt oder allgemein klingen – ist aber genau richtig! Zahlen haben in Unternehmensvisionen nichts zu suchen. Das Produkt kann auch mal vorkommen, ist aber nicht zwingend notwendig.
3. Und jetzt mal mit Struktur
Aus einer gut formulierten Vision lässt sich im nächsten Schritt dann eine Mission zur Zielerreichung ableiten. Steht dieses “Fundament”, können Ziele auf Objectives und Key Results heruntergebrochen werden. Am Ende sieht eine OKR-Struktur dann so aus:
OKR-Struktur, Aufbau von Objektives und Key Results
Es empfiehlt sich grundsätzlich die OKR-Struktur so aufzubauen:
- eine Anzahl von maximal fünf Objectives
- mit jeweils bis zu vier untergeordneten Key Results.
Mehr führt im Prozess zu einem Overload an Zielen und könnte bei der Priorisierung von Ressourcen und Aufgaben behindern.
4. OKR ist eine Frage der Formulierung
Nun sind wir angekommen bei den Objectives und Key Results und schreiben eines groß: FORMULIERUNG.
Denn hier ist es besonders wichtig, dass sich an spezielle Regeln gehalten wird, um am Ende einen in sich stimmigen Plan für Objectives und Key Results zu haben.
Ein Objective soll zum Beispiel immer einen in sich geschlossenen und klaren Zustand beschreiben, der auch von Dritten als wahr oder falsch eingestuft werden kann. Dieser Zustand soll mit realistischen Key Results nach drei Monaten erreichbar sein. Worte wie “steigern” oder “senken” sollten wenn möglich vermieden werden. Wir möchten zwar einen konkreten, qualitativen Zustand oder ein Ziel beschreiben, aber ohne zu spezifisch zu werden. Metriken haben in Objectives daher nichts verloren.
Ein gutes Objective wäre: “Urlaubserinnerungen schaffen, die begeistern”
Key Results hingegen sind klar messbare Schlüsselergebnisse von Zielen, die sich von dem jeweiligen Objective ableiten lassen und dieses konkretisieren. Key Results beschreiben, was geschehen muss, um das Objective zu erfüllen. Zeitliche Abfolgen und Abhängigkeiten innerhalb der Key Results sollten vermieden werden. Ebenso sollte sich ein Key Result auf eine Metrik beschränken und nicht mit Verkettungen mehrere Ergebnisse beschreiben.
Ein Ziel, also ein Key Result passend zum obigen Objective könnte sein:
“Jeden Tag mindestens 20 Fotos schießen.”
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5. Die richtigen Tools nutzen
Manche Systeme und Methoden kommen ja mit ihren ganz eigenen Tools, um sie effizient umzusetzen. Bei OKR ist es etwas anders. Hier gibt es beinahe endlose Möglichkeiten, das Unternehmen bzw. sich zu organisieren. Von simplen To-Do-Listen-Apps, zu Tabellen oder Projektmanagement-Tools. Hier muss man selbstständig ausprobieren und bewerten, welche Art den meisten Effekt bringt – das Ziel ist schließlich eine Unterstützung und kein Klotz am Bein. Ich habe dir hier mal einige Tools passend zu OKRs recherchiert, auf die sich ein Blick definitiv lohnen wird:
Wir hier bei uns im Unternehmen nutzen übrigens Wrike – nicht erst seit OKR, sondern schon seit einigen Jahren zur kompletten Organisation unserer Projekte und unseres Unternehmens.
6. Lass mal wieder treffen – OKR Meetings
Wer OKR in sein Unternehmen integrieren will, hat entweder schon eine gepflegte Meetingkultur oder lernt sie im jetzigen Prozess erst richtig kennen! Denn regelmäßige Meetings gehören hier zur absoluten Pflicht, um die Transparenz zu wahren und mit dem Ziel alles im Fluss zu behalten. Daher gibt es folgende Beispiele für wöchentliche Meetings:
- All Hands Meeting
- 10-15 Minuten zum Wochenbeginn mit allen Mitarbeitern
- Leadership Meeting
- Hier werden von den obersten Ebenen des Unternehmens die OKRs und Ziele besprochen, die das Unternehmen selbst betreffen
- Team Meeting
- Der/Die Teamleitende bespricht seine/ihre OKRs mit seinem/ihrem Team
- One on One Meeting
- Der/Die Teamleitende bespricht seine/ihre OKRs mit dem C-Level
- TGIF Meeting
- “Thank God it’s Friday” – hier dürfen Erfolge der Woche zelebriert werden
- Projekt Meeting
- Zu jedem Projekt trifft sich das betreffende Projektteam und sorgt für Transparenz
Das klingt nach viel und kann – unserer Meinung nach – je nach Größe des Unternehmens auch stark reduziert werden. In unserem Fall (gut 20 Mitarbeiter) wäre es durchaus möglich, das eine Person in jedes dieser Meetings integriert werden muss, was für uns aber eine zu starke Einschränkung der Produktivität bedeuten würde. Daher sind diese OKR-Meetings für uns nur ein grober Katalog, aus dem wir uns das sinnvollste herausziehen können.
7. Stressreduktion anstatt noch mehr Workload
Apropos Produktivität – auch wenn die Einführung der OKR-Methodik am Anfang natürlich Arbeit bedeutet und sich das gesamte Team bzw. Unternehmen erst mal herein finden muss, ist sie letztendlich dazu da, den Workload und damit den Stress zu reduzieren. Dank OKRs soll man sich auf die relevanten, zielführenden Projekte konzentrieren können und damit das Wesentliche im Auge behalten. Genau aus diesem Grund werden für jedes Objective höchstens 4 Key Results formuliert – so hat man eine limitierte Anzahl an Zielen, die man innerhalb eines Quartals verfolgen muss. Und wenn dann doch mal ein Querschläger auf den Tisch kommt, kann man diesen mit Verweis auf die OKRs niedriger priorisieren. So der Gedanke. Dadurch sollen Überforderung vermieden und Schlüsselergebnisse verbessert werden. In einem hektischen “mach mal schnell” Agentur-Alltag wie unserem dringend nötig!
8. Das Ziel ist bei OKR Nebensache
Hier bringen wir mal einen abgedroschenen Spruch, der aber umso relevanter wird, je mehr man sich mit OKRs beschäftigt: “Der Weg ist das Ziel!”
Wichtig bei der OKR-Zielsetzung ist, wie schon erwähnt, selektiv vorzugehen und sich bei der Umsetzung auf Prioritäten zu konzentrieren. Zudem ist es ratsam, sich ganz sportlich die Ziele relativ hoch zu stecken, um Ehrgeiz zu wecken. Wenn von diesem sportlichen Ziel am Ende 70 % erreicht werden, wird das bereits als Erfolg bewertet. Sinn dahinter ist, dass man sich mit OKRs und Zielen konstant etwas außerhalb seiner Komfortzone befindet, was zu einem Trainingseffekt und besserer Leistung führt.
Solange das Ziel klar definiert und auch messbar ist, kann ein Unternehmen hiermit sehr gute Erfahrungen machen.
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9. Tagesgeschäft gehört dazu
Natürlich ist es möglich und auch empfehlenswert die OKR Methode auch auf die Aufgaben des Tagesgeschäfts anzuwenden. Schließlich gehen gerade hier gerne einmal wichtige To-Dos unter oder es fällt schwer, sie effektiv auf Basis der Ziele zu priorisieren. Denn Ressourcen lassen sich am ehesten planen, wenn klar ist, welche Ergebnisse zur Zielerreichung bis wann zu erwarten sind. Zudem macht es durchaus Sinn, auch hier regelmäßig zu prüfen und zu hinterfragen, ob alles in den richtigen Bahnen zielgerichtet läuft. Natürlich wird darauffolgend eine OKR-Optimierung vorgenommen. Man kann sein Tagesgeschäft also durchaus in den Prozess der Managementmethode mit einbeziehen und dadurch langfristig optimieren.
10. Am Ball bleiben!
Aus eigener Erfahrung möchten wir noch mit auf dem Weg geben: Lass dich nicht entmutigen! Gerade am Anfang der Umsetzung passieren Fehler und man landet in Sackgassen, die verwirren und frustrieren. Aber wie sagt man so schön: “Aufstehen, Krönchen richten, weitermachen”. Irgendwann macht alles “klick” und es läuft. Unsere ersten Objectives waren am Anfang völlig falsch formuliert und wir mussten noch mal von vorne anfangen. Aber so zieht jedes Unternehmen eben seine Learnings. Wie auch weiter oben schon erwähnt, macht es natürlich Sinn, die Methodik auch mal zu hinterfragen und aufgrund von individuellen Faktoren wie Unternehmenszielen abzuwandeln – Hauptsache der Grundgedanke und die Struktur der OKRs werden befolgt. Ein sogenannter OKR-Champion hat die Aufgabe dafür zu sorgen, dass Meetings eingehalten und Ziele verfolgt werden und ist somit auch Pflicht.
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Wir denken, dass OKRs jedes Unternehmen bereichern und nach vorne bringen können und hoffen, hiermit einen groben Überblick über die Methodik und Ziele geliefert zu haben, wie das funktionieren kann. Selbstverständlich kann man sich noch viel tiefer in die Materie einarbeiten – dafür gibt es Webinare und Coachings, die wahrgenommen werden können. Falls du OKR nun spannend findest und den modernen Führungsstil auch in dein Unternehmen integrieren willst, wünschen wir dir und deinem Team viel Erfolg (und zwar mindestens 70 %) auf deiner Reise!
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